Sistema de gestão: o que é e quais são os melhores no...

Sistema de gestão: o que é e quais são os melhores no mercado?

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sistema de gestão, pessoas trabalhando

Quando falamos de sistemas de gestão, nos deparamos com diversas conceituações abordadas por diferentes autores.

Porém, é possível perceber características nas definições que se convergem e contribuem para o entendimento do conceito.

Para a FQN, Fundação Nacional da Qualidade, um Sistema de Gestão é um conjugado de práticas com determinado padrão que interagem entre si com o objetivo de gerir um negócio e produzir resultados positivos não somente de caráter financeiro.

As melhorias podem aparecer nos indicadores de qualidade, na redução de riscos para o trabalhador, redução de impacto ao meio ambiente e, consequentemente, o uso dos recursos naturais com mais eficiência.

Mas qual a necessidade e os benefícios da utilização de um sistema de gestão em um negócio?

Saiba mais a partir destas reflexões e tire suas próprias conclusões!

Impacto em toda a cadeia

As melhorias advindas da implantação do sistema de gestão podem impactar diferentes pontos da cadeia.

Desde o cliente final perceber as diferenças no preço e no produto, até a satisfação do público interno em relação à melhoria de qualidade de vida e diminuição de riscos de acidentes de trabalho.

Sem contar a reação positiva da comunidade em relação à diminuição dos prejuízos ao meio ambiente, causando um bem-estar coletivo na região da empresa.

Percebe a importância de usar ferramentas de gestão em diferentes áreas da sua empresa?

Esses exemplos ilustram brevemente a relevância da busca da melhoria contínua para o negócio, baseada em indicadores que contemplem qualidade, meio ambiente, saúde e segurança do funcionário.

Mensurar cada indicador e seus avanços permite acompanhar de perto o desempenho do negócio e melhorar a sua performance.

Vantagens da implantação

É possível destacar alguns principais benefícios da implantação de um sistema de gestão em seu negócio.

1. Ajuda a empresa a obter um diferencial competitivo no mercado;

2. Facilita o fortalecimento da imagem da empresa perante seus diferentes públicos — tanto interno quanto externo;

3. Permite padronizar processos de acordo com padrões aceitos internacionalmente, buscando a excelência gerencial;

4. Contribui para uma melhoria no clima organizacional;

5. Possibilita a diminuição de danos ao meio ambiente;

6. Proporciona um ambiente corporativo melhor, com funcionários mais capacitados e mais seguros;

7. Permite mais transparência nos processos e redução de burocracia.

A fim de conseguir mensurar se houve de fato o desenvolvimento de tais melhorias/benefícios no negócio, é necessário delimitar alguns indicadores para subsidiar essa análise.

Exemplos de indicadores

Qualidade

Pode-se medir o número de produtos com defeitos, a quantidade de matéria-prima desperdiçada no processo de produção, as reclamações do consumidor em relação ao padrão esperado do produto, as horas perdidas em razão de ter que parar a produção, etc.

Meio ambiente

É possível estabelecer métricas pela quantidade de consumo de água no processo de produção, a quantidade de resíduos gerados, os destinos que são dados a esses resíduos (podem ser encaminhados às empresas que se utilizam daquela matéria para produção de um novo produto), etc.

Saúde

É importante medir o número de acidentes de trabalho, o número de faltas com e sem justificativa, o número de entrega de atestados médicos, campanhas em prol da saúde e da segurança, horas de treinamento oferecidas.

Com a implantação de um sistema de gestão, a empresa pode atender às exigências de padrão de uma só vez.

Como outros sistemas, há a necessidade de um aperfeiçoamento contínuo, por isso, há um calendário de auditorias, normas e procedimentos a serem seguidos.

Modelo PDCA

Esse modelo bastante utilizado em práticas de gestão tem o objetivo de controlar e otimizar os processos colaborando com o alcance de metas e proporcionando mecanismos para uma melhoria contínua.

Tal método considera os seguintes passos:

Planejar (Plan)

É no momento em que são definidos os objetivos e os caminhos que precisam ser percorridos para alcançá-los;

Fazer (Do)

Quando são enumeradas as ações planejadas para serem colocadas em práticas. Nessa etapa também são avaliados os recursos humanos e materiais necessários que devem ser treinados e/ou adquiridos.

Verificar (Check)

Nessa hora são verificadas se as ações foram executadas conforme planejado, se deram os resultados esperados ao longo do processo.

Atuar (Act)

Aqui são revisados os processos realizados a fim de estabelecer pontos de mudanças e iniciar todo o processo novamente.

Além desse modelo de gestão, há algumas certificações padronizadas em âmbito nacional e internacional.

Elas contribuem para a implantação de um padrão de processos nas empresas e são acompanhadas mediante auditorias periódicas.

