Como aumentar a eficiência de suas reuniões

Como aumentar a eficiência de suas reuniões

Como aumentar a produtividade em reuniões

Estamos aqui para lutar contra mais uma fonte de enrolação: as reuniões. Tenho muita convicção de que uma reunião presencial é extremamente importante, o problema é que muitas vezes elas são enroladas. Para lutar contra esse matador de tempo, seguem algumas dicas para economizar seu tempo e dos outros presentes na reunião.

1.    Tenha em mente qual o objetivo da reunião
Se você pretende fechar algum negócio, tomar alguma decisão estratégica, colher ideias da equipe ou informar o status de algum projeto, a reunião é válida. Caso contrário, não perca o tempo das pessoas com uma reunião inútil.
2.    Comece na hora marcada
Se alguém estiver atrasado, comece sem essa pessoa. Na próxima vez ela não se atrasará. Não perca o tempo de quem chegou a tempo.
3.    Termine na hora marcada
Ter um horário para terminar a reunião te força a ter foco nos objetivos. Deixar a reunião rolar indefinidamente não aumentará a criatividade da equipe, apenas deixará todos cansados e com o pé atrás antes de marcarem outra reunião com você. Não perca o tempo das pessoas enrolando até tarde.
4.    Alcance os objetivos previstos
Por mais óbvio que possa parecer, poucas pessoas tem um controle rígido sobre todos os pontos terem sido alcançados. Não perca o tempo das pessoas forçando-as a ter outra reunião para decidir o que já era pra ter sido decidido.
5.    Estabeleça responsáveis e prazos
Não definir um responsável e um prazo para uma atividade é um ótima forma de garantir que ela será esquecida. Por mais que exista uma tarefa para mais de uma pessoa, é preciso que exista apenas um responsável, ele que será cobrado para que a tarefa seja entregue no prazo estabelecido. Não perca o tempo das pessoas com atividades estilo amigos que não se encontram faz tempo:
– Precisamos marcar uma cerveja um dia desses!
– Opa! Vamos sim! Qualquer dia eu te ligo!

6.    Tenha por escritos as decisões tomadas
Não confie na sua memória, tenha alguém anotando as decisões, responsáveis e prazos. Depois da reunião mande essa ata para todos os presentes ou pessoas relacionadas às decisões da reunião. Não perca o tempo das pessoas fazendo com que elas se lembrem de tudo que foi discutido.
Existem mais algumas formas de aumentar a produtividade de reuniões, mas essas 6 dicas se aplicadas corretamente, terão um resultado fenomenal no seu processo de tomada de decisões.

Abraços!
Millor Machado (por reuniões mais úteis)