equipe analisando ciclo PDCA

Ciclo PDCA: Melhorar processos com eficiência

Entenda os principais conceitos do ciclo PDCA, bem como as vantagens e cuidados que devem ser tomados na sua implementação em uma empresa.

Para a otimização dos processos de gestão de uma empresa são adotadas diversas estratégias, dentre elas se destaca o Ciclo de Shewhart, Ciclo de Deming ou simplesmente , Ciclo PDCA. Este ciclo, foi introduzido nos Estados Unidos por Walter a. Shewhart, em 1930 e divulgado posteriormente por Willian E. Deming. Por ser um método simples, pode ser utilizado por todos os tipos de empresas.

Inicialmente o “Ciclo Shewhart” era composto por três passos: especificação, produção e inspeção. Quando Willian E. Deming promoveu a evolução do ciclo, inseriu mais um passo, criando assim a “Roda de Deming”, que era composta de especificação, produção, colocar no mercado e reprojetar.

Nos anos 1950, executivos japoneses abreviaram os passos para: “plan”, “do”, “check”, “action”, sendo criado dessa forma, o PDCA.

A metodologia PDCA traz bastante eficácia para o controle dos processos de um negócio facilitando a tomada de decisões e garantindo o alcance das metas propostas. Tem como ênfase quatro etapas cíclicas, que os gestores devem adotar para a melhoria dos processos.

Acompanhe nosso conteúdo de hoje e entenda os principais conceitos do ciclo PDCA, bem como as vantagens e cuidados que devem ser tomados na sua implementação em uma empresa.

O que vem a ser PDCA?

É uma ferramenta interativa de gestão bastante utilizada no mundo empresarial e tem como objetivo a resolução de problemas e a melhoria continua dos produtos e processos. Baseia-se na repetição, ou seja, após a conclusão de um ciclo automaticamente inicia-se o próximo.

As fases pelas quais é composto possibilitam promover melhoras constantes dentro de uma corporação, pois identificam e implementam soluções para os problemas encontrados.

Etapas do ciclo PDCA

A sigla PDCA provém das iniciais, em inglês, das palavras que compõem cada etapa: “plan”, “do”, “check”, “action” que significam, respectivamente: “planejamento, “execução”, “verificação” e “ação”. Vejamos cada uma delas:

1- Plan (planejamento)

Deve ser baseado nas diretrizes e políticas da empresa. Durante a primeira fase do ciclo são adotados métodos para avaliação, bem como o estabelecimento de metas para a solução dos problemas do negócio.

Deve-se atentar para questões como: os objetivos e metas a serem atingidos, o melhor caminho para a solução do problema, o tempo que será necessário para a resolução da tarefa e, principalmente, a escolha da equipe que irá manipular o processo.

Os cuidados durante essa etapa serão fundamentais para evitar que o desperdício de tempo e as possíveis falhas de execução prejudiquem as próximas fases do PDCA.

2- Do (execução)

Após a fase do planejamento, é hora de colocar em prática a metodologia proposta para a solução das questões. É imprescindível que cada detalhe seja observado, procurando não se desviar do que foi planejado para não comprometer o andamento do ciclo.

Durante esta etapa é necessário que se observe atentamente alguns detalhes, como a capacitação da equipe envolvida para a realização do projeto de modo que estejam preparados para executar o método que será utilizado. Somente com uma equipe motivada e comprometida é possível chegar aos resultados esperados.

Após a preparação da equipe, o plano de ação propriamente dito é colocado em execução, e essa fase deve ser acompanhada de perto pelos gestores para que tudo saia de acordo com o que foi planejado.

Se, de alguma forma não for possível executar o plano conforme o que foi elaborado, torna-se necessário voltar a fase anterior e estudar o porquê do planejamento não ter funcionado.

É na fase de execução que são elaboradas atividades de monitoramento que servirão de base de informações para a próxima etapa.

3- Check (verificação)

Após as etapas iniciais executadas parte-se para a fase de verificação. Durante essa etapa é possível analisar se os resultados alcançados foram os previstos durante a elaboração do projeto.

Essa checagem pode ser iniciada juntamente com a realização do plano de ação, verificando se o trabalho está sendo bem elaborado.

Assim, como após a execução do plano, fazendo análises estatísticas para avaliar os dados e projetar futuras melhorias.

É nesta fase do ciclo que são identificadas as possíveis falhas do projeto e que se faz a avaliação do que se pode melhorar.

4- Action (ação)

Durante o acompanhamento do projeto é normal que surjam alguns detalhes que precisam ser melhorados, seja porque ocorreu um desvio daquilo que foi planejado ou simplesmente pela necessidade de ajustes no plano de ação.

A última etapa do ciclo PDCA trata exatamente das ações para corrigir as lacunas encontradas durante o processo, se baseando no que foi analisado na fase anterior. Com isso, se possibilita mais agilidade nos processos e o aumento da produtividade.

