ferramentas de gestão: homem escrevendo, relógio

Quais são as principais ferramentas de gestão?

O mercado está cada vez mais competitivo e exige que o profissional faça muito mais com muito menos. Saiba como as ferramentas de gestão vão te ajudar nisso!

O mercado está cada vez mais competitivo e exige que todo profissional faça muito mais com muito menos.

Por isso o gestor destacado deve estar organizado para ter controle de todos os processos de sua empresa, acompanhar todos os colaboradores da sua equipe, conferir a qualidade de seus produtos e serviços e ter tempo para buscar inovação e criatividade.

Com as ferramentas certas cada uma dessas funções pode ser executada com qualidade e rapidez.

Você sabe para que as ferramentas de gestão servem?

As ferramentas de gestão servem principalmente para obter um controle sobre processos.

Muitos gestores não tem conhecimento total sobre os processos que estão gerindo, e por isso perdem eficiência e efetividade em sua execução por falta de controle.

Usar ferramentas apropriadas de gestão é uma maneira de se forçar a conhecer melhor os processos do próprio negócio, criando demanda por estudos de mercado, estudos em qualidade, gestão de equipes e outros assuntos de importância administrativa.

Veja agora como algumas dessas ferramentas podem ajudar!

Área: Gestão Estratégica – SIG

Os sistemas de informação gerenciais são processos que acontecem para auxiliar no planejamento, organização e tomadas de decisão em tempo mínimo em uma empresa.

Geralmente se constitui de uma cultura empresarial na qual relatórios de acompanhamento são feitos para repassar rapidamente as informações necessárias ao gerente, sem que seja necessário que ele procure por essas informações ativamente.

O sistema se baseia numa estrutura em que o gerente recebe informação via relatórios, que podem ser divididos de acordo com a demanda da empresa.

Os relatórios programados são aqueles que são feitos como parte da rotina da empresa, para garantir que todas as informações são repassadas para a gerência.

Assim as tomadas de decisão são mais rápidas e não necessitam de reuniões demoradas ou discussões para acontecer.

Os relatórios de exceção são feitos em situações específicas da rotina da empresa.

São situações que demandam atenção especial, ou que saem do escopo de trabalho tradicional da gestão do processo.

Por exemplo, o representante comercial de uma rede de supermercados é informado que um carregamento de frutas chegou estragado ao supermercado e deve ser substituído.

Nesse caso, ainda que o relatório programado já tenha sido feito, um segundo relatório deve ser feito para informar o caso excepcional da falta de frutas adequadas no carregamento.

Existem também situações em que a gerência necessita de informações adicionais por motivos que a equipe desconhece.

Esses tipos de relatório sob demanda da gerência são importantes para que a tomada de decisões não dependa do calendário de relatórios formais.

Muitas vezes os relatórios programados são formatados para um leque de informações que não atende as necessidades do gestor em determinado momento. Por isso, um relatório específico pode ser solicitado.

Área: Gestão da Qualidade – Six Sigma

O modelo da Motorola para gerenciamento de processos de qualidade está entre um dos mais populares do mundo, sendo aplicado em empresas de diversos setores.

É fundamentado na diminuição dos erros e na análise estatística dos processos geridos.

Existem dois modelos de aplicação do Six Sigma, sendo um deles para novos processos, novos produtos ou novos serviços que ainda não foram testados, e o outro focado em processos, produtos e serviços que já existem e precisam ser melhorados.

Modelo DMADV

Está relacionado com a criação, e se divide em cinco passos:

  •  Definir metas:

São traçados os objetivos de acordo com a demanda do cliente e de acordo com o planejamento estratégico da empresa.

  • Mensurar:

Aqui são desenvolvidos indicadores e métricas para análise de risco, qualidade de produtos e serviços e efetividade dos processos.

  • Analisar:

Projetar os indicadores, relacioná-los e identificar as melhores oportunidades com os menores riscos para o projeto.

  • Detalhar:

Evidenciar os detalhes do projeto, melhorar e verificar a funcionalidade do desenho.

  • Verificar:

Colocar o piloto em teste, verificar os erros para redefinir estratégias e melhorar processos.

Modelo DMAIC 

Está relacionado ao melhoramento, e se divide nos seguintes passos:

  • Definir o problema:

Identificar qual é o aspecto a ser melhorado de acordo com os clientes.

  • Mensurar:

Identificar quais são as variáveis que influenciam naquele problema e criar indicadores eficientes para representá-las.

