empreendedor aprendendo como usar excel

Como usar Excel: passo a passo completo

Aprender como usar excel poderia te ajudar a organizar, visualizar melhor e calcular com precisão diversos aspectos de um negócio.

Existem diversas plataformas, sistemas e ferramentas para tornar o dia a dia de empreendedores e gestores mais simples. Porém, poucas delas são tão úteis, práticas e funcionais quanto uma boa planilha do excel.

Monitoramento de metas, geração de gráficos, administração de dados, gerenciamento de contatos, organização de tarefas, acompanhamento de calendário… poucos aplicativos são tão versáteis.

Porém, muitas pessoas acabam não extraindo o máximo do potencial dessa ferramenta simplesmente por não explorar todos os recursos disponíveis ou pela ideia de que é uma coisa complexa.

Com isso, você pode estar complicando sua gestão, sendo que uma planilha simples e básica poderia te ajudar a organizar, visualizar melhor e calcular com precisão diversos aspectos de um negócio.

Especialmente para empresas com menos recursos e gestões mais centralizadas, essa pode ser a solução para a ausência de um software caro e sofistiticado de gestão.

Por isso, resolvemos reunir neste conteúdos as principais funções que você precisa conhecer para aprender como usar Excel de maneira inteligente, sem se perder em meio a diversos dados nem exagerar na quantidade de abas e acabar comprometendo sua análise e administração.

Visão geral

O Excel é, basicamente, um programa composto de páginas de planilhas infinitas. Cada quadro dessa planilha é uma célula que pode conter informações numéricas, textuais, fórmulas e outras implicações, dependendo dos seus objetivos.

O bom disso é que com um único documento você poderá gerar diversas planilhas — cada uma em uma aba, que são essas páginas — para não precisar de inúmeros documentos diferentes dentro de um mesmo setor, por exemplo.

A escolha de quais planilhas ficaram no mesmo documento pode ser feita por você de maneira estratégica, otimizando os processos.

Por exemplo: dentro da planilha “Custos com Deslocamento”, você pode criar uma aba para cada mês e, com alguns cliques, observar as diferenças de cada período. Fácil não é?

Agora vamos entender como isso funciona na prática.

Outras opções para o Excel

Além da versão original, presente nos pacotes da Microsoft Office, existem outras opções de documentos similares com as mesmas funções para atender às mesmas necessidades, porém de outras empresas e com alguns benefícios.

A vantagem do Excel é que geralmente já vem instalado em computadores com configurações básicas. Porém, se não é o seu caso, você pode usar o Spreadsheets, do Google, que é o sistema de planilhas online do Google.

Nesse caso, a vantagem é que o documento fica online e pode ser compartilhado com outros usuários, usado de maneira simultânea e acessado de qualquer lugar através do email.

O funcionamento é basicamente o mesmo, por isso se você aprender a usar uma ferramenta não terá grandes problemas para utilizar a outra.

Como usar Excel básico na prática

As planilhas são compostas de coordenadas verticais — colunas, nomeadas de acordo com letras do alfabeto — e coordenadas horizontais — linhas, nomeadas por números. Ambos os casos em ordem crescente.

Sendo assim, cada célula possui um endereço único — A1, A2, A3, A4, e assim sucessivamente — em que você pode colocar informações independentes ou correlacionadas com outras linhas e colunas.

A ideia é exatamente a de uma tabela: linhas e colunas servem para organizar informações e criar um sistema que facilite a visualização de dados.

Veja o exemplo:

como usar excel

Seguindo a mesma ideia do primeiro exemplo, na “coluna A” foram especificados os tipos de transporte, e nas colunas “B,C,D e E” as semanas de um mês.

Com isso, de acordo com cada linha da “coluna A” você deve especificar os custos com o transporte referente de acordo com as semanas. Por exemplo, na “linha 2”, os com Uber conforme a semana especificada na coluna.

Pensando que este acompanhamento é mensal, você pode criar uma nova aba no mesmo documento para cada mês do ano. Basta clicar no “+” que se encontra no canto superior esquerdo da planilha, e “adicionar uma nova página” conforme o exemplo:

como usar excel

Entendendo este princípio básico, é possível gerar os mais diversos tipos de cruzamento de informações para visualizá-las de maneira sistêmica e funcional. As demais funções apenas ajudarão você a tornar as tarefas mais simples e trabalhar com dados mais complexos.

Configurando uma célula

Dissemos anteriormente que cada célula — A2, por exemplo — é uma casa. Com isso, você pode configurar essa casa de acordo com a informação que deseja preencher.

Basta acessar clicar na célula ou selecionar todas as células — segurando o mouse na primeira e puxando até ter selecionado todas as demais — e configurar de acordo com o tipo de informação desejada. No caso do exemplo, selecionamos as células de B2 até E7 e configuramos como “moeda”, já que se tratavam de valores em reais.

como usar excel

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Existem diversas opções que podem variar de acordo com o objetivo da sua planilha.

