O que a Metodologia Lean pode fazer pelo seu negócio agora?

Você nunca ouviu falar na metodologia Lean, mas se interessou pelo fato dela poder melhorar a produtividade da sua empresa? Pois é, sabemos que essa é uma dor de muitos empreendedores brasileiros, principalmente em tempos de crise. Porém, não desanime! Se você está aqui já é um bom sinal de que quer ir além. Continue lendo esse post até o fim e entenda melhor como trazer essa cultura para a prática em seu dia a dia.

A palavra “lean” é traduzida para o português como “enxuta”. Esse conceito está fortemente relacionado com a capacidade da sua empresa de produzir com qualidade. Você sabe por quê? Muitas vezes, o motivo de um negócio parar de crescer e não dar mais certo, não é estagnar na conquista de clientes, mas desperdiçar os recursos que possui. Por isso, o tamanho de uma empresa não está necessariamente ligado a um lucro maior.

Agora que entendeu melhor a importância de possuir um negócio enxuto, a seguir saiba todos os detalhes de como melhorar sua performance a partir desse método:

O que é a metodologia Lean?

Esse conceito surgiu primeiramente no Japão nos anos 80, com a aplicação do termo “lean manufacturing” — uma forma com que os japoneses encontraram para fabricar carros de forma mais produtiva. Porém, ele só se popularizou 10 anos depois, por causa do lançamento do livro “A Máquina Que Mudou o Mundo”, de James Womack, que trouxe um estudo detalhado de como eles conseguiram desenvolver e aplicar esse modo de produção com vigor.

Em 2011, esse conceito se expandiu para a cultura empreendedora do Vale do Silício, e depois para o mundo, a partir da publicação de Eric Ries, o livro “Lean Startup” ou “Startup Enxuta” em português.

A obra trouxe uma nova e mais ampla aplicação para o modo de realizar dos nipônicos. A ideia central de Ries foi mostrar como gerir uma startup de qualquer segmento com agilidade.

De que modo o Lean pode melhorar a produtividade da sua empresa?

Existem muitos benefícios que podem ser aproveitados com a aplicação dessa técnica. Separamos 4 deles para você começar a pensar melhor sobre. Confira:

1. Alinhamento dos valores

Para que a metodologia lean funcione da melhor maneira, é preciso que haja um alinhamento entre as estratégias principais da empresa e os testes de modelagem realizados nos processos de cada setor. Desta forma, todos os direcionamentos da equipe e dos segmentos devem estar conectados com o foco de seu negócio. Isso garante a criação de valor real na estratégia da organização.

A melhor forma de fazer isso, é estabelecendo uma rotina de análise do andamento dos desenvolvimentos, a partir de métricas e KPIs bem definidos. Isso é facilmente adquirido ao implementar a metodologia lean.

2. Gestão de processos

A aplicação da metodologia lean significa buscar a melhor solução na maneira em que sua empresa entrega o valor para o cliente. Ou seja, o consumidor mais satisfeito indicará o melhor processo de fazer as coisas.

No início, aplicar essa técnica pode oferecer uma determinada resistência da sua equipe. Trata-se na verdade de uma mudança geral de mindset, como veremos de forma mais aprofundada mais abaixo.

Na prática, você deverá trocar o foco em gestão de resultados e concentrar em gestão dos processos — e isso exigirá grande empenho e liderança.

Para que isso funcione, será preciso esquematizar todos os fluxos de ações existentes e torná-los padrão. Isso tem o propósito de conquistar uma excelência na qualidade de seus produtos e serviços, pelo menor custo e com o mínimo de desperdício possível.

3. Desenvolvimento de equipes

Outro ponto fundamental para gerir esse novo cenário tange ao setor de Recursos Humanos. O time deverá inspirar toda a equipe e também os novos funcionários a pensar de forma mais autônoma, criativa e colaborativa.

Além disso, no momento de pensar um verdadeiro time de trabalho, é preciso imaginar características pessoais complementares. É um mito pensar que o que é preciso para ter o melhor resultado é somente contar com as melhores pessoas. **O essencial é possuir uma equipe que interaja entre si. **Cada um possui a consciência de que o outro pode ajudá-lo no cotidiano, tornando, assim, o propósito maior.

4. Aprimoramento constante

A aplicação desse método reflete diretamente no aprimoramento constante. Afinal, esse é o principal intuito: identificar rapidamente o que não funciona e melhorá-lo. Essa busca é muito conhecida como “modelagem” pois, de modo ilustrativo, refere-se às técnicas de trabalhos artísticos de criar uma forma a partir de um material bruto, à medida que vai moldando.