  • Analisar:

Considerando os indicadores levantados, estuda-se o processo para identificar a melhor maneira de corrigir os problemas.

  • Melhorar (Improve):

Aplica-se soluções de acordo com a análise feita, criando padrões para os processos, reduzindo assim erros e imprevistos.

  • Controlar:

Monitorar os sistemas instalados para corrigir eventuais erros.

Área: Acompanhamento de equipes – Avaliação 360º

Além de monitorar seus indicadores e padronizar seus processos de criação e inovação, o bom gestor deve dispor de ferramentas de avaliação da equipe.

Existem diversas ferramentas de RH que procuram identificar padrões de comportamento nos membros das equipes, porém toda avaliação feita por uma só pessoa levará em conta apenas a opinião dessa pessoa.

A avaliação em 360º fornece uma alternativa para esse tipo de avaliação, ao considerar a opinião de todas as pessoas da equipe para avaliar a própria equipe.

A estrutura da avaliação em 360º se caracteriza pela avaliação mútua, em que cada membro da equipe avalia a todos os outros membros e também a si próprio.

As avaliações quantitativas e qualitativas são passadas para o setor responsável pelo RH da empresa e são analisadas comparando a avaliação média que todos os outros integrantes da equipe fizeram daquele membro com a avaliação que ele fez dele próprio

O questionário feito para esse tipo de avaliação envolve valores importantes para a empresa, contemplando comportamentos e habilidades que podem ajudar a organização a se desenvolver e alcançar seus objetivos.

Assim o colaborador consegue avaliar se, dentro do seu ciclo de relacionamentos, a empresa mostra esses valores e os passa adiante.

Além disso a avaliação permite um feedback mais objetivo a respeito do comportamento do colaborador, visto que, pelo fato de ser um modelo de avaliação desenvolvido por todos, passa a ser mais impessoal.

Com essa análise objetiva do comportamento de cada um, a conversa com a equipe fica mais direta.

A discussão sobre a subjetividade da avaliação já perde o sentido, uma vez que a avaliação foi feita por todas as pessoas que se relacionam dentro da equipe.

Com uma discussão direta e objetiva, a conversa fica mais fácil e o relacionamento com a equipe melhora.

Garantir um bom relacionamento com a equipe com uma comunicação clara e objetiva é uma ferramenta essencial para se obter resultados e manter a motivação. (Neste caso manter um bom ambiente de trabalho ajuda bastante).

As metodologias que foram apresentadas até aqui podem ser aplicadas em diversas formas de organização empresarial.

São métodos práticos de se otimizar processos no dia a dia, que não dependem de softwares especializados para serem aplicados.

Mas em muitas outras situações o uso de aplicativo pode ser uma boa saída para o gestor. O aplicativo ajuda na economia de tempo, trabalho, e portanto, dinheiro.

Veja aqui alguns aplicativos que podem facilitar o gerenciamento dos seus projetos!

Área: Coordenação de equipes – Trello

Esse aplicativo tem um design inovador, que facilita muito o acompanhamento do trabalho desenvolvido pela equipe.

Funciona com um sistema de cards, que podem ser classificados e movidos com facilidade.

A flexibilidade desse aplicativo e a forma intuitiva de organização fazem do trello uma ferramenta de gestão excepcional para organizações de todos os tamanhos e áreas de atuação.

Cada card criado pode ser subdividido em vários outros grupos, que podem ser classificados e atualizados de acordo com o andamento das atividades da equipe.

As atividades podem ser comentadas, marcadas com cores diferentes e carregadas com anexos de fotos, planilhas e documentações externas para facilitar a organização.

Dessa forma o trello cria um ambiente onde é possível acompanhar todo o andamento das atividades de maneira rápida, personalizável e intuitiva.

Área: Coordenação de equipes – Runrun.it

O Runrun.it já atende grandes empresas de vários setores com sua plataforma integrada de gestão do trabalho.

O aplicativo oferece espaço para o acompanhamento de tarefas e projetos com interface simples e funcional, possibilidade para gestão de custos em relação a cada cliente da empresa, organização dos indicadores de performance da equipe e dos projetos e comunicação integrada para toda a equipe.

Além disso o aplicativo oferece integração com outros aplicativos de gestão e serviço de suporte técnico para os usuários.

A interface pode ser adaptada para diferentes tipos de usuários, com espaços para organização de relatórios, acompanhamento de metas e muitas outras funções.

