5w2h: anotaçõesplanejamento estratégico é o primeiro grande passo no caminho do sucesso para qualquer negócio.

">

Conhece o 5w2h ? Uma poderosa ferramenta de planejamento!

Ter um bom planejamento estratégico é o primeiro grande passo no caminho do sucesso para qualquer negócio.

Ter um bom planejamento estratégico é o primeiro grande passo no caminho do sucesso para qualquer negócio.

Porém, de nada adianta esse planejamento, se não há uma forma organizada e clara de executar as ações propostas definidas nele, juntamente com as atividades operacionais que servem como base para o funcionamento da empresa e com esse planejamento de alguma forma.

Junto a essa realidade, um dos grandes desafios dos colaboradores de uma empresa é conseguir identificar facilmente como executar as suas atividades ao longo do seu dia a dia, mais especificamente, saber principalmente o que, como e quando fazer.

Soma-se a isso, a necessidade do foco na produtividade que está presente cada vez mais na rotina de todo trabalho.

Dessa maneira, o empreendedor possui também o desafio de proporcionar, para seus colaboradores, uma forma  cada vez mais clara de como devem ser executadas as tarefas do dia-a-dia e planos de ação que dão base ao planejamento estratégico da empresa e sua atividade fim.

O objetivo disso é fazer com que seus colaboradores se sintam mais confortáveis em executar seu trabalho com segurança, trazendo cada vez mais excelência na execução de atividades, contribuindo para o bom andamento da operação da empresa como um todo.

Então, por onde começar?

A partir desse cenário, a busca por respostas é muito comum, mas há quem diga que para termos as respostas que procuramos, temos que fazer as perguntas certas, não é mesmo?

Fazer as perguntas certas pode ajudar (e muito!) qualquer empreendedor e qualquer negócio a estabelecer um direcionamento claro e objetivo para a execução de suas atividades operacionais e planos de ação para as atividades que vem de uma estratégia maior.

Sendo assim, uma maneira de se fazer as perguntas certas e, além disso, de forma completa e produtiva, é aplicar a metodologia 5W2H nas atividades e planos de ações.

O que é o 5W2H?

O 5W2H é uma metodologia ou ferramenta que auxilia o planejamento e, posteriormente, a execução de qualquer atividade ou processo.

Mais especificamente, no contexto de uma empresa, ela ajuda no direcionamento de como será feito aquela atividade proposta de forma fácil, sem deixar dúvidas por parte de nenhum colaborador, esteja ele envolvido naquela atividade, ou não.

Sua origem vem de terras orientais, no Japão.

Primeiramente foi aplicada em empresas tradicionais com um foco maior em realizar a gestão de qualidade em processos rotineiros, porém foi algo que deu tão certo que atualmente é utilizado para aplicar em qualquer planejamento de qualquer  atividade de uma empresa.

Como funciona?

Ela funciona como uma lista ou checklist baseado na própria sigla que dá nome a metodologia.

A sigla corresponde as letras iniciais (em inglês) das 7 perguntas que direcionam o que deve ser definido para a execução da atividade.

Dessas 7 perguntas, 5 são iniciadas pela letra W e 2 pela letra H.

Segue abaixo, as perguntas que devem ser respondidas através da metodologia:

  • What: O que será feito? Ou seja, qual a entrega da atividade?
  • Why: Por que será feito? O que justifica a execução dessa atividade?
  • Where: Onde será feito?
  • When: Quando? Qual o período de tempo para a execução dessa atividade?
  • Who: Por quem será feito? Quem serão os responsáveis pela atividade?
  • How: Como será feito? Quais métodos e ferramentas serão utilizados?
  • How much: Quanto vai custar?

Sendo assim, respondendo a todas as perguntas acima, um plano de ação ou atividade ficará muito mais claro e objetivo para toda empresa, antes mesmo da sua execução.

Por que o 5W2H pode levar a empresa ao sucesso?

Conforme falamos anteriormente, executar bem as atividades e planos de ações é fundamental para que a empresa consiga construir uma base sólida em busca do sucesso da sua estratégia.

Utilizar o 5W2H para dar base nessa execução ajudará no alcance dos seguintes benefícios para empresa:

  • Clareza para os colaboradores o que deve ser feito de forma objetiva;
  • Mostra a importância daquela atividade;
  • Proporciona um alinhamento de expectativas de toda empresa referente aquela atividade;
  • Elimina qualquer dúvida em relação a atividade;
  • Facilita a produtividade na execução;
  • Mostra o porque aquela atividade é necessário;
  • Ajuda a prever os recursos para a execução da atividade;
  • Trás objetividade para a execução;
  • Pode também ajudar na economia de recursos e identificação de possíveis gastos desnecessários.

Além de tudo isso, a nível de gestão, consegue-se focar na parte estratégica porque os colaboradores não ficarão com dúvidas básicas durante a execução e ainda, ficarão mais felizes e motivados, pois todas as ações que precisarão realizar estarão claras e delimitadas.