Portanto, nessa fase é necessário corrigir as ações que se desviaram do planejamento, analisar os resultados e, se forem desfavoráveis ao planejado, elaborar novas estratégias para corrigir os erros.  Após as correções serem efetuadas minuciosamente, o ciclo deve repetir-se, a partir de novos parâmetros, seguindo assim o processo de melhoria contínua.

As mudanças no ciclo PDCA podem ser reversíveis e irreversíveis

Reversíveis são aquelas que podemos voltar ao estágio inicial sem que o sistema seja atingido, ou seja, aquelas que, mesmo tendo acontecido podem ser desfeitas sem que o processo seja prejudicado, como, por exemplo, as alterações de formulações ou de procedimentos.

Já o processo irreversíveis, como o próprio nome diz, são aquelas mudanças que, depois de implementadas, não podem ser desfeitas, ou seja, não é possível retornar ao estágio anterior. Um exemplo de mudança irreversível são as reestruturas organizacionais.

Vantagens da implementação do ciclo PDCA em uma empresa

Considerada uma das mais simples ferramentas da qualidade, o ciclo PDCA possibilita o controle de todos os processos existentes em uma empresa, daí a importância da implementação dentro de um negócio. Como vantagens, podemos citar:

É uma ferramenta simples:

A implementação do ciclo PDCA dentro de uma empresa não exige investimento e contribui de forma eficaz para o processo de melhoria contínua.

Possibilita ficar à frente da concorrência:

Geralmente, as organizações que utilizam o ciclo conseguem inovar e ficar à frente da concorrência devido as estratégias elaboradas para a solução dos problemas e o direcionamento da equipe para o desenvolvimento de melhorias contínuas.

Gera aumento da produtividade:

As melhorias constantes dos processos geram benefícios para a empresa, uma vez que ao detectar os problemas que afetam a produtividade, fazendo o uso correto dos recursos tornando o trabalho mais eficiente e mais fácil de ser executado.

Promove Otimização do tempo:

Com a utilização do PDCA é possível avaliar constantemente os processos da empresa e saber onde o tempo é desperdiçado, para assim, corrigir as falhas do setor e apresentar novos modelos para a aprimorar a jornada.

Oportuniza Identificar novas soluções e melhorias

A repetição do ciclo PDCA possibilita a identificação de novas soluções e melhorias, ou seja, as melhorias acontecem a partir de outras que aconteceram anteriormente, assim é alcançado um aprimoramento cada vez maior dos processos.

Alguns cuidados que devem ser observados com a implantação do PDCA

A eficiência do ciclo pode ser comprometida se o gestor da organização deixar de observar alguns detalhes em sua aplicação. Portanto, a implementação do PDCA em uma empresa exige, como toda ferramenta, cuidados em alguns pontos.

As etapas do PDCA não podem ser puladas

Como é um ciclo, absolutamente todas as etapas têm igual importância, por isso, para que esse ciclo funcione é necessário não pular nenhuma etapa. A disciplina é imprescindível para que tudo saia de acordo com o programado.

A capacitação da equipe é essencial para o bom desenvolvimento do ciclo

Para delegar obrigações é necessário ter funcionários capacitados para executá-las, deste modo, os treinamentos da equipe são imprescindíveis antes do início do ciclo.

Definir métodos para atingir as metas propostas

É um grande equívoco definir metas e não estabelecer os meios que serão necessários para conseguir alcança-las. Então, estipular os processos necessários para atingir o planejamento proposto é outro cuidado essencial para garantia do bom desenvolvimento do ciclo.

É necessário corrigir as falhas detectadas

Uma das grandes vantagens da utilização do ciclo PDCA é a possibilidade da correção das falhas existentes nos processos, por isso, quando se faz a análise e não há a correção das falhas, o andamento de todo o ciclo é colocado em risco.

O ciclo não pode ser parado

Para que o ciclo promova a melhoria contínua e preciso que não seja interrompido pois é seu andamento que promove cada vez mais qualidade e eficiência para a empresa.

A melhoria contínua

Como é um processo cíclico, a melhoria contínua objetivada pelo ciclo é ininterrupta. Por conseguinte, quando uma empresa adota essa ferramenta se baseia nas melhorias alcançadas no ciclo anterior.

Dessa maneira, com o final de um ciclo e início automático de outro, é aberto espaço para o planejamento e implementação de novas ações, ocasionando o aprimoramento das etapas e dos processos.

O ciclo PDCA promove a agilidade, clareza e objetividade na gestão dos processos, sendo uma ferramenta que auxilia os gestores de forma eficiente. Apesar de ser um sistema simples, proporciona uma melhoria no nível de gestão e possibilita o alcance dos resultados pretendidos pela empresa.

Concluímos assim que uma empresa estruturada dentro das etapas do ciclo PDCA apresenta eficiência nos processos, o que possibilita a redução dos custos operacionais e o aumento da produtividade, trazendo assim a lucratividade esperada.

Agora que você já conhece o funcionamento do ciclo PDCA assim como as vantagens da sua implementação em um empreendimento, que tal acessar outro conteúdo para aprofundar seus conhecimentos? Leia Contabilidade de custos: Entenda como aplicar no seu negócio e conheça mais um tema interessante!