agenda para organização no trabalho

Dicas de organização no trabalho: seja uma máquina de resolver problemas

O objetivo, aqui, é apresentar algumas dicas para montar um processo constante de organização e não se perder em algo que pode não funcionar para você.

Em uma rotina corrida, nada é mais difícil do que manter a organização no trabalho e não se perder nos problemas que nunca param de aparecer. Nada pode deixar de ser resolvido, e as suas tarefas padrão não podem deixar de ser feitas.

Para ter certeza de que a sua rotina não te engula, o mais importante é ter o seu processo.

Isso mesmo – essa não vai ser mais uma lista de 10 ferramentas de organização incríveis que você nunca vai conseguir usar. O objetivo, aqui, é apresentar algumas dicas para montar um processo constante de organização e não se perder em algo que pode não funcionar para você.

Entenda sua rotina de trabalho

Seu dia a dia é ditado por reuniões e tarefas? Ou é mais focado em projetos maiores? Você precisa de mais tempo para realizar grandes projetos ou para finalizar pequenas tarefas?

Não existe fórmula perfeita para a organização no trabalho: existe a que funciona para você. Por isso, entender a sua rotina é o primeiro passo para se organizar melhor.

Pense no que te faz mais falta. Se você está sem tempo para fazer o que precisa, delimitar horários para tarefas pode ser uma boa solução. Se está esquecendo coisas demais, listas e lembretes podem ajudar.

Deixe isso bem claro antes de passar para o próximo passo – se necessário, escreva!

Escolha as ferramentas certas para você

Como já disse, nem tudo funciona para todo mundo. Depois de entender o que você precisa melhorar na organização no trabalho, chegou a hora de descobrir como.

Comecemos do básico: várias empresas fornecem aplicativos simples que todos conhecem. Apple, Microsoft e Google têm as mesmas bases de calendário, lembretes, email e notas, apenas com detalhes diferentes. A dica, aqui, é escolher uma para aproveitar ao máximo a integração entre cada aplicativo.

Ao usar as ferramentas do Google, por exemplo, você consegue facilmente anexar arquivos do drive a emails, sem fazer download e upload. Também é possível enviar e responder a compromissos da agenda direto pelo email e até criar salas exclusivas para reuniões no Hangouts pelo chat do Gmail ou pelo evento na agenda.

No Keep é possível gerar lembretes, e até transformar notas em documentos. Se você usa Inbox, os lembretes aparecem tanto na caixa de entrada quanto na agenda – mas entraremos em detalhes sobre isso mais tarde.

Além do básico, também existem as ferramentas extras. Trello, Pipefy, Evernote e Asana são sempre citados, com razão, pois têm ótimas funcionalidades. Mas antes de tentar usar tudo ao mesmo tempo, analise as ferramentas e avalie quais oferecem o que você ainda não consegue fazer com eficiência com os aplicativos básicos.

Tenha um sistema de organização no trabalho

Um sistema de organização não é um passo a passo decorado que você precisa se acostumar – é um processo que você abraça naturalmente e faz a diferença no seu dia a dia no trabalho. Normalmente é uma mistura de métodos e ideias, adaptadas às suas necessidades.

Um método muito citado é o GTD (getting things done). Ele é muito usado aqui na Rock Content principalmente por indicação e treinamento do Vitor Peçanha, um dos fundadores da empresa, que escreveu um ótimo texto sobre isso.

Ele pode ser tratado como a ideia de que você tem uma série de coisas para resolver, e precisa organizar uma forma de fazê-las. Mais uma vez voltamos à sua rotina: se ela for cheia de pequenas tarefas, uma to-do list pode funcionar muito. Se suas atividades exigem mais tempo, pode ser importante separar horários definidos para isso.

A minha rotina no trabalho, por exemplo, mistura reuniões, tarefas grandes e pequenas. Por isso, faço uma combinação de inbox zero com tudo na agenda.

Tudo na agenda

Parte do meu sistema é exatamente o que o nome diz. A agenda fica cheia de eventos e lembretes, sempre com tempo definido e hora certa para começar. Preciso responder um email grande, montar alguma apresentação ou relatório ou até de um tempinho para limpar a caixa de entrada? Marco por lá.

É claro que na maioria das vezes o planejado não é exatamente o que acontece (acabei de adicionar mais uma hora no tempo de escrita desse texto, por exemplo), mas o importante é que esteja registrado na agenda para não atrapalhar uma próxima tarefa.

Se você está criando processos ou precisando entender melhor sua rotina, é uma boa forma de também entender quanto tempo está gastando com coisas específicas.

Dessa forma, no início do dia também é possível se preparar sabendo como ele será. O uso de cores pode ajudar nesse sentido – se eventos em verde são mais complexos e o seu dia está cheio deles, você sabe que será esse dia de trabalho mais pesado.

Na agenda do Google é possível integrar outros calendários, como de feriados, de eventos no seu Facebook ou da sua agenda pessoal, para evitar marcar várias coisas ao mesmo tempo.

Inbox zero

Aqui o nome também é bem óbvio, pois o objetivo é deixar a caixa de entrada zerada, sempre.

Para isso, sempre que ler um e-mail é importante ter uma conclusão sobre ele. Esse fluxo pode ajudar:

organização no trabalho

Assim, se tiver algum email ou tarefa na sua caixa de entrada no final do dia, você já tem data e horário para resolvê-lo. Esquecer uma tarefa de trabalho? Nunca mais!

Essa prática funciona tanto para quem usa Gmail para quem usa Inbox. A única diferença, nesse caso, é como você prefere organizar os seus emails. Se a busca é a sua melhor amiga, o Inbox é sem dúvida a melhor opção. Se você gosta de organizar os emails em tags, porém, o uso do Inbox pode complicar mais do que ajudar. No Gmail, você consegue encontrar tags, marcar e mover mensagens entre elas com muito mais agilidade.

Os filtros também são grande salvadores. Para configurá-los, é só ir em Configurações > Filtros e endereços bloqueados. Assim, é possível marcar com uma tag e/ou arquivar automaticamente emails de registro, que não precisam passar pela sua caixa de entrada, ou ignorar mensagens que não te citem.

No meu Gmail, mensagens com assunto “Report” que não me citam recebem uma tag específica e ignoram a caixa de entrada, ou seja, não geram uma ação minha. Ele ainda fica marcado como não lido, e assim posso abrir e ler apenas quando tiver tempo para isso. Isso evita ter uma caixa de entrada cheia, criando a falsa ilusão de muita coisa para fazer.

Bônus: resposta automática

Vários plugins para os mais usados clientes de email oferecem a opção de definição de respostas automáticas, que podem ser selecionadas com um clique. Não subestime-a!

Muitas equipes têm arquivos salvos com modelos de email específicos, ou até perdem tempo recriando-os todas as vezes. Pense no tempo que você pode salvar se puder selecionar a resposta diretamente na criação de um novo email, apenas alterando dados específicos?

No Gmail, essa opção pode ser ativada no Labs, em Configurações, e selecionada na setinha de Mais Opções na criação de cada e-mail.

Gostou do conteúdo e agora nunca mais vai esquecer de uma tarefa? Então continue aprendendo com a gente sobre Como reter talentos com a estratégia de employer branding!

  • Glen

    Curti demais! Realmente, mais que ferramentas é importante ter um senso de organização e cuidados para não ser engolido pelas tarefas diárias. Texto muito bom!