Ou seja, proporciona uma certa tranquilidade para o empreendedor focar na frente estratégica da empresa, pois estará seguro que seus colaboradores estão seguros em executar suas obrigações e tarefas.

Como aplicar o 5W2H no dia a dia da empresa

Montamos aqui um passo-a-passo rápido que mostra como qualquer empresa pode aplicar o 5W2H a partir de agora e tornar a vida dos seus colaboradores mais produtiva e fácil:

  1. Escolha as primeiras atividades: Nesse momento foque em poucas atividades, a ideia aqui é testar a eficiência da metodologia;
  2. Junte as equipes responsáveis por essas atividades e respondam juntos todas as perguntas de maneira mais cirúrgica possível;
  3. Após isso, meça a eficiência na execução dessas atividades e compare com as atividades que não foram aplicadas o 5W2H;
  4. Colete o feedback dos colaboradores envolvidos nessas atividades e faça eventuais correções (se necessário);
  5. Aqui temos plena certeza que você já identificou o ganho que as atividades tiveram em produtividade e eficiência, então aplique para todas as demais atividades da empresa.

Em quais atividades o 5W2H pode ser aplicado

Conforme já dito, o 5W2H pode ser utilizado em praticamente todo tipo atividade que envolva um mínimo de planejamento e orientação para sua execução.

Essas atividades podem ser desde uma rotina financeira até a execução de etapas de um planejamento comercial, ou seja, qualquer operação que envolva um passo-a-passo, recursos, responsáveis e principalmente uma entrega.

Por exemplo, o processo de contratação de uma empresa de software pode ser mapeado com o 5W2H da seguinte forma:

  • O que será feito? Contratação de um novo desenvolvedor.
  • Por que será feito? Atender a necessidade de aumentar a equipe.
  • Onde será feito? Ferramentas online e presencialmente na empresa.
  • Quando será feito? A previsão é de mais ou menos 1 mês de duração para o processo.
  • Por quem será feito? Os processos iniciais serão feitos pelos analistas de RH da empresa e a entrevista final pelo gerente de RH e líder técnico da empresa.
  • Como será feito? Entrevistas online e prova de conhecimento técnico.
  • Quanto vai custar? Horas de trabalho das pessoas envolvidas no processo

Percebe-se aqui que o 5W2H não é útil apenas para atividades profissionais mas também para qualquer atividade de caráter pessoal, como por exemplo, planejar uma viagem.

Qual ferramenta pode ser utilizada para colocar o 5W2H em prática

Para colocar o 5W2H em prática não tem segredo!

A empresa só precisa encontrar a maneira que fique mais confortável para documentar e disponibilizar essa informação.

A única regra aqui é que seja possível documentar as respostas para os 5Ws e 2Hs de cada atividade nessa ferramenta, e que de preferência seja feito em forma de tabela, para sua melhor visualização.

Seguem algumas ideias de ferramentas que podem ser utilizadas:

  • Folha de papel;
  • Arquivos .doc ou .pdf;
  • Planilhas;
  • Templates e modelos prontos disponíveis na internet;
  • Ferramentas de gestão de projetos;
  • Qualquer outra ferramenta de documentação interna da empresa.

O importante é que a ferramenta seja de fácil acesso e utilização por todos os colaboradores, para que eles possam consultar e fazer eventuais correções sempre que possível.

Dessa maneira, além de todas as vantagens que já citamos, acrescenta-se ai, a transparência e a valorização da gestão do conhecimento, que são dois pilares que também ajuda na organização e cultura da empresa.

Conclusão

Como você pode ter notado, o 5W2H é uma metodologia fácil que se aplica a qualquer tipo de atividade.

Ou seja, se encaixa no contexto e realidade de qualquer tamanho de empresa, seja ela de pequeno, médio e grande porte.

Lembrando que as principais vantagens que essa metodologia pode trazer para as organizações que a aplicam na prática, envolvem tanto a objetividade e produtividade na execução de suas atividades, até a previsão e economia de recursos.

Além disso, empresas que aplicam o 5W2H tendem a ter colaboradores mais engajados com suas atividades, devido ao fato da metodologia fornecer um bom direcionamento e apoio na execução de suas atividades e obrigações.

Quer um motivo a mais para começar a utilizar o 5W2H hoje mesmo? O custo é praticamente zero! Isso mesmo!

Creio que você já deve ter percebido que a metodologia é livre e é possível aplicá-la com ferramentas já existentes na empresa ou que tenham baixo custo, conforme foi sugerido anteriormente.

E então? Está esperando o que para começar a aplicar o 5W2H na sua empresa?
Esperamos que você tenha gostado do artigo e aplique sobre o 5W2H desde já em sua empresa! Agora, o que acha de dar uma aprofundada sobre Mapa mental: a chave para organizar seus projetos!