A seguir, vamos citar as certificações mais reconhecidas atualmente que podem auxiliar seu negócio no início da implementação de um sistema de gestão.

ISO 9001

Qual organização não quer melhorar o jeito que opera, melhorar sua competitividade no mercado, reduzir custos e melhorar o nível de satisfação de seus clientes?

Um sistema de gestão oferece procedimentos padronizados necessários para o monitoramento e aperfeiçoamento do desempenho de diversas áreas do seu negócio.

A ISO 9001 é uma certificação que pode ser aplicada a qualquer negócio que busque otimizar a forma que é gerida.

Ela pode ser implementada em empresas de diferentes portes e setores, porém, é possível observar impactos maiores nas organizações que têm preparo para aplicá-la em todas as áreas e não somente em determinado setor.

Junto da ISO 9001, outras normas de sistema de gestão foram desenvolvidas e podem ser encaradas como complemento umas das outras em busca de um Sistema de Gestão Integrado (SGI).

As diferentes normas atuando juntas podem agregar um retorno significativo para o investimento na aplicação dessas ferramentas.

ISO 14001

Essa norma é internacionalmente reconhecida e está direcionada no sentido de estabelecer um Sistema de Gestão Ambiental (SGA) eficiente na organização.

O principal objetivo é gerar o equilíbrio entre o alto desempenho da produção e a redução do impacto ambiental.

Para que isso seja efetivo de fato, tem que haver a criação de uma série de estratégias que contribuam para os indicadores de mensuração criados anteriormente, como você já aprendeu aqui em nosso texto.

OHSAS 18001

Para complementar as especificações já citadas, há o Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional (SGSSO) que busca promover um ambiente de trabalho mais seguro aos funcionários, além de prezar pela saúde e bem-estar deles.

Nesse sistema, há uma estrutura que permite identificar e controlar os riscos que afetam a saúde e a segurança do trabalhador, reduzindo o índice de acidentes, proporcionando ambientes mais agradáveis, que contribuem para o bem-estar, e, por fim, potencializando a performance dos trabalhadores e da produção.

Para alcançar os resultados eficientes nessa norma, muitas empresas criam campanhas que incentivam os cuidados com a saúde, tais como: campanhas de vacinação, prevenção da diabetes e obesidade, incentivo à prática de atividades físicas, etc.

Além disso, a grande preocupação das empresas está na segurança, tanto do produto quanto do trabalhador.

Por isso, é possível encontrar ações que falam sobre os dispositivos de segurança necessários para fazer manutenções nas máquinas de produção, alertas sobre cuidados para evitar acidentes de trajeto casa-trabalho-casa, entre outros.

São diversos exemplos presentes nessa temática, porém cada empresa precisa adequar as necessidades do seu negócio ao que a norma espera de resultado para impactar a eficiência do indicador.

Implantando o SGI na sua empresa

Sugerimos algumas etapas que podem ser determinantes para a implantação de um sistema de gestão em seu negócio:

1. Tire uma foto atual do negócio: levante e analise todos os processos e procedimentos nas diversas áreas existentes na sua empresa.

O foco é padronizá-los e formalizá-los em processos escritos a fim de poderem ser utilizados por colaboradores de diversos setores em diferentes momentos. Aqui, preza-se também pela gestão do conhecimento;

2. Divulgue os novos passos: a política da empresa deve estar alinhada aos padrões SGI;

3. Prepare seus aliados: é importante que a equipe esteja sensibilizada e engajada com o novo processo;

4. Atue como facilitador das mudanças: contribua na identificação e solução de problemas das outras áreas, facilitando a mudança de comportamentos no dia a dia da empresa;

5. Acompanhe as auditorias: esteja atento às recomendações feitas nas áreas auditadas e acompanhe as ações que devem ser adotadas para corrigir erros apontados;

6. Avalie sempre: perceba as mudanças que estão sendo feitas, dê feedbacks aos envolvidos, oriente aqueles que ainda estão com processos que precisam ser melhorados.

Lembrando que essas são algumas dicas para te encorajar a iniciar esse processo!

Convoque sua equipe de gestão para pensarem juntos em estratégias que permitam uma evolução mais eficaz nesse processo.

É muito importante que todos os níveis da empresa estejam engajados com a mudança.

É comum os colaboradores se acomodarem com o status quo e negarem a mudança de comportamento em prol de mudanças que vão impactar tanto os resultados da empresa quanto seus resultados individuais.

Por isso, aja como líder e envolva seu time em direção a esse objetivo comum para o sucesso da empresa e de todos os envolvidos — inspire-se nos casos da Copobras e da Portonave!

Lembre-se sempre: “não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende, não há sucesso no que não se gerencia”. William Edwards Deming

Aproveite para saber mais e veja 4 áreas em que você pode aplicar boas ferramentas de gestão!