O resultado disso é que uma empresa de produção enxuta torna-se capaz de trazer uma excelência muito competitiva. E o melhor: tudo isso é feito no dia-a-dia. Sem que se gaste horas planejando em um escritório o que os dirigentes acreditam que pode ser bom para a empresa e que na maioria das vezes, não funciona. Principalmente porque não necessariamente são os donos que estão lidando com os problemas diários.

Quais são as ferramentas que existem com esse conceito?

Como vimos, toda a metodologia lean tem o foco em diminuir desperdícios e isso é um denominador comum em todas as ferramentas existentes com esse intuito. Resolvemos destrinchar para você, os principais meios de conseguir excelência a partir de uma produção enxuta. Confira:

1. Just in time

A cultura “Just in time” é um pilar muito importante, pois trouxe para o cenário das empresas a forma de produzir sem muito estoque. Isto é, fabricar a quantidade ideal para suprir as necessidades do momento. Além do mais, essa aplicação é muito eficaz no contexto de um enorme crescimento de e-commerces e processos logísticos estendidos em que vivemos.

2. Jidoka

Essa ferramenta traz para a empresa o pilar da automação. Nesta realidade, a grande parte da operação da empresa é planejada de forma que as máquinas, que cometem erros muito menores que os humanos, executem os processos padrões pré-estabelecidos. Desta forma, o papel do agente e gestor, será apenas o de monitorar o funcionamento, para que se identifique erros, falhas ou desperdícios e seja capaz de interromper a fabricação a qualquer momento que for preciso.

3. Takt Time

Essa ferramenta traz para a realidade da empresa um foco real na demanda do cliente. Nesse contexto, não se cria um produto e faz com que o mercado compre e aceite o que você produziu. Ao contrário: sua empresa passa a produzir somente algo que vá suprir uma dor já existente no consumidor. Desta forma, naturalmente o cliente se sentirá impelido a comprar de seus produtos, sem a necessidade de gastos exorbitantes em publicidade para tentar convencê-lo de que o que você vende é bom e necessário.

4. Heijunka

A tradução do termo aqui é “programação nivelada”. Basicamente, a ideia aqui é trabalhar com uma quantidade padrão de volume e de variedade, a fim de gerar maior estabilidade de produção. Com isso, o armazenamento de estoque, custos de capital e de mão-de-obra são equilibrados em todo momento de produção — diminuindo drasticamente os desperdícios de recursos.

5. Poka-yoke

É uma automatização baseada em gatilhos essenciais para que se evite cometer erros. Um exemplo em um menor contexto é quando seu carro lhe impede de acelerar se você não estiver com o cinto de segurança. N**a prática, são utilizados sensores que identificam quando uma ação recorrente para o bom funcionamento da produção não está sendo feita. **Dependendo dos casos, as máquinas podem, inclusive, parar de funcionar automaticamente para evitar que algo saia do controle.

6. 5S

Como vimos, a metodologia lean foi criada pelos japoneses, por isso, os 5s aqui estarão relacionados a palavras nipônicas. Essa ferramenta é utilizada com foco na qualidade total, listados em 5 principais fatores:

  • Seiri (Utilização): diminuir quaisquer tipos de desperdícios;
  • Seiton (Organização): otimizar o espaço de trabalho da melhor forma;
  • Seiso (Limpeza): estabelecer uma rotina de limpeza;
  • Siketsu (Padronização e Saúde): certificar que todo o trabalho está sendo feito de forma saudável para os colaboradores;
  • Shitisuke (Disciplina): fomentar a melhora contínua, a autonomia e a colaboração entre as equipes.

7. Kaizen

Foi criada para garantir a melhora contínua de todo processo, aumentando, por fim, a produtividade da empresa. Na prática, isso pode ser implementado pelo ciclo PDCA: planejar, fazer, verificar e agir.

Metodologia Lean é o mesmo que Six Sigma?

Pode ser que no momento em que começamos a explicar melhor a metodologia Lean, veio em sua mente uma definição que está muito conectada a ela: a Six Sigma ou Seis Sigma. É comum fazer essa associação, principalmente se você costuma se informar sempre sobre como melhorar a performance da sua empresa.

Em resumo, a diferença é que a lean manufacturing tem um foco mais global de melhoria, passando por todas as formas de evitar desperdícios dentro de uma empresa.

Já a Six Sigma, que também é aplicada para aumentar a lucratividade, está focada em **reduzir os **custos ao diminuir a quantidade de processos. Fator que está intimamente ligado a gerar maior satisfação dos clientes.