É um aplicativo pago, com pacotes diferentes para diferentes tipos de demanda e complexidade de organização.

Área: Criação de sites – Wix

A criação de sites empresariais já não é mais restrita para quem tem recursos, dinheiro ou contatos na área de TI.

Plataformas como o Wix vem para revolucionar o mercado de criação de sites empresariais, dando ferramentas para que qualquer pessoa consiga criar o próprio site sem esforço nenhum.

O Wix apresenta modelos diferentes para se usar com designs adaptados para diferentes tipos de negócio, de modo que o trabalho do cliente fica reduzido a uma personalização em cima do que já está pronto.

Com ferramentas intuitivas para se trabalhar, recursos pré formatados e flexibilidade para o usuário, o Wix faz com que a tarefa de criação de um site seja brincadeira de criança.

A interface da plataforma traz facilidades para o usuário criar designs que estão em alta hoje em dia, com conceitos de marketing digital que são usados em sites de grandes empresas para tornar a navegação mais fácil.

Área: Criação de plano de negócios: Plano de negócio

Para viabilizar uma ideia, trazer novos investimentos e expandir o seu empreendimento, a coisa mais importante a se fazer é criar um plano de negócios eficiente.

Não é uma tarefa simples, pois demanda muito estudo de indicadores e conceitos administrativos que não são triviais para muitos empreendedores de primeira viagem.

O aplicativo do SEBRAE foi feito justamente para facilitar a montagem de um plano de negócios para o gestor, com o uso de linguagem simples e direta, exemplos de diversos tipos de empreendimentos, vídeos instrutivos, dicas para os setores de agronegócio, prestação de serviços, indústria e comércio.

A criação do plano de negócio pelo aplicativo é personalizável, tem possibilidade de exportação para diferentes formatos de arquivo, como Word e PDF, possibilidade de cadastrar até 5 planos diferentes co o mesmo CPF e tudo isso sem pagar nada.

É uma ferramenta excepcional para quem precisa de ajuda para descrever o próprio negócio para atrair mais investidores.

Área: Controle Financeiro – Conta Azul

Todo tipo de negócio precisa de um controle financeiro de ponta para funcionar adequadamente.

Empresários de primeira viagem costumam perder muito dinheiro e fazer o próprio negócio afundar em dívidas simplesmente por que não acompanham as finanças do empreendimento.

O uso de aplicativos para facilitar a gestão financeira pode ser um diferencial para a empresa cuja saúde financeira está comprometida, e o Conta Azul apresenta soluções fundamentais para esse tipo de problema.

O Conta Azul integra processos de gestão desde as finanças até a venda com cadastro de clientes, estoque e relatórios.

As transações comerciais são registradas em sistema integrado ao sistema bancário, as ordens de serviço e as emissões de orçamento são feitas com facilidade.

Na produção o aplicativo oferece o controle de propostas de venda integrado com a emissão de NF-e, emissões de boleto e atualização de giro de estoque automática.

Por fim os relatórios são gerados online com informações a respeito do estoque, das vendas e das vendas da empresa, o que facilita a contabilidade e a gestão do negócio.

Área: Gestão de canais de comunicação – Google Analytics

O aplicativo Google Analytics é sem dúvidas uma das ferramentas mais eficientes para a análise e acompanhamento do marketing digital da sua empresa.

A plataforma oferece organização de todos os seus canais de comunicação de maneira integrada, elabora relatórios de maneira personalizada, oferece kits de desenvolvimento de software para Android e IOS com finalidade de melhorar a gestão de marketing da sua empresa, analisa a quantidade de vendas, a taxa de conversão de clientes, taxas de engajamento com canais de comunicação e muito mais.

A plataforma realiza análises muito úteis para negócios em expansão, que precisam saber rapidamente qual tipo de marketing é mais efetivo.

Os relatórios ajudam a identificar quais características dão mais resultado no website da sua empresa e quais são as páginas mais procuradas no seu ramo.

Além disso é possível acompanhar o desempenho da sua publicidade em redes sociais, anúncios dos seus produtos, relevância no buscador da google e até como os clientes se relacionam com a sua marca por vias indiretas.

É uma ferramenta poderosa para profissionais de marketing e vendas, e não pode ser ignorada quando se fala em ferramentas de gestão.

Quer saber mais sobre ferramentas de gestão que podem otimizar o seu tempo e acelerar os seus resultados? Leia o nosso post sobre Áreas em que fazer o uso de ferramentas de gestão são recomendadas.