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Criando fórmulas

Outra dúvida comum e que pode ajudar muito a vida de empreendedores é a função de criar fórmulas com as células, evitando que você precise fazer, por exemplo, contas a parte para chegar a um valor total.

Ao usar o símbolo de “=” em uma célula, automaticamente ela te abre as possibilidades de funções.

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As contas mais básicas, como soma, subtração, divisão e multiplicação podem ser encontradas preenchendo com a primeira letra de cada uma dessas palavras, conforme o exemplo acima.

Depois disso você tem duas opções:

  • Pressionar a tecla “Ctrl” em seu teclado e selecionar clicando em todas as células que você deseja somar;
  • Preencher com a palavra “Soma” e acrescentar um parêntese, colocando entre “dois pontos” a célula inicial e a célula final da sua soma, como o exemplo: =soma(b2:b5)

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Se você segurar no campo inferior esquerdo da célula que possui a soma e puxar — clicando no mouse e arrastando — para as colunas do lado, você conseguirá copiar a fórmula, porém adequando a cada coluna em questão.

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Configurando linhas e colunas

É possível configurar uma ou mais colunas inteiras da sua planilha com alguns cliques. Para isso, basta clicar no nome da coluna ou da linha — B, 2, etc. — para selecionar o intervalo.

como usar excel

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A partir daí você pode usar o menu superior para configurar os dados dessa seleção, como negritar, mudar a fonte, o tamanho, a cor de fundo, alinhar — à direita, esquerda ou ao centro — e ainda formatar os dados selecionados de acordo com a sua especificidade, como mostramos anteriormente.

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Além disso, é possível, ao selecionar uma linha ou uma coluna, clicar com o botão direito do mouse e realizar outras configurações, como organizar por ordem alfabética, excluir a coluna ou a linha, inserir uma nova à esquerda ou à direita, recortar, copiar, ocultar — interessante para que você visualize dados individualmente — e outras muitas funções.

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Além disso, clicando na interseção entre o início das colunas e das linhas, é possível selecionar toda a planilha e aplicar configurações a todos os seus dados.

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Também é possível mesclar células, ou seja, juntar mais de um campo para organizar informações sistêmicas. Basta clicar nas células desejadas — elas precisam estar próximas uma à outra — e clicar no ícone — mesclar — no menu superior.
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Ideal para somatórios, títulos de da planilha ou listar mais informações que tenham algum elemento comum, como o exemplo abaixo.

Outras funcionalidades

Agora que você já conhece como usar Excel nas funcionalidades mais básicas e já consegue criar uma planilha e uma tabela simples, vamos listar algumas opções de modelos e tarefas que podem ser solucionadas ou facilitadas através dessa ferramenta.

Informações (em texto)

Administrar informações como preenchimento de formulários, agenda, banco de dados, organização de eventos e qualquer outra informação sistêmica ou com detalhamentos. Isso ajudará você a manter essas informações organizadas e ainda a visualizar melhor os dados.

Dados (em valores)

Além disso, planilhas do excel é uma excelente ferramenta para organizar informações financeiras como controle de contas, de caixa, de estoque, de insumos e de outras informações que precisem de análise financeira. Além disso, como listamos, é o programa ideal para fazer contas — somatório, análise de gastos, etc — de maneira automática, simples e prática.

Datas e horas

O Excel também pode ser usado como um sistema de análise e armazenamento de dados como banco de horas, para fazer a verificação de custos em relação a um prazo, comparativo entre períodos, e qualquer outra administração de dados relacionados unidades de tempo.

Contas

Pessoais ou profissionais, dão um overview de gastos, organização de pagamentos por data de vencimento, controle de contas pagas e outras ações que ajudem você a administrar melhor o seu dinheiro e se organizar financeiramente.

Estatísticas

Desenvolvimento da empresa, dados de marketing, informações administrativas, análise de ações, crescimento, análise de mercado… tudo isso também pode ser facilitado se você utilizar um conjunto de planilhas dessa ferramenta.

Referências

Agrupar informações por tipo que são referência de uso diário ou em determinados períodos. Sites, fornecedores, blogs, clientes, parceiros, concorrentes e qualquer outro dado de referência, sendo possível fazer comparativos, destaques ou mesmo organizar todos esses dados em um único documento, separando por abas.

Conclusão

O Excel, se bem utilizado, pode ser a ferramenta chave para a administração de dados na sua empresa. Principalmente para negócios que não contam com sistemas e softwares de gestão específicos, ele atenderá facilmente as demandas dos primeiros anos e ainda poderá servir de banco de informações.

Caso você tenha ficado com alguma dúvida, comente abaixo e tentaremos ajudar você! Gostou do nosso conteúdo? Confira 7 ferramentas de administração para utilizar em seu negócio!