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Saiba como executar mais tarefas fazendo menos

Hoje vamos ensinar formas de executar mais tarefas fazendo menos! Parece contraditório? Então acompanhe e entenda essa forma de encarar as responsabilidades de maneira mais inteligente!

Você provavelmente já chegou no fim do dia precisando daquele tempo extra, certo? Provavelmente, todos nós já tivemos aquela impressão de que 24 horas não são suficientes para realizar todas as obrigações.

Muitas pessoas buscam formas de executar mais tarefas, seja buscando agilidade ou abrindo mão de horas de sono e refeições. Apesar de parecer dar mais resultados — afinal, elas terão mais horas disponíveis no dia, não é mesmo? — isso pode gerar um efeito reverso, prejudicando não só sua saúde como a fluidez do seu trabalho.

Por isso, hoje vamos ensinar formas de executar mais tarefas fazendo menos! Parece contraditório? Então acompanhe e entenda essa forma de encarar as responsabilidades de maneira mais inteligente!

Obrigações e pressão: lidando com as influências da rotina

Verdade incontestável nos dias atuais, estamos cada vez mais expostos aos estresses da rotina: atividades no trabalho, obrigações em casa, tentativa de conciliar tudo com os seus momentos de descanso e convívio com a família.

O grande problema é que muitas pessoas acabam abrindo mão de pequenas ações para conseguir economizar o tempo e redirecioná-lo para funções importantes. Mas por que muitas vezes isso não dá certo?

A longo prazo, o estresse psicológico começa a atuar no seu corpo, te tornando mais exausto e menos propício a cumprir com as obrigações de forma ágil — afinal, você abriu mão de duas horas de sono, não tirou um tempo para relaxar nem foi praticar aquele esporte que fazia antigamente.

A recomendação atual é diminuir a velocidade para melhorar a qualidade de vida e consequentemente se tornar uma pessoa mais produtiva!

Imagine duas pessoas, uma sobre forte pressão e com alto nível de estresse e outra mais calma: se ambas forem realizar a mesma atividade, é praticamente certo que a estressada produzirá mais lentamente e com um resultado muito inferior à calma. Isso porque o descanso permite que haja um foco maior no que está sendo realizado, reduzindo os erros e melhorando a qualidade do que é feito.

Pressão é um fator presente no dia a dia de todo mundo, mas é de vital importância que você saiba lidar com isso de maneira positiva, usando-a como incentivo para melhorar ao invés de absorvê-la de maneira negativa!

Colocando em prática algumas dicas para produzir mais em menos tempo

Se diminuir as horas de descanso para executar tarefas é contraproducente, o que pode ser feito para fazer mais em menos tempo?

É recomendado, primeiramente, que você prepare sua mente e seu corpo! A produtividade é algo que deve ser trabalhado diariamente, então algumas práticas podem ajudá-lo a entender melhor o que fazer para seguir focado no seu objetivo:

Planeje manhãs mais lentas

Para preparar-se para um dia atarefado, é extremamente recomendado que você comece com uma manhã mais leve. É esperado que esse momento seja usado para começar a se preparar gradativamente para o desenvolver do dia.

Quem acorda preocupado e com a cabeça em outro lugar, pensando em fazer muitas coisas simultaneamente, tem uma grande probabilidade de desenvolver um estresse logo cedo — que vai refletir para o resto do dia, tanto no aspecto profissional quanto pessoal.

Por isso, comece com um serviço mais leve e procure finalizá-lo antes de começar outro. Assim é possível desenvolver uma rotina de boas práticas que vão se espalhar pelas manhãs, tardes e noites e, rapidamente, você vai conseguir executar mais tarefas em menos tempo.

Desconecte-se de interrupções

Vivemos em uma era tecnológica: smarthphones, tablets, redes sociais, notebooks etc., estão próximos e podem ser grandes vilões no dia a dia.

Muitas vezes, pessoas tem a impressão de estarem extremamente atarefadas, mas na verdade o tempo é todo consumido com distrações e interrupções indevidas. Afinal, quem nunca se distraiu em uma rede social e perdeu 30 minutos importantes fazendo o que não devia?

O ideal é desenvolver a atenção nas suas atividades e tentar se desligar um pouco dessas influências nada positivas para sua produtividade.

Uma mudança drástica pode ser desafiadora, então pequenas ações podem servir de auxílio para você, com o tempo, aprender a se desvincular desses aparelhos enquanto está realizando suas obrigações:

  • colocar o celular no modo silencioso;
  • cancelar os avisos na tela do celular;
  • desativar notificações dos aplicativos do computador;
  • evitar o acesso às redes sociais durante determinado horário.

Não se esqueça que isso é aplicável em outros momentos do dia — que também podem refletir na sua rotina!

Ao dormir, tente desconectar os aparelhos da internet. Celulares vibrando e acendendo durante a noite, podem prejudicar o momento de descanso e afetar sua produtividade no dia seguinte.

