método Kanban

Entenda o que é e como funciona o método Kanban

Kanban é um sistema de controle e gestão de estoque e fluxo de peças que se utiliza de pequenos cartões coloridos, conhecidos como post it, e também recebe o nome de gestão visual, em razão do uso de cores como sinalizadores.

Você já ouviu falar no método Kanban? Essa palavra de origem japonesa, que pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização” e representa um sistema que objetiva aumentar a eficiência da produção de uma empresa e, portanto, é essencial nos dias de hoje.

Desenvolvido pela Toyota na década de 40, a simplicidade e os benefícios que proporciona fez desse método um dos mais utilizados em empresas de todos os segmentos.

Mas se você ainda não o conhece e deseja aprender um pouco mais sobre essa técnica, não deixe de conferir este post! A seguir você terá acesso a tudo o que precisa saber o método Kanban e aprenderá a colocá-lo em prática em seu negócio!

Podemos começar? Prossiga com a leitura!

O que é o método Kanban?

Conforme mencionamos, o método foi desenvolvido pela Toyota e, resumidamente, é uma forma de registrar tarefas e ações por meio de simbologias visuais. No Brasil, ele está em uso há várias décadas, não apenas na indústria, como em qualquer empreendimento que deseje alcançar um nível de excelência em suas atividades.

Mas, afinal, o que é Kanban? Em sua origem, trata-se de um sistema de controle e gestão de estoque e fluxo de peças que se utiliza de pequenos cartões coloridos, conhecidos como post it, e também recebe o nome de gestão visual, em razão do uso de cores como sinalizadores.

Você deve estar se perguntando: o método utiliza post its, aqueles cartõezinhos coloridos tão utilizados em nosso dia a dia?

Exatamente! A ideia central do método é muito simples e o material utilizado de fácil acesso, já bem difundido no cotidiano das empresas e escritórios.

Como funciona essa técnica?

Entendendo a essência do método, é interessante visualizar como ele funciona. Assim, por se basear principalmente em referências visuais, os cartões coloridos são afixados nos produtos, lugares comuns na empresa, murais e até nos computadores que possuem um módulo eletrônico do sistema.

Essa facilidade de visualização e interpretação, faz com que a comunicação entre os funcionários seja muito mais rápida e efetiva e todos saibam exatamente as tarefas que precisam ser feitas e as que já foram realizadas.

Todo o método baseia-se no sistema de “produção puxada”, em outras palavras, a produção de um novo produto só é iniciada quando um item no estoque é vendido, muito diferente do modelo fordista (de produção continuada).

Desse modo, eram instalados murais bem visíveis na linha de produção da empresa e utilizados cartões de várias cores e tamanhos que definiam as ações concluídas, as que estavam sendo realizadas e as que ainda deveriam ser iniciadas.

Os dois tipos de Kanban

Existem dois modelos básicos de Kanban bastante utilizados nas indústrias, mas que podem ser aplicados com sucesso no cotidiano empresarial: o de produção e o de movimentação.

No Kanban de produção os murais ou o software ficam disponíveis para todos os colaboradores responsáveis por executarem as tarefas naquela fase de produção. Assim, ele é dividido em três fases:

  • to do: tarefas a serem feitas;
  • doing: tarefas sendo executadas;
  • done: tarefas concluídas.

Em cada uma das seções são afixados os cartões, que costumam conter uma breve explicação da tarefa, como o prazo para ser iniciada e finalizada e o nome do funcionário responsável.

O Kanban de movimentação é utilizado para comunicar os setores de produção sobre o momento ideal de realizar uma tarefa ou quando aguardar o comando para iniciar a próxima fase da cadeia produtiva.

O Kanban na atualidade

Quando o método surgiu, utilizava-se murais e cartões coloridos e sua destinação era basicamente para a linha de produção industrial. Atualmente, o Kanban foi difundido e possui aplicações interessantes em diversos segmentos do mercado.

Diante de tantas informações, mensagens, emails, planilhas, lista de tarefas e relatórios a serem checados e acompanhados, reunir todos eles em uma informação visual única e simples de ser interpretada é algo que atraiu inúmeros gestores.

