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Fluxo de Caixa: passo a passo para você organizar o seu definitivamente

Como organizar e registrar seu fluxo de caixa? Confira algumas dicas práticas e conceitos que vão te ajudar a montar um fluxo de caixa eficiente!

O termo fluxo de caixa muitas vezes assusta as pessoas, dentre elas muitos dos empreendedores. Saiba que não é algo tão complicado quanto se pensa!

Dando um exemplo básico, qualquer criança que começa a vender alguma coisa na escola, seja doces para ajudar na renda da família ou algum brinquedo que “inventou”, acaba adotando a prática do fluxo de caixa sem saber.

Afinal, boa parte delas aproveita as aulas de matemática e separa um espaço no seu caderno para anotar os gastos de produção juntamente com o quanto recebeu pelas vendas realizadas, soma os valores, subtrai o valor das vendas com os gastos e o resultado que se tem é o lucro.

Muitas delas não sabem, mas isso é fazer fluxo de caixa! Obviamente que o exemplo acima é algo bem mais simples quando comparado com uma empresa, mas não deixa de ser uma prática simples do conceito.

Agora que você viu que fazer o fluxo de caixa é algo mais fácil do que se parece, acompanhe o nosso post até o fim para entender melhor como aplicar isso na sua empresa!

O que é o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é a ferramenta utilizada para registrar o que entra e o que sai de dinheiro do caixa de uma empresa. Tem como objetivo principal documentar não somente os valores, mas também quando as transações ocorreram.

Muitos o consideram como sendo a lista de transações financeiras separadas pelos dias em que aconteceram. Obviamente que cada empresa tem seus casos particulares, como quantidades de contas (bancos, caixa, poupança, dentre outros.) ou mesmo preferências sobre como categorizar cada transação.

Porém, o princípio básico é o mesmo: a partir do registro de cada transação (valor, tipo e data) envolvendo a empresa, você consegue entender como anda a saúde financeira da empresa.

É importante ressaltar que há 2 tipos de fluxo de caixa: O livre e o projetado.

Fluxo de caixa projetado

O fluxo de caixa projetado segue a regra básica que comentamos acima: listar as receitas e as despesas. Porém, o seu real objetivo é utilizar essas informações para que seja possível projetar o futuro do negócio.

Ou seja, com o fluxo de caixa projetado, torna-se viável planejar as ações futuras da empresa, que envolvem gastos financeiros, tudo isso com base somente nas entradas e saídas financeiras atuais.

Podemos considerar esse tipo de fluxo de caixa como uma ferramenta que analisa o presente para projetar o futuro, facilitando a organização de pagamentos e recebimentos, além de realizar possíveis ajustes que são necessários em relação à disponibilização de verbas.

Fluxo de caixa livre

Já o fluxo de caixa livre também trabalha com a projeção futura, mas de uma maneira diferente: Ele consegue projetar a capacidade do negócio em gerar capital a curto, médio e longo prazo, comparando o seu saldo existente em caixa com o fluxo de caixa operacional.

Ou seja, ele mostra qual é a capacidade da empresa em gerar receita. Na prática, ele pode ser aplicado por meio de 2 relatórios: um projetando resultados a médio prazo e outro a longo prazo.

Saiba que o grande objetivo dele é entender o comportamento financeiro da empresa, se a tendência é ele caminhar para um lado bom ou não, auxiliando nos seus próximos passos.

Como criar um fluxo de caixa?

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o que é o fluxo de caixa, preparamos aqui um passo a passo para que você possa criar um do 0 para o seu negócio, ou então conseguir organizá-lo de forma mais eficiente. Veja:

1. Levante as contas que a empresa tem

O primeiro passo é levantar todas as contas que a empresa possui. Sendo assim, responda também as seguintes perguntas:

  • de onde sai o dinheiro para pagar contas?
  • quando você recebe, em que conta o dinheiro cai?

Saiba que o fluxo de caixa começa pela definição das contas (bancárias, caixinha, poupança e afins) que a empresa utiliza para realizar os pagamentos e também recebimentos.

Já a definição de múltiplas contas é simples: é possível receber algo em dinheiro e guardar no caixa da empresa, ou você pode receber por boleto em sua conta corrente, por exemplo.

2. Defina o saldo inicial de cada conta

Outro ponto importante é que o fluxo de caixa depende tanto do valor de cada transação, quanto da data em que ela ocorreu, pois a partir disso haverá alterações nos saldos das suas contas.

Por isso, quando você iniciar o fluxo de caixa, você também precisará definir o “saldo inicial”, que será o saldo da conta naquela data de início dos registros.

A partir daí, com o registro constante das transações que ocorreram ao longo do tempo, o saldo passa a ser um resultado a ser conferido.

3. Organize as despesas e as receitas por categoria

Para você conseguir analisar porque alguns gastos foram feitos ou quais dos seus produtos/serviços deram maior retorno, é necessário classificar todas as movimentações por meio de categorias.

Pensando nas categorias de Receitas, o mais comum é ter uma categoria para cada tipo de produto ou serviço que a empresa vende, ou então, é pertinente definir uma categoria para cada produto (caso seja uma variedade pequena).

Saiba que a criação das categorias em si dependerá muito de como o negócio pretende fazer sua análise. Portanto, vale a pena gastar um tempo para entender isso.

Para as categorias de Despesas, existem vários tipos comuns, como Aluguel, Telefone, Internet, Salários, Impostos, dentre outras. Porém, aqui também podem existir categorias que são mais particulares ao dia a dia da empresa, tal como manutenção e aquisição de recursos.