Isso se aplica, ainda, aos momentos de leitura, esportes e lazer com os amigos: use o tempo de forma eficaz, evitando distrações e aproveitando o máximo possível! Afinal esse é um momento para relaxar e tirar a pressão das tarefas.

Mude seus hábitos de leitura

Em primeira vista, pode parecer que os hábitos de leitura estão voltados apenas para livros e revistas, certo? Mas você já parou para pensar como quase toda comunicação por meio da tecnologia está escrita?

Comentários no Facebook, tweets, emails, mensagens de Whatsapp, textos acadêmicos, relatórios profissionais, etc. mostram como nossa vida está mais rodeada de leitura do que imaginamos. Mesmo se lhe falta o costume de ler livros, a todo momento estamos consumindo conteúdo escrito!

Então, aproveite essa realidade e passe a buscar conteúdo realmente importante para você! Hoje temos acesso à infinitas informações na internet e por isso, saber filtrar o que é útil pode mudar a maneira como as coisas são vistas.

Imagine a praticidade de executar uma tarefa relacionada à algo que você já leu — e por isso tem noção do que se trata? Basicamente, quanto mais tempo investido em breves leituras realmente aplicáveis à sua rotina, mais fácil realizar suas atividades.

Isso quer dizer que é possível simplificar — e muito! — as maneiras de fazer suas atividades, reduzindo o tempo gasto com tentativas e retrabalhos.

Defina um grande objetivo não profissional

Todo mundo possui obrigações profissionais, mas nem todos sabem balanceá-las com o lado pessoal: um erro muito comum é ficar cada vez mais focado no trabalho e esquecer de buscar seus próprios objetivos, o que pode levar a uma série de problemas.

Os famosos workaholics — viciados em trabalho — são um fenômeno cada vez mais comuns na sociedade que prega uma cultura de trabalhadores exclusivamente voltados para buscar resultados, mesmo se tiverem que abrir mão de suas aspirações pessoais.

Porém, como já dissemos anteriormente, viver em função exclusiva do profissional pode afetar negativamente sua qualidade produtiva, aumentando a pressão sobre você, como ainda atinge sua saúde mental.

A ideia de traçar objetivos pessoais é desenvolver um espírito de conquista! Esse é um dos grandes pilares da motivação, capaz de esclarecer quais são os reais propósitos e o que fazer para alcançá-los.

Assim é possível definir níveis de importância para as atividades e abrir mão de funções que não agregam em nada. Afinal, a execução de tarefas não deve se ater apenas em quantidade, mas qualidade.

Aceite não ter todas as respostas imediatamente

É comum que pessoas tentem se responsabilizar por mais do que elas podem lidar — seja para mostrar mais profissionalismo, seja para provar para si mesma que ela é capaz. Contudo, tão frequente quanto, algumas não conseguem seguir com tudo o que lhes foi designado.

Saiba dizer não, assuma suas incertezas e dúvidas e não tenha medo em procurar alguém que possa te ajudar. Além do aprendizado com o auxílio de profissionais capazes, você evita a necessidade de refazer tarefas por algum erro que colocou em risco o andamento de um projeto.

Lembre-se que existem pessoas interessadas em compartilhar conhecimentos, portanto, ao encontrar parceiros com real interesse em auxiliá-lo, fica mais fácil executar atividades de forma ágil e prática. Isso garante uma economia de tempo que, por sua vez, poderá ser reaplicado em novos serviços.

Ainda há um receio ou vergonha de admitir o desconhecimento ou a incapacidade de realizar determinada obrigação e isso pode ser extremamente prejudicial para aqueles que estão interessados em melhorar a própria produtividade.

Portanto, saiba dizer não para tarefas que destoem dos seus objetivos, bem como buscar ajuda para assuntos que você não domine. Assim, é possível desenvolver um perfil profissional muito mais estável, além de funcionar como uma ótima rede de networking.

Fazendo mais em menos tempo

Executar mais tarefas envolve não só sua velocidade para cumprir atividades. Se conhecer é o primeiro passo para se tornar uma pessoa mais produtiva e, com isso, criar planejamentos e modelos a serem seguidos para que a pressão não seja sua inimiga.

Muitas vezes queremos fazer várias coisas simultaneamente a acabamos nos perdendo entre elas, então por que não manter a calma para solucionar os desafios que aparecem, um de cada vez? Assim, é possível que tudo seja feito com muito mais qualidade e atenção, garantindo um trabalho mais limpo e fácil de ser executado.

E você, leitor? Está preparado para colocar em prática essas dicas para executar mais tarefas em menos tempo? Quer se aprofundar mais nesse tema para se tornar uma pessoa muito mais produtiva? Então aprenda um pouco mais sobre otimização do tempo e como gerenciar melhor seu negócio!