Alguns gestores optaram, inclusive, em juntar as duas metodologias, trazendo para a prática a cultura da Lean Six Sigma.

Como aplicá-la na prática em seu negócio?

Independentemente do método lean que você escolher, o propósito final vai ser diminuir drasticamente os desperdícios e alcançar uma maior qualidade. Em todos os casos, você vai ter que aprender na prática como adotá-la. Confira a seguir alguns passos principais:

1. Construa um MVP

Essa é uma prática muito comum das lean startups para desenvolvimento de inovações, seja em produtos ou em processos, mas que pode ser utilizada como ferramenta dentro da sua empresa, não importa de qual setor ela for. MVP vem do inglês “Minimum Viable Product”, que traduzido é Mínimo Produto Viável.

Construir um projeto MPV é uma forma de testar rápido a sua hipótese. Porém, isso não significa correr para colocar algo no mercado que o seu cliente não dê valor, mas sim algo equilibrado — usando o menor tempo possível de desenvolvimento e com o mínimo que é preciso para que ele possa ser testado.

Um modo prático de aplicar esse conceito é utilizando o canvas. Ele vai fazer você pensar de forma direta, porém completa a respeito daquela entrega. Lembre-se: a primeira fase é de hipóteses que devem ser validadas juntamente ao público. É por isso que quanto mais cedo você testar no mercado, mais cedo você encontrará o melhor caminho para seguir.

2. Adquira a cultura de simplificar

Depois de construído seu MPV, você deverá apresentar para o departamento de Recursos Humanos da empresa o projeto, descrever os objetivos e estratégias, pois é fundamental que esse modo de pensar enxuto (lean thinking) torne parte da cultura organizacional de seu negócio.

Para que todo o processo funcione, sua equipe deve estar bem alinhada com a prática de simplificar, para que isso passe a se tornar uma prioridade. É claro que no início essa não será uma tarefa fácil, pois influenciará diretamente no modo de operar de sua empresa. Além disso, eliminar desperdícios pode estar diretamente ligado a otimizar as funções dos próprios funcionários que estavam acostumados a ficar ociosos.

3. Automatize processos com o uso da tecnologia

Antes de automatizar processos é preciso que você identifique os fluxos de trabalho existentes na empresa e coloque-os em um papel. Só assim será possível ter uma visão mais clara do que pode ser substituído por tecnologias.

É importante que isso seja feito de forma inteligente para que ao invés de ajudar, as tecnologias acabem por bagunçar. **Para evitar isso, faça essa adaptação de forma gradativa. **Contudo, é indiscutível que ao visar o fim dos desperdícios, a modernização é ferramenta indispensável.

4. Analise e melhore sempre

Desde a construção do canvas, é preciso ter mente que todo esse procedimento deve ser feito de forma contínua. Sabe por quê? Uma das propostas de valor mais importantes da metodologia lean é foco no cliente e no que ele demanda. Portanto, é ao colocar no mercado as mudanças que você será capaz de medir e analisar o que deve ser feito a seguir. Isto que é realmente modelar um negócio ou processo.

Quais os principais desperdícios que a metodologia lean tenta eliminar?

O tempo todo estamos citando que o foco principal da lean é acabar com desperdícios. Isso já está bem entendido. Porém, que desperdícios são esses?

1. Produtos defeituosos

Identificar produtos defeituosos, que precisam ou serem consertados ou serem descartados e otimizar as próximas entregas baseado no que foi encontrado. Por exemplo: às vezes seu cliente pediu um material de 1 metro e vocês entregaram de 1 metro e 15 centímetros. Isso foi mais do que ele pediu. Da sua parte foram, desperdiçados 15 centímetros que terão que ser descartados. Ou seja, desperdício de recursos devem ser identificados e eliminados.

2. Lentidão dos processos

Fazer com que todos setores sejam organizados de forma harmônica, para que não seja preciso que uma parte da produção pare porque está dependendo da finalização de outro departamento para continuar.

É importante que se pense o processo como um todo. Além de otimizar cada setor, haverá o desafio também de administrar o funcionamento dos processos entre eles.

Deixar um segmento ocioso por falta de alinhamento do funcionamento é um erro de gestão que diminui em muito a sua capacidade competitiva.

3. Desperdício de talentos

Outro ponto está na dificuldade de gestão de pessoas, que muitas vezes não são encorajadas a dar o melhor de si e serem proativas. Algo que está diretamente relacionado à capacidade de liderança.

