“As pessoas trazem sempre as atividades com prazos estourando, como se em um passe de mágica o trabalho fosse ficar pronto. E ainda ficam cobrando para ontem!”
Se você se identificou com essa frase, fique tranquilo. Você não está sozinho!
Esse é um problema que acontece no dia-a-dia de diversas empresas e é bem mais comum do que parece.
Mas não entre em pânico! Fique calmo, que tudo tem uma solução e esse caso não é exceção.
Não entre em pânico
O importante é não deixar o problema tomar uma dimensão maior do que realmente é. Como em muitas coisas da vida, se deixamos o problema se alastrar, “Inês já é morta”. Ou seja, antes que o cliente surja com algo que vai complicar a sua vida – e eu garanto que isso vai acontecer – você tem que estar pronto para reagir.
Para isso, é importante ter um bom planejamento, priorizar o que realmente é importante e focar.
Acertando na mosca cada um desses fatores você não terá problemas por um cliente que fica sempre te pedindo algo a mais, ou que te entregou algo de ultima hora.
Planejamento
O planejamento tem tudo a ver com as expectativas. Tanto suas quanto de quem você está vendendo. Portanto, um fator determinante é alinhar o seu planejamento com o seu cliente.
Defina etapas de entrega parciais, além de prazos claros e objetivos. Assim, você evita receber informações fora do prazo que vão desorganizar toda sua rotina.
Priorização
Uma armadilha comum que costuma matar nossa produtividade é correr para entregar algo que é urgente, mas que muitas vezes não é importante. Na prática, não podemos sempre parar de fazer algo importante só porque aquele cliente te ligou pedindo algo que está fora do escopo. E as chances são que ele também queira para ontem.
Foco
Como costumamos dizer por aqui, foco é saber dizer não. Não é que você vai simplesmente ignorar o pedido, mas na maioria das vezes você vai ter que deixá-los de lado até terminar de fazer o que realmente é importante.
Essa etapa geralmente é um pouco complicada e por várias vezes não há como dizer não para um cliente. Se isso acontecer, pare o que está fazendo para explicar para o cliente que isso não estava combinado anteriormente e pode demorar um pouco mais para sair, já que como não havia sido planejado e você tem alguns trabalhos importantes para entregar. O importante aqui é ter uma boa comunicação.
“Nossa Lucas, mas isso é muita coisa para fazer e na correria da rotina acabo me perdendo no meio de tantas coisas. São muitas tarefas, muitos clientes e muitas ferramentas! Como vou priorizar tudo, gerenciar todos os meus contatos e definir prazos para tarefas de cada um deles?”
Como disse antes, não entre em pânico!
Abraços,
Lucas (mantendo sempre o controle)
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