pessoa fazendo a gestão de folha de pagamento

Entenda a importância de uma boa gestão de folha de pagamento

Também chamada de contracheque, a folha de pagamento é uma lista que contém a remuneração paga aos colaboradores. Esse documento transforma as informações trabalhistas em dados contábeis, que possibilitam calcular o valor do salário bruto e, principalmente, do líquido (no qual já são contabilizados os descontos).

gestão de folha de pagamento é uma necessidade que aparece todos os meses diante do empreendedor. Afinal de contas, lidar com o salário de colaboradores nem sempre é uma tarefa fácil. Entretanto, ela pode ser simplificada utilizando a tecnologia a seu favor.

Essa prática ajuda a evitar erros, que podem ocasionar processos trabalhistas e até o pagamento de multas. Portanto, se você souber gerenciar a folha de pagamento, estará mais seguro e protegido contra as potenciais falhas comuns durante esse procedimento.

Para ajudá-lo nessa empreitada nós criamos este post. A ideia é apresentar os seguintes assuntos:

  • o que é a folha de pagamento;
  • como funciona;
  • por que fazer a gestão da folha de pagamento;
  • quais dicas ajudam nesse processo.

Quer saber mais? Continue a leitura e entenda melhor.

O que é a folha de pagamento?

Também chamada de contracheque, a folha de pagamento é uma lista que contém a remuneração paga aos colaboradores. Esse documento transforma as informações trabalhistas em dados contábeis, que possibilitam calcular o valor do salário bruto e, principalmente, do líquido (no qual já são contabilizados os descontos).

Todas as empresas são obrigadas a elaborar suas folhas de pagamento todos os meses. Essa diretriz está determinada no Decreto 3.048/1999 e deve ser cumprida a fim de evitar o sofrimento de sanções e o pagamento de multas.

Devido a suas características, a elaboração da folha de pagamento exige conhecimentos em Recursos Humanos (RH), matemática financeira e leis trabalhistas. É por isso que esse documento possui função fiscal, operacional e contábil.

Além disso, reúne informações sobre a relação de trabalho existente e as modifica para dados contábeis usando quantidade, códigos, referência, valores e porcentagens.

Como a folha de pagamento funciona?

Esse é um documento relevante e que, de certo modo, apresenta um histórico do colaborador dentro da empresa. Sua relevância é determinada pela função que exerce, que é retratar o cargo assumido pelo contratado e detalhar a remuneração recebida.

As informações básicas que devem constar na folha de pagamento são:

  • nome do colaborador;
  • cargo exercido;
  • parcelas que fazem parte da remuneração;
  • parcelas que não compõem a remuneração, por exemplo, ajuda de custo e diárias;
  • descontos realizados;
  • valor líquido que deve ser pago;
  • controle de frequência do colaborador;
  • forma e prazo do pagamento.

Vale a pena ressaltar que não existe um modelo único para elaboração da folha de pagamento. O layout pode ser modificado conforme a necessidade da sua empresa. O cuidado que se deve ter é com a discriminação das informações, que é exigida por lei.

Por que fazer a gestão de folha de pagamento?

A resposta a essa pergunta passa primeiro pela compreensão de como o cálculo da remuneração é realizado. A princípio, a fórmula é a soma dos registros financeiros do colaborador, como salários, descontos, vencimentos e bônus.

contabilidade é o setor responsável por fazer esse cálculo. Ele inclui 4 etapas principais:

Classificação do colaborador

O trabalhador deve ser enquadrado em uma categoria específica. Quem regulamenta essa classificação é a convenção coletiva realizada pelo sindicato, que serve como base para o cálculo dos valores.

Análise das horas trabalhadas

O próximo passo é analisar a regularidade de presença do colaborador. Isso é feito por meio da avaliação da folha de ponto, documento que deve registrar ausências, jornadas adicionais, horas extras e Descanso Semanal Remunerado (DSR). Em caso de faltas é preciso justificá-la, quando for o caso, para o abono da falta conforme a lei.

Desconto de Imposto de Renda (IR) e outros encargos

Os descontos relativos ao Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS) e de encargos, como o recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), devem ser calculados para, posteriormente, calcular o valor a ser retido para o IR.

Dedução de benefícios legais

O desconto de benefícios legais é aquele relativo ao vale-alimentação, vale-refeição, contribuição sindical, entre outros. Deve-se calculá-lo a fim de chegar ao valor líquido que deve ser finalmente repassado para o colaborador e detalhado como montante pago.

Agora que você já entendeu como o cálculo é feito, fica fácil entender que fazer a gestão da folha de pagamento é uma forma de elaborar o documento sem imprevistos, erros e necessidade de retrabalho. Assim você consegue reduzir custos e otimizar o tempo da contabilidade.

Além disso, conforme a empresa cresce, essa tarefa se torna mais difícil e complexa, o que aumenta a chance de problemas ocorrerem. Com a gestão do processo, no entanto, os colaboradores das áreas contábil e de RH podem focar em atividades estratégicas.

Outras vantagens obtidas são:

  • maior precisão nos dados;
  • centralização de dados e informações;
  • mais agilidade;
  • maior eficácia no controle financeiro;
  • geração de relatórios;
  • obtenção do histórico de cada colaborador;
  • processamento da folha de pagamento para corrigir erros;
  • maior facilidade em auditorias internas e externas.

Quais dicas ajudam nesse processo?

A automatização do gerenciamento de folha de pagamento é uma atitude que ajuda a ter melhores resultados, mas ainda existem outras orientações que ajudam a deixar tudo em ordem. Veja algumas delas a seguir:

Registre adequadamente os horários da jornada diária

A folha de ponto é um elemento básico para o cálculo da remuneração do colaborador e, como consequência, da elaboração do contracheque. Os horários de entrada e saída devem ser registrados corretamente, independentemente do tamanho da sua empresa.

Vale a pena lembrar de que a lei obriga que negócios com mais de 10 colaboradores tenham uma folha de ponto que deve registrar, de modo eletrônico, mecânico ou manual, todos os horários.

Padronize sua estrutura de cargos e salários

Os cargos e salários devem ter estruturas bem definidas para que os colaboradores compreendam como funciona a distribuição de benefícios, remunerações e gratificações. Além disso, eles passam a entender de que forma podem crescer dentro da organização.

Para o cálculo da folha de pagamento, essa estrutura é válida para se saber exatamente quantos colaboradores há em cada cargo ou área, além de ser possível visualizar funções que podem receber mais investimentos.

Identifique os problemas de gestão — e conserte-os

Os problemas na folha de pagamento podem ser causados por falta de pessoal, falta de conhecimento específico na função, processos internos muito burocráticos, entre outros. É importante identificar os principais pontos de falhas e verificar de que forma podem ser melhorados.

Automatize a folha de pagamento

A gestão automatizada da folha de pagamento facilita o controle dos dados e informações e elabora o documento de modo mais rápido e simples. O resultado é uma visualização mais ampla dos valores pagos e a identificação de situações que merecem atenção.

Entendeu por que a gestão de folha de pagamento é tão relevante para o seu negócio? Aproveite e deixe seu comentário caso tenha ficado com alguma dúvida ou tenha uma experiência para compartilhar. Até o próximo artigo!

Conteúdo produzido pela equipe Xerpa!