uma pessoa fazendo a organização de tarefas

Organização de Tarefas: aprenda de forma simples e prática a não depender de aplicativos de produtividade

Todo mundo que quer ter uma melhor organização de tarefas busca por aplicativos de produtividade. Entenda porque isso isso não vai te ajudar.

Por muito tempo fui refém da improdutividade. E por mais tempo ainda acreditei que quanto mais trabalhasse mais eu seria produtivo e entregaria mais resultado.

Não por coincidência foram os anos mais improdutivos da minha vida. Sabe aquela sensação de fazer 10 coisas ao mesmo tempo e no final do dia ter o sentimento que não fez nada?

Aposto que você me entende (infelizmente).

Por isso, resolvi montar esse guia super simples, porém que mudou a minha vida e me tornou extremamente produtivo, com mais qualidade de vida e que me fez subir na carreira.

Se você deseja tudo isso e muito mais, continue comigo até o final do texto.

Técnicas de produtividade

Parece diretamente proporcional que para ter uma melhor organização de tarefas você precisa usar técnicas de produtividade famosas.

Você não precisa fazer isso para ser mais produtivo!

No próprio blog da Viva Decora já demos várias dicas de produtividade, mas você não pode ficar refém disso e nem usar somente essas técnicas como mantra de vida.

Alguns dos principais meios de ter uma organização de tarefas eficiente:

Certamente você já ouviu algumas dessas técnicas e eu não poderia deixar elas de lado nesse texto, pois foi a partir de um mix de todas elas que montei o meu próprio método de produtividade e que vou te mostrar até o final do texto.

Um alerta: se você for usar algumas dessas dicas acima, é ideal não fazer todas ao mesmo tempo e testar ela com um objetivo claro e definido. Nem sempre o que funciona para alguém vai funcionar para você.

Aplicativos de produtividade

Se você digitar no Google “aplicativos de produtividade” irá encontrar centenas de listas e sites mostrando quais são as melhores ferramentas para você usar.

Existem apps de produtividade para marketing, vendas, gestão e uma infinidade de coisas.

Eles são úteis? Sim.

Eles te ajudam a ganhar tempo? Depende.

Eles transformam sua mentalidade? Certamente não.

Um estudo até já comprou que aplicativos de produtividade, podem, na verdade, está acabando com suas entregas e organização de tarefas.

Em uma era onde todos estão conectados em redes sociais, telefones, aplicativos de conversas etc a mudança de contexto é constante e o seu maior inimigo são essas distrações.

E lembre que com tantos aplicativos de produtividade você precisará também ser mais organizado para gerenciar todos eles. Normalmente ninguém pensa nesse custo de tempo marginal que é o aprendizado de usar os apps e de monitorar e integrar todos eles.

Aprenda a dizer não

Eu não estou enrolando você e nem fazendo suspense para ler o texto até o final só para ver a minha técnica de organização de tarefas. É porque realmente é necessário todo esse contexto para que você veja como cheguei ao meu ponto ideal atualmente.

Voltando ao tópico e já iniciando um processo de mudança mental que você precisa ter – dizer sim para tudo pode estar acabando com você.

Imagine a seguinte conversa no começo do mês (você pode ser o gestor ou o funcionário):

Gestor: Fulano, você precisa fazer a estratégia A e B até o dia 15 para que dê tempo de colocar no ar e batermos a meta do mês.

Funcionário: Claro! Em 15 dias consigo produzir tudo isso sim.

Até aqui tudo parece normal, porém vamos adicionar um mix de realidade a mais nessa conversa.

Acontece que no dia 7, as vendas não estavam como previstas e o gestor decide mudar um pouco a estratégia.

Gestor: Fulano, os 7 primeiros dias foram abaixo do esperado em vendas e agora você precisa entregar o A e B que combinamos, porém vou precisar também da estratégia C e D para compensarmos o que perdemos no começo do mês.

Funcionário: Claro. Posso preparar as duas outras estratégia sim. Elas seriam para o mês que vem?