A aplicação mais comum nos dias de hoje é por meio de um quadro branco divido em três etapas (a fazer, fazendo e feito) e a afixação dos Post-its de acordo com o desenvolvimento da tarefa.

Portanto, ele pode ser utilizado para o acompanhamento de qualquer estratégia e setor de uma empresa, desde o acompanhamento de estoque à elaboração e criação de projetos de marketing.

Quais os benefícios de se utilizar o método Kanban?

Se diante do que você leu, ainda não se convenceu de que esse método pode contribuir com o aumento da eficiência em seu setor e empresa, é importante que prossiga com a leitura e acompanhe alguns motivos importantes para utilizá-lo.

Em todo o mundo, inúmeros empreendimentos já desfrutam dessas vantagens e conseguem encontrar um nível ideal de produtividade, que se mantém contínuo e com menos falhas. Confira mais alguns benefícios:

Evita que os funcionários fiquem ociosos

Ter uma equipe de trabalho ociosa é um problema comum a ser enfrentado por gestores e empreendedores. Isso porque, além de representar prejuízos financeiros, isso acaba afetando a motivação e o engajamento no trabalho.

Porém, com a utilização do método Kanban isso tende a ser neutralizado. Como os funcionários estão sempre de olho no quadro de tarefas e nas ações a serem desenvolvidas, acabam trabalhando mais para que suas responsabilidades sejam devidamente cumpridas e registradas no mural.

Reduz o tempo gasto para a execução dos processos

Outro aspecto que merece destaque é a redução do tempo necessário para finalizar uma tarefa. Ao deixar disponível para todos os colaboradores suas responsabilidades e os prazos, eles produzem mais e mais rápido.

Em geral, é possível perceber que as tarefas são concluídas dentro de um tempo razoável, sendo que boa parte deles é finalizada antes mesmo do prazo final.

Além disso, a divisão em três fases de produção evita que a sequência das ações seja alterada, evitando falhas na produção e queda na qualidade do produto final. Ou seja, temos um processo mais rápido e, ao mesmo tempo, de alta qualidade.

É simples e fácil de ser aplicado

Conforme visto, o material e a metodologia aplicada nessa técnica são bastante simples e de fácil alcance. Com um baixo investimento, é possível implementá-la e usufruir de todos os benefícios aqui apresentados.

Com referências visuais claras, toda a burocracia de um processo produtivo é eliminada, uma vez que as demandas são facilmente identificadas, sem a necessidade de analisar relatórios, ofícios e memorandos.

Elimina atividades que não agrega valor à equipe

Quando os processos são delimitados e devidamente gerenciados, a equipe se ocupa com aquilo que realmente traz resultados. Com isso, há a eliminação de tarefas e obrigações que não contribuem para o sucesso da atividade e representavam uma perda de tempo.

Reduz os custos e desperdícios na empresa

A redução de custos é um dos grandes objetivos empresariais. Independentemente do porte ou segmento de atuação de seu negócio, é natural que você esteja sempre em busca de estratégias que reduzam seus gastos operacionais.

Nesse contexto, o método Kanban pode ser um de seus grandes aliados, uma vez que sua aplicação reduz o índice de estoque máximo e limita os gastos desnecessários ou realizados em momentos não oportunos para a empresa, principalmente durante o desenvolvimento de produtos.

Como implementar o método Kanban em sua empresa?

Com todos os dados apresentados até aqui, você já pode concluir que apostar nesse método de gestão de projetos é muito interessante. Afinal, o custo não é alto, não se exige qualquer aplicação de tecnologia e os benefícios alcançados são expressivos.

Diante disso, reunimos algumas dicas para que você comece a colocá-lo em prática em sua empresa e obtenha sucesso ao final do ciclo. Continue atento aos tópicos a seguir:

Avalie as suas necessidades

O primeiro passo para implementar o método Kanban com sucesso é a análise de suas necessidades. Você deve avaliar os processos e projetos que tem desenvolvido e identificar aqueles que podem ser transportados para tal técnica.

Além disso, você deve observar a demanda pela tarefa e o prazo médio para que ela seja finalizada, a fim de montar um cronograma preciso e adequado às suas necessidades.

