nota fiscal eletrônica

Saiba como emitir nota fiscal eletrônica para os seus clientes

Hoje, muito se fala sobre notas fiscais eletrônicas. Com a tecnologia e algumas mudanças no processo de prestação de contas ao fisco, é preciso que você se atualize e identifique quais são as oportunidades da sua empresa dentro dessa nova realidade.
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Quer aprender como emitir nota fiscal eletrônica? No artigo de hoje vamos explicar quais são os tipos existentes, além de mostrar quais informações precisamos trabalhar em cada um deles. Continue a leitura.

Quais são os benefícios da nota fiscal eletrônica?

A tecnologia está avançando nas mais diversas áreas, e no setor contábil não é diferente.

Todos os estados do país, incluindo o Distrito Federal, já trabalham com a emissão de notas fiscais eletrônicas, e cada vez mais declarações fiscais estão sendo feitas diretamente através de plataformas digitais do governo.

As vantagens dessa prática são imensas. A empresa consegue:

  • ser mais rápida na emissão de notas fiscais e comunicação com o fisco;
  • reduzir o gasto de papéis diariamente;
  • maior segurança em suas transações;
  • aumento da produtividade do setor fiscal e administrativo;
  • maior praticidade no armazenamento de notas fiscais;
  • maior praticidade na consulta de documentos.

Quais são os tipos de nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica no Brasil possui três modalidades. É preciso que você conheça cada uma delas para entender a opção ideal para a sua empresa.

Nota fiscal de produto (NF-e)

Essa é a nota fiscal voltada para a venda de produtos, seja através de lojas físicas ou online.

Ou seja: sempre que houver a compra de uma mercadoria física, é preciso utilizar a NF-e. Ela é gerada através da Sefaz de cada estado.

Nota fiscal de serviço (NFS-e)

Se a sua empresa é prestadora de serviços, a NFS-e é a melhor opção. 

Ela é utilizada para a prestação de serviços, tanto no ambiente offline quanto online.

Dessa forma, se você é um produtor digital, vendendo ebooks, cursos online ou congressos, essa é a nota fiscal ideal.

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A NFS-e também é utilizada em clínicas médicas, academias, escolas, consultorias e qualquer solução SaaS disponível no mercado.

Ela é gerada na prefeitura da cidade prestadora do serviço.

Nota fiscal de consumidor (NFC-e)

A nota fiscal de consumidor tem substituído os cupons fiscais comumente utilizados em lojas físicas. 

Assim como a NF-e, ela também é emitida pela Sefaz, e se tornou uma excelente alternativa, uma vez que também reduz a quantidade de papéis gastos no dia a dia da empresa.

Como emitir nota fiscal eletrônica?

Para emitir a nota fiscal eletrônica, é preciso seguir alguns passos básicos.

Vamos entender quais são cada um deles:

  1. Antes de qualquer coisa, é preciso que você entre em contato com seu contador e descubra qual é o perfil fiscal da sua empresa: ela se enquadra como: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real? Entender esses detalhes ajudará a definir qual tipo de nota fiscal sua empresa precisa emitir.
  2. Também é necessário verificar, junto ao seu contador, se a sua empresa possui um certificado digital. É esse recurso que fará a autenticação das atividades fiscais online da sua empresa.
  3. É importante ter atenção: se a sua empresa é optante pelo Simples Nacional, ela não é obrigada a ter um certificado digital cadastrado, pois possuem uma senha web que dará acesso à emissão de nota no site da prefeitura.
  4. É preciso realizar um cadastro simples junto à Secretaria da Fazenda. Essa credencial irá permitir a emissão da nota fiscal eletrônica.
  5. O próximo passo é contratar um software de emissão de nota fiscal eletrônica. Esse sistema será a sua ferramenta de trabalho. Existem diversas opções no mercado. A nossa dica é buscar por aqueles que possuem um bom suporte técnico e que trabalham com bons clientes. Assim, você terá segurança ao realizar a sua escolha.
  6. As empresas que optaram pelo Simples Nacional precisarão entrar no site da prefeitura para emitir a nota fiscal. Existem vários campos onde informações precisarão ser preenchidas. Alguns deles são feitos automaticamente, através do sistema de emissão.
  7. Cada estado possui suas singularidades. Em São Paulo, por exemplo, é possível entrar no sistema apenas com o CNPJ e senha web.

Quais dados são necessários para a emissão da nota fiscal eletrônica?

Se a sua empresa emitirá notas fiscais referentes à produtos ou serviços prestados, é preciso se atentar a algumas informações importantes.

Vamos listar as mais relevantes:

  • Nome do produto ou serviço, com descrição completa. Essa descrição precisa conter informações como: modelo, marca, tamanho, série e todas as informações que facilitam a identificação do item;
  • Unidade vendida (unidade, metro, quilo, peça, etc);
  • Quantidade vendida;
  • Valor unitário;
  • Valor total;
  • Peso líquido total;
  • Peso bruto total;
  • Código de Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), utilizado no Mercosul para identificar produtos, criando uma classificação padrão de compra e venda. O NCM também determina as alíquotas dos tributos sobre o produto. O download da tabela NCM está disponível pelo site da Receita Federal;
  • Código CEST. O Código Especificador de Substituição Tributária é responsável por uniformizar a tributação de produtos que estão sujeitos à incidência do ICMS/Substituição Tributária;
  • Tributação;
  • Origem;
  • Natureza da operação (venda, devolução, consignação, transferência, etc);
  • Forma de pagamento;
  • CFOP. Os códigos fiscais de operações e prestações é responsável por identificar a natureza da circulação de mercadorias ou prestação de serviços. Esse código definirá se a operação irá recolher impostos ou não;
  • Base de cálculo do ICMS;
  • Valor total do ICMS;
  • Base de cálculo do ICMS ST;
  • Valor total do ICMS ST;
  • Valor total dos produtos e serviços comercializados;
  • Valor do frete, caso necessário;
  • Valor do seguro, caso se aplique;
  • Valor do desconto, caso se aplique;
  • Despesas acessórias, caso se aplique;
  • Valor total da nota fiscal eletrônica;
  • Valor aproximado de tributos (federais, estaduais e municipais).

Os avanços da tecnologia auxiliam no dia a dia das empresas. Agora que você já sabe como emitir nota fiscal eletrônica e quais são os tipos de nota disponíveis no mercado, é importante falarmos sobre como a automação de processos internos pode trazer benefícios imensos para as empresas.

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