Gestor: Mês que vem? Claro que não! São para o dia 15 também, pois precisamos recuperar e bater a meta.

Funcionário: Entendi. Deixa comigo.

Você conseguiu captar todos os absurdos dessa conversa?

É mais comum do que parece ter gestores, donos de empresa etc replicando essa conversa acima. Ou ainda pior.

Como que alguém que tinha uma tarefa A e B e um prazo de entrega de 15 dias e agora tem duas coisas a mais para entregar e no mesmo prazo pode fazer tudo isso com a mesma eficiência e qualidade?

É impossível.

Temos o problema do gestor achar que isso é possível e que culpa o funcionário que não consegue fazer, mas também temos o problema do funcionário que diz sim para tudo isso sem uma contra argumentação.

Perceba que na conversa o funcionário aceitou e disse que iria entregar. Isso automaticamente muda de forma radical sua organização de tarefas, prioridades e muito provavelmente gerará uma sobrecarga de trabalho que resultará somente em cansado, estafa e menos entrega.

Então, antes de aceitar qualquer coisa que possa impactar na sua produtividade sempre alinhe o custo benefício da nova ação.

  • Posso adicionar a estratégia C e D, porém não consigo entregar no prazo de 15 dias. Podemos fechar uma data de 25 dias?
  • Posso até adicionar a estratégia C e D e entregar em 15 dias, porém a qualidade da entrega será pior e provavelmente teremos retrabalho no futuro. Você está ciente disso?

Agora que você já viu um pouco sobre aplicativos de produtividade, técnicas de organização de tarefas e o poder do não, ficará mais fácil de entender qual modelo de produtividade eu tenho usado para entregar mais e ter uma perfeita qualidade de vida.

É tão simples que provavelmente você me xingue mentalmente por ter te gerado tanta expectativa.

  1. Coloque seu celular no modo avião
  2. Desligue seus aplicativos de conversa e chats no computador (skype, slack, gtalk etc)
  3. Feche todas as abas do seu navegador
  4. Desligue as notificações de novos e-mails, novas mensagens nas redes sociais etc
  5. Vá para um lugar silencioso e que ninguém possa te distrair
  6. Não escute música. Fique em silêncio absoluto
  7. Não use apps para controlar tempo etc. Fique longe do seu celular
  8. Execute a tarefa que estava pendente

Sim. É isso. Com essa técnica de organização de tarefas eu passei a executar demandas em 40 minutos que antes demoravam mais de 2 horas.

Abaixo um detalhamento de cada ponto:

1. Coloque seu celular no modo avião

O celular hoje é um dos principais meios de distração. Não adianta colocar no silencioso, pois ao escutar ele vibrar sua mente imediatamente irá desviar o foco da tarefa para pensar no que pode ser aquilo. Um e-mail? Uma mensagem? Uma nova curtida? E isso vai acabar com sua concentração.

E não adianta ter a desculpa que você é ocupado demais e não pode colocar seu celular no modo avião. Isso é uma desculpa.

2. Desligue seus aplicativos de conversa e chats no computador (skype, slack, gtalk etc)

Da mesma forma que o celular te distrai, os aplicativos de conversa destroem ainda mais sua concentração.

Ao fazer uma tarefa e toda hora subir uma mensagem no skype, no slack, uma notificação de um canal etc você novamente já se dispersou do foco. E é brutal voltar novamente ao ponto de concentração enquanto aquela conversa fica piscando, doida por atenção.

3. Feche todas as abas do seu navegador

Deixe aberta somente o software, programa ou aba em que você estiver trabalhando. Qualquer coisa fora disso é pura distração. Você não precisa checar a cada minuto vários programas.

Algumas pessoas se orgulham de serem multitarefas, mas na verdade o que elas são é improdutivas.

Mudar de aba e ficar dando f5 no seu e-mail e redes sociais enquanto executa alguma tarefa importante não faz de você uma pessoa multitarefa. Faz de você uma pessoas desfocada e improdutiva e que, infelizmente, não possui uma organização de tarefas.