De forma tradicional, os líderes são acostumados a delegar tarefas para sua equipe. Porém esta não é a forma mais inteligente de entregar o melhor ao cliente, visto que existem pontos que talvez você não identifique que são importantes e que para seu colaborador seja bastante claro.

Portanto, estabeleça uma cultura que dê autonomia para os colaboradores de seu negócio, para que proponham melhorias no processo. Já que são eles que trabalham com isso o tempo todo. Isso vai fazer uma grande diferença!

4. Logísticas caras

Crie processos logísticos mais inteligentes e otimizados, porque o que vemos de mais comum em empresas é procedimentos pouco lógicos e que acabam por atrasar ou encarecer o andamento das coisas.

Por exemplo, imagine se em um restaurante, a comida necessária para produzir as refeições fique armazenada em um local distante da cozinha. Isso geraria um enorme desperdício de tempo e transporte, por causa de um erro básico de logística.

Tenha em mente que, muitas vezes, as grandes transformações na gestão vem da mudança de pequenos detalhes.

5. Falta de organização

Organização é essencial para o sucesso da metodologia lean, pois o desperdício está também ligado a como utilizamos o espaço que temos disponível para usar.

Pense bem, quanto tempo você perde tentando procurar algo essencial para a sua rotina de trabalho que está perdido em algum lugar da sua mesa bagunçada? Aproveite melhor o ambiente de trabalho e alcance um menor nível de desperdício.

Como ir além e aprender a pensar de forma enxuta?

Como vimos, a metodologia lean é mais do que uma ferramenta. Necessariamente vai envolver uma mudança no modo de pensar. E isso pode ser utilizado e aproveitado em todas as esferas de sua vida, seja pessoal ou profissional.

Portanto, encare essa proposta como uma forma de ir além e leve o pensamento enxuto para tudo o que você fizer. Isso será revolucionário, nós garantimos.

Entenda que o valor quem coloca é o cliente

Como já está bem claro no título deste tópico: é o seu cliente que define o seu valor. Afinal, é ele que possui uma necessidade real e caberá a sua empresa propor uma solução criativa para aquela dor já existente. Para pensar de forma lean, você deve eliminar, portanto, a ideia de que irá inventar algo que seu consumidor nunca pensou em usar.

Reconheça que existe um fluxo de valor e replique-o

Faça o exercício de identificar os fluxos de valor de seu negócio e separe-os em três principais categorias:

  • Os que realmente geram valor para o cliente;
  • Os que não dizem nada para o cliente, mas são importantes para entregar o essencial;
  • Os não geram valor.

Depois de feita essa categorização, elimine os processos que não geram valor e faça com que a realização deles no dia a dia caminhe para a de mais performance possível. Isso lhe ajudará a pensar de forma mais organizada e ter um norte de onde começar a atuar.

Não obrigue seu cliente a consumir o que você produz

Um fator muito importante na maneira de pensar enxuta é deixar o seu cliente livre para escolher se precisa da sua empresa ou não. Elimine de uma vez por todas qualquer burocracia que exija que ele se prenda a você por determinado tempo, por exemplo.

Seu foco principal tem que ser em gerar um trabalho e serviço de altíssima qualidade para que o cliente escolha que nunca mais vai querer deixar de usar o valor que você entrega. Portanto, entregue altíssima qualidade e tire qualquer exigência do cliente.

Aprimorar sempre é o melhor jeito de chegar a perfeição

Talvez a perfeição não exista, mas isso não impede de você querer buscá-la. Concentre-se em entregar sempre o melhor para seu consumidor. Tente transformá-lo em um fã de sua marca.

Se um processo ainda não está totalmente otimizado, aprenda rapidamente como fazer com que ele seja um sucesso e tente novamente.

Vá otimizando a medida que vai fazendo. Porém, para que isso funcione é preciso que você tenha em mente, antes de tudo, qual é o principal valor que sua empresa entrega e também saiba como medir as melhorias de maneira correta.

Pensar de forma enxuta é sobretudo uma forma de adquirir competitividade.

No mundo em que vivemos, tão diverso e com mudanças constantes, há de se pensar em criar uma estrutura leve, que seja facilmente adaptada às transformações. Nada de processos lentos, burocratizados e caros. procure simplificar e o faça de forma inteligente. Desta forma, fatalmente você sairá na frente de seus concorrentes.

Esses foram alguns pontos que consideramos de extrema importância em abordar quando falamos de metodologia lean. Se você gostou do conteúdo e deseja se aprofundar ainda mais, baixe agora nosso e-book “Ferramentas de Gestão para empreendedores”!

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