7 passos para desenvolver uma política de reembolso eficaz na sua empresa

Quando um funcionário realiza viagens a trabalho, ou necessita se deslocar com frequência para participar de eventos, congressos ou reuniões com clientes, é a empresa quem deve arcar com todas as despesas geradas. Por isso, é fundamental que sejam estabelecidas políticas de reembolso e sejam designados responsáveis para organizar esse processo, a fim de evitar prejuízos. Com as políticas traçadas, é possível criar procedimentos, além de delimitar e monitorar os gastos de forma eficaz.

Quando bem definidas, as políticas de reembolso trazem benefícios tanto para os colaboradores como para as empresas. Do lado dos funcionários, as práticas são importantes pois dão garantia de que eles receberão o dinheiro que foi gasto para desempenhar funções que são estritamente corporativas e, portanto, não devem sair de seus próprios bolsos. Já para as empresas, a política de reembolso bem definida ajuda a implementar uma gestão estruturada e completa dos processos, funcionando como um instrumento de controle dos custos de aquisição e manutenção de clientes e de operações diversas e auxiliam na redução de custos de forma geral.

Mas, o que é necessário para desenvolver uma boa política de reembolso? Listamos abaixo os sete passos principais para elaborar e aplicar uma política de reembolso eficaz para a sua empresa:

Entenda a realidade da empresa

Cada empresa possui uma realidade diferente e, por conta disso, a criação da política de reembolso de despesas deve levar em conta as especificidades de cada uma. O número de pessoas que viajam a trabalho, seus cargos e a frequência que realizam essas viagens são alguns dos pontos que devem ser levados em consideração. As finanças da empresa também têm papel fundamental – é necessário definir uma média dos valores que deverão ser ressarcidos aos colaboradores, para evitar surpresas no fim do mês.

O tamanho da organização também é um fator que influencia o estabelecimento das políticas. Em empresas menores, com poucos funcionários que realizam viagens corporativas, os processos podem ser mais simples, menos burocráticos. Porém, em grandes corporações, é importante deixar claro como cada cargo será tratado, o limite de gastos e o que cada um terá direito.

Entenda a lei

A legislação define que qualquer gasto que o funcionário tenha para exercer atividades relacionadas a empresa devem ser reembolsados, ao mesmo tempo que o que for de cunho pessoal ou que não esteja presente na política de reembolso não é responsabilidade da organização. Transporte e deslocamento, hospedagem, refeições, locação de carros, combustível, pedágios e gastos com estacionamentos, por exemplo, são alguns dos principais gastos que devem ser ressarcidos.

É preciso estudar as leis com atenção e entendê-las antes de criar as diretrizes de sua política, a fim de que não entrem em conflito com essas questões. Deixar de seguir o que determina a CLT pode acarretar em problemas jurídicos.

Crie limites para cada tipo de despesa

Determinar quais serão as despesas reembolsáveis – sempre em concordância com a lei – além de qual será o limite de gastos a ser restituído, são etapas primordiais para esse processo.

Estabelecer se todos os funcionários da organização terão o mesmo limite de gastos também é importante. Consultores e vendedores, por exemplo, costumam ter limite de gastos menor do que diretores e sócios da empresa. Todos esses elementos precisam estar claros na política de reembolso.

Monte um processo estruturado de prestação de contas

Outra parte essencial da política de reembolso é a definição do fluxo de prestação de contas e de ressarcimento. O período máximo para envio dos pedidos, os documentos necessários e a forma de pagamento, por exemplo, são alguns dos itens necessários nesse fluxo. É preciso, também, deixar claro para o colaborador o tempo que cada etapa – análise, validação e depósito dos gastos – levará.

O processo de auditoria e aprovação das despesas pode demorar muito mais se, além do departamento financeiro, diretores e supervisores também precisem aprovar os valores a serem reembolsados. Por isso, é preciso estar ciente do tempo necessário para realização de todos os processos e, principalmente, deixar essa informação em evidência em sua política.

Explique aos colaboradores a importância da nova política

Não adianta criar uma política completa se os funcionários não sabem o que ela significa ou, até mesmo, que ela existe. Por isso, comunicá-la de forma ampla, reforçá-la, mostrar seus benefícios e tirar as principais dúvidas que surgirem sobre os processos são as principais dicas. Quanto mais claro estiver o papel e os direitos de cada funcionário na política, menores são as chances da empresa ter dores de cabeça no futuro.

É importante ressaltar também que a implementação da política é responsabilidade dos gestores, mas ela só é eficaz após o entendimento e engajamento dos funcionários. Por isso, levar em consideração a opinião da equipe, principalmente dos que costumam realizar mais viagens a trabalho, é primordial. Procure entender como são as viagens, quais são os custos que mais podem pesar no orçamento e, até mesmo, se eles podem indicar quais são os fornecedores com melhor relação custo benefício.

Crie mecanismos de controle automatizados

Essa é a etapa mais importante e delicada do processo. É preciso que o funcionário entenda que, para ser reembolsado, ele tem que apresentar as notas fiscais e recibos que comprovem os gastos de forma correta, além de inserir os principais dados de cada despesa em relatórios.

Esse processo geralmente é bastante burocrático e manual, mas já existem soluções que automatizam essas atividades, garantindo a otimização da rotina dos colaboradores e a diminuição das possibilidades de erros e fraudes, adicionando tecnologia ao processo e reduzindo as interações humanas.

VExpenses, por exemplo, é um aplicativo que automatiza a prestação de contas. A ferramenta funciona da seguinte forma: após uma despesa, o funcionário tira foto do recibo com a câmera do celular e o sistema identifica automaticamente os dados do recibo, atualizando o responsável da área com relatórios para o monitoramento e aprovação das despesas.

Utilize a tecnologia a seu favor

Em um mercado cada vez mais competitivo, as empresas que possuem processos eficientes acabam se diferenciando, tanto na estrutura de custos quanto na agilidade de tomada de decisão. A tecnologia traz padronização e segurança para processos que, até pouco tempo atrás, eram feitos manualmente, e eram gargalos produtivos para as empresas, “roubando” tempo dos colaboradores e dinheiro das empresas.

Ao investir em soluções tecnológicas, tanto gestores quanto colaboradores podem economizar tempo – segundo projeções, é possível reduzir em até 88% o tempo gasto pela empresa com o processo de reembolso.

Essa economia permite, por exemplo, que a equipe financeira consiga investir em análises mais relevantes para a companhia, como gastos por região do país, por área da empresa ou por projetos e, assim, encontre formas de economia ou possíveis gargalos para serem investigados com mais detalhes.

Como está o processo de reembolso na sua empresa? A política de prestação de contas é clara? Não deixe de conferir nosso conteúdo: Entenda a importância de uma boa gestão de folha de pagamento!

Conteúdo escrito por VExpenses!

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