4. Desligue as notificações de novos e-mails, novas mensagens nas redes sociais etc

Se você está escrevendo um texto, por exemplo no word ou google docs e sua aba de e-mail que estava zerada agora tem um (1) mostrando que algo novo chegou.

É inevitável tentar manter sua mente focada. Ela vai voar, nem que seja por alguns segundos, tentando imaginar o que pode ser aquele e-mail novo.

No melhor dos cenários, você não vai abrir a aba, mas já perdeu o foco e a concentração e vai ser mais difícil manter a produtividade. Ou seja, no melhor cenário possível, você tem um cenário péssimo.

5. Vá para um lugar silencioso e que ninguém possa te distrair

Se você compartilha lugar dentro de um escritório com outras pessoas ao seu lado vai ser quase impossível manter sua produtividade em alto nível.

É natural que as pessoas conversem, falem alto, que deem risadas e que uma vez ou outra te chame para participar de algo ou mencionem seu nome. Isso é normal de um ambiente de trabalho e é excelente que tudo isso ocorra.

Entretanto, se você busca fazer uma tarefa em alta produtividade esse ambiente se torna hostil, pois você terá a cada segundo uma possível distração.

6. Não escute música. Fique em silêncio absoluto

Eu só consigo trabalhar escutando música. As vezes, até mesmo quando estou lendo livros eu escuto música.

Entretanto, se você quiser ter foco absoluto e produtividade em alta escala, não escute música. Você pode até achar que se concentra melhor com música, mas provavelmente ela só te distrai.

Ao cantar um refrão, ao balançar a cabeça, ao sentir uma felicidade incrível ao lembrar de um momento em que aquela música te marcou, você já não está mais focado na tarefa e, sim, na música. E, mais uma vez, você se dispersou!

7. Não use apps para controlar tempo etc. Fique longe do seu celular

De novo. É muito difícil estar olhando para seu celular e não cair na tentação de ver algum app, de atualizar suas redes, de ver seu feed de notícia etc.

O celular é um dos grandes destruidores de produtividade e de organização de tarefas. Então, evite usar apps que possam te distrair no meio do caminho.

8. Execute a tarefa que estava pendente

Tudo acima está configurado? Tudo em perfeita ordem? Agora basta colocar a mão na massa.

Meu processo é super simples. Eu uso um Trello de apenas quatro colunas:

No backlog estão as coisas que são ideias ou que não são prioritárias ainda.

No doing estão as coisas que estou fazendo no momento.

No done hoje/ontem é para meu controle diário de tarefas que consegui executar no dia e também apresento esses dados em uma reunião diária que temos

E no fucking done fica tudo que fiz na vida. Assim posso revisitar algo caso precise.

É tão simples quanto isso. Quando preciso priorizar algo eu vejo no Trello o que dará um resultado incrível e que valha o esforço e vou lá e faço. E depois faço esse mesmo processo em looping. Sempre focando no que pode maximizar o resultado e gere o menor esforço possível para ser entregue.

Pronto para ter uma organização de tarefas eficiente?

Espero que esse post tenha te ajudado e que a combinação de todas as técnicas mostradas mais a minha técnica possam te gerar algum insight para ser mais produtivo e entregar mais resultados.

Não caia na cilada que ser produtivo é complicado e muito menos nas pessoas que prometem te tornar produtivo com cursos que custam milhares de reais.

Produtividade é disciplina e determinação. O resto é falta de foco.

PS: eu escrevi esse texto de 8 páginas (no google docs) em 50 minutos – usando essa mesma técnica.

Gostou do nosso conteúdo? Continue aprendendo com o nosso post: Banco de horas: 5 erros da gestão de empresas que impactam nas horas trabalhadas!

Esse texto foi escrito por Pedro Renan, gerente de marketing da Viva Decora, maior portal de decoração, reforma e mobília do Brasil.