Confeccione as etiquetas ou adquira os post-it

Como o método se baseia em etiquetas coloridas, é importante escolher as cores que serão utilizadas bem como uma legenda clara e objetiva sobre seus significados.

É possível, por exemplo, que a cor vermelha represente uma falha na operação, como atrasos e problemas com fornecedores. Desse modo, ficará mais fácil identificar o problema e a fase em que ele ocorreu.

Limite as atividades gerenciadas com o Kanban

A próxima dica é limitar as atividades que serão gerenciados simultaneamente por meio da técnica Kanban. Conforme dissemos, utilizar esse método reduz o ócio, mas aplicá-la em todos os processos e atividades pode ocasionar a situação inversa.

Além de gerar uma sobrecarga de trabalho aos seus colaboradores, eles sentirão dificuldades em acompanhar todos os quadros e tarefas que precisam executar, desencadeando em uma perda de produtividade.

Trace metas compatíveis com a capacidade de sua equipe

Ter metas de desempenho bem elaboradoras é outro fator fundamental para o sucesso do método. Em geral, é preciso encontrar o equilíbrio entre o desafio e a capacidade de produção de sua equipe.

Objetivos extremamente desafiadores podem afetar a motivação do grupo e representar inúmeros cartões na seção de tarefas a serem feitas ou sendo executadas. Portanto, tenha o cuidado de elaborar metas e objetivos plausíveis.

Quais os exemplos de sucesso desse método?

Finalizando este material, reunimos alguns exemplos práticos de como você pode aplicar a metodologia Kanban em sua empresa e conquistar mais eficiência e produtividade em suas ações.

Lembrando que, por ser extremamente flexível e acessível, é possível usufruir desse método em diversos setores de um negócio, mesmo que não se tenha a produção de um produto em si em andamento.

Desenvolvimento de uma campanha de marketing

Sabemos que o desenvolvimento de uma campanha de marketing é, muitas vezes, demorado e complexo. Mas a aplicação da metodologia em destaque pode simplificar bastante esse processo.

Por meio de quadro Kanban, o gerente de marketing pode direcionar todas as atividades e tarefas que precisam ser executadas, bem como distribuir a responsabilidade por cada uma delas.

Assim, na medida que elas forem sendo cumpridas, teremos a reformulação do quadro, tornando o acompanhamento e gestão dos funcionários muito mais rápida e eficiente. Além disso, todas as atividades conseguem ser executadas e finalizadas com mais rapidez e motivação.

Gerenciamento das redes sociais da empresa

Estar no ambiente virtual é quase um requisito para as empresas contemporâneas. Com um consumidor cada vez mais ativo e participativo nas redes sociais, é importante que os negócios invistam em marketing de conteúdo e em estratégias de gerenciamento de redes sociais.

Essas atividades, por demandarem um acompanhamento constante, podem ser geridas e coordenadas por meio da Gestão Visual. Desse modo, teríamos um monitoramento mais eficaz de seus canais.

É possível, por exemplo, repartir as responsabilidades por cada tarefa, como responder comentários, postar novos posts e checar os possíveis contatos de clientes. Por meio de cores, o gerente de marketing teria todo o controle da situação e saberia tudo o que já foi realizado e aquilo que ainda está em andamento.

Controle financeiro do empreendimento

Por último, uma ótima maneira de aproveitar os benefícios do Kanban é no departamento financeiro de sua empresa. Manter as contas em dia é o primeiro passo para uma empresa crescer e, portanto, é importante se dedicar a essa tarefa.

Desse modo, é possível afixar um quadro Kanban no setor, em um local de fácil visualização por todos os funcionários, e distribuir tarefas, como checar contas a pagar, comunicar com clientes inadimplentes, confirmar pagamentos de clientes, dentre outros.

Ao longo deste material, apresentamos inúmeras informações sobre a metodologia Kanban. Caso esse tenha sido o seu primeiro contato com esse método, é importante ressaltar que se trata de uma aposta inteligente e que, efetivamente, contribui para o sucesso de seu negócio.

As grandes empresas do mercado, como o McDonald’s, já fazem uso desse sistema, demonstrando o quanto ele pode ser importante para o dia a dia da empresa. Por isso, não perca mais tempo, aproveite as nossas dicas e comece aplica-lo em seu negócio!

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