A questão é que não existe uma regra para criação de categorias, exatamente porque elas são totalmente personalizáveis para a realidade de cada negócio.

Reforçamos que a recomendação, então, para a criação de categorias é para pensar nos tipos de análises e conclusões que você precisará tirar a partir do fluxo de caixa.

4. Escolha o melhor local para registrar

Por difícil que possa parecer ainda existem empresas que fazem o seu fluxo de caixa em folhas de caderno. Nem precisamos dizer que não é local mais recomendado, não é mesmo?

Afinal, ter todo o registro só em um caderno não oferece segurança nenhuma e pouca flexibilidade para brincar com os números e fazer análises com eles.

Nesse sentido, uma ferramenta que é muito utilizada são os softwares de planilhas. Algumas mais chiques, outras mais simples – a questão é que neles, é possível armazenar tudo, agrupar, criar gráficos, além de aplicar outras funções.

Nos dias de hoje, há inclusive a opção de salvar as planilhas na nuvem, ou seja, na internet, mantendo-as cada vez mais seguras e dando o poder para atualizar o arquivo sempre que for preciso, de qualquer lugar.

Porém, como o tempo do empreendedor é escasso, montar novas planilhas ou mesmo cuidar perfeitamente da segurança do arquivo e do computador é inviável. Por isso, surgiram sistemas especialistas em gestão e, claro, em fluxo de caixa.

Então, vale a pena adotar essas soluções tecnológicas conforme o tempo for passando e a empresa crescendo.

Como fazer um bom registro do fluxo de caixa?

Mais do que saber montar um fluxo de caixa, é preciso saber fazer o registro dele de forma eficiente. Para ajudar com essa atividade no dia a dia, preparamos algumas dicas para você implementar na sua empresa. Veja:

Registre as informações diariamente

Para que você consiga fazer uma análise financeira mínima da sua empresa, as movimentações do fluxo de caixa precisam estar devidamente preenchidas com pelo menos: valor, nome, categoria, data e conta.

Sim, isso é o mínimo, caso contrário não será possível tirar todo o proveito que essa ferramenta poderá lhe oferecer.

Confira sempre o extrato bancário

Ao contrário da caixinha da empresa, a conta bancária tem um extrato que você pode utilizar para conferir o que aconteceu frequentemente.

Para que você tenha uma noção completa de como sua empresa está financeiramente, é essencial que você concilie o que aconteceu com as contas (incluindo a do banco) com o seu fluxo de caixa completo.

É importante fazer essa conferência sempre que possível.

Planeje o futuro

Saiba que as ferramentas criadas especialmente para essa função lhe darão a possibilidade de inserir movimentações futuras de uma maneira fácil: por meio da recorrência de certas despesas ou receitas, principalmente as que são fixas.

Por exemplo, Aluguel é o tipo de conta que se paga todo mês – ao criar a movimentação “Aluguel Escritório” para o mês de junho, você pode criar a recorrência para ela e fazer com que se repita todo o dia 5 até o fim do ano.

Tendo bem mapeado dentro do seu fluxo de caixa o que acontecerá no futuro próximo, auxiliará você a enxergar se haverá dinheiro suficiente para honrar as despesas assumidas.

Isso porque com as movimentações inseridas, você já consegue visualizar o seu saldo total (ou por conta) a cada dia – verificando assim se você ficará negativo em alguma conta, mesmo que seja apenas temporariamente.

Não se esqueça da transferência entre contas

Para explicar esse ponto, vamos fornecer um exemplo:

Ao receber um pagamento em dinheiro, você vai no seu fluxo de caixa e registra a seguinte receita “Cliente XYZ, valor: R$ 300, categoria: serviço, data: 23/5/13, conta: caixinha”.

Porém, daqui a 3 dias você vê que precisará pagar a conta de Internet e Telefone, no valor de R$ 250, que está em débito automático no banco, e vê que a conta lá está zerada.

Ou seja, você precisa passar pelo menos R$ 250 para a sua conta no banco. Como fazer isso? Em termos de fluxo de caixa, a receita já entrou, então você não pode registrar mais uma receita.

A solução é fazendo uma “Transferência entre contas”, simplesmente enviando R$ 250 da conta “caixinha” para a conta “banco”. Simples, não?

Guarde as notas fiscais

Você já deve saber, mas não custa lembrar: tudo que é gasto pela empresa, será preciso que se apresente uma nota fiscal mostrando quem recebeu e pelo quê. Assim como tudo que entra de receita requer que você emita uma nota fiscal.

Isso faz com que existam muitas notas fiscais por aí e, se você não as organizar, é muito fácil se perder.

Além disso, por questões legais, é necessário guardar todo a parte contábil de uma empresa por pelo menos 5 anos.

Conte com o apoio da tecnologia

Saiba que manter um fluxo de caixa em ordem leva tempo, o que faz sentido por ser uma parte muito importante de qualquer empresa.

Porém, como mencionamos antes, existem algumas ferramentas que te fazem economizar muito tempo aqui e que ainda te entregam uma confiabilidade muito maior.

Então, não espere muito para contar com o apoio da tecnologia para esse objetivo. Quando for pertinente, adote uma ferramenta para lhe ajudar com isso, fornecendo uma maior produtividade, além de um grande poder de análise para a sua empresa!

Agora que você já sabe como fazer o fluxo de caixa na sua empresa, o que acha de saber O que fazer nos últimos 10 minutos de expediente?