Entenda o que é outsourcing e veja quando a terceirização é uma boa saída

Muitas atividades desempenhadas dentro de uma empresa não fazem parte do core business (atividades-fim). É comum que você pergunte em algum momento se outra organização ou pessoa de fora não poderiam fazer o trabalho por você.

Esse pensamento é muito comum em atividades que não estão diretamente ligadas à geração de receitas, mas compõe a estratégia de negócios de uma empresa. É aí que entra o outsourcing.

Se as atividades forem importantes, mas atrapalham o desenvolvimento do negócio de alguma maneira, essa estratégia pode ser a melhor opção. O outsourcing permite resolver uma série de problemas, como custos excessivos para manter certos departamentos e falta de eficiência de profissionais e processos.

Mas nem tudo são flores. O outsourcing tem suas vantagens, mas também tem contras. É isso que você vai descobrir hoje. Além de entender definitivamente o que é outsourcing, vai descobrir quais departamentos podem contar com a terceirização. Acompanhe!

O que é outsourcing?

O outsourcing, chamado de terceirização no Brasil, representa a contratação de uma ou mais empresas ou profissionais externos para executar atividades de uma empresa. A terceirização permite a redução de custos e pode aumentar a eficiência de diversos processos. Você pode terceirizar até mesmo tarefas relacionadas à atividade-fim da empresa, como ditam as novas regras da CLT.

Os prazos são combinados por meio de contratos. Quando a parceria gera bons frutos, costuma ser de longa data.

Dependendo das funções que são terceirizadas e das empresas contratadas, as atividades podem ser desempenhadas no próprio negócio ou em local privado, pertencente a empresa contratada.

Globalmente, a terceirização é conhecida como Business Process Outsourcing – BPO, em inglês. O processo envolve a contratação de outros profissionais independentes ou empresas, tanto no mercado interno (nacional) como no mercado externo (internacional) para lidar com as demandas do negócio.

Essa prática comercial tornou-se comum com o tempo, principalmente devido aos benefícios que proporciona aos negócios. Sempre no topo da lista das estratégias empresariais, o outsourcing é comum para empresas de pequeno e médio porte, que ganham acesso a serviços de alto nível que dificilmente teriam se não terceirizassem.

Restrições como a falta de orçamento para investir e a contratação de mão de obra qualificada impedem PMEs de desenvolverem um departamento do negócio sozinhas. Dessa forma, o outsourcing surge como uma solução para implementar estratégias de crescimento, sem a necessidade de grandes investimentos.

O que pode ser terceirizado na empresa?

Quando falamos em terceirização, a maioria dos gestores logo pensa nos serviços de limpeza e segurança. Porém, é possível ir além e terceirizar funções mais importantes e vitais para o negócio. Abaixo listamos as principais. Confira!

TI (Tecnologia da Informação)

Manter um departamento de TI atualizado com seus próprios recursos e especialistas pode ser extremamente caro. Além disso, considerando as limitações de PMEs, gerenciar as atividades com eficiência e manter os olhos no futuro pode ser uma tarefa difícil.

Nesse caso, a menos que a sua empresa seja focada em prestar serviços de TI, o departamento deve ser terceirizado. Ou seja, pode ser transferido para outra empresa de especialistas manter com a expertise necessária. Tudo isso enquanto você cuida do seu negócio.

Fazer o outsourcing de TI pode ser bom por vários motivos. Os principais são:

  • na maioria das empresas, os serviços de TI não são a parte essencial do negócio. Ao terceirizá-los, ganha-se maior eficiência a baixo custo;
  • o departamento de TI demanda profissionais com níveis de especializações muito altos, o que torna difícil encontrar no mercado. Uma empresa de TI, por outro lado, concentra esses profissionais em um único local;
  • ao terceirizar as funções de TI, a empresa pode ter um parceiro em inovação. Uma vez que contará com profissionais externos para ajudar.

Assim a empresa mantém uma estrutura sempre atualizada sem a necessidade de investir tanto. O resultado é ganho de força competitiva.

Contabilidade e finanças

Um serviço que vem sendo cada vez mais terceirizado pelas empresas é o de contabilidade e finanças. As empresas prestadoras desse tipo de serviço ajudam a colocar a casa em ordem e mantê-la firme.

Com relação à contabilidade, tarefas como:

  • realização de relatórios de demonstrativos de resultado do exercício;
  • balanço patrimonial;
  • cálculo e coleta de impostos; Podem ser terceirizadas.

Contribuindo para a conformidade legal perante os órgãos reguladores. Desse modo, a empresa fica em dia com suas obrigações municipais, estaduais e federais.

Na parte financeira, serviços como faturamento, contas a pagar e a receber, relatórios financeiros, análise e planejamento são as funções mais comuns realizadas por prestadores de serviços.

A terceirização de processamento da folha de pagamento, por exemplo, pode ajudar a empresa a economizar horas de trabalho, dores de cabeça e uma quantia considerável de dinheiro no processo.

Atendimento ao cliente

Em um primeiro momento, o atendimento ao cliente pode parecer uma função que todas as empresas deveriam manter sob domínio próprio. Afinal, o relacionamento com o cliente depende diretamente do serviço.

**Mas a verdade é que um bom parceiro possui profissionais treinados e qualificados para lidar com vários tipos de clientes e situações. **Na maioria das vezes, esses profissionais podem se sair melhor do que o seu próprio time.

É claro que tudo vai depender de estudos e análises de viabilidade, mas, assim como no caso do departamento de TI, se a sua empresa não tiver os serviços de atendimento ao cliente como core business do negócio, terceirizá-los pode ser a decisão mais sensata.

RH (Recursos Humanos)

Os processos de recrutamento, seleção e contratação de colaboradores, bem como outras funções ligadas ao setor de recursos humanos, podem ser facilmente executadas e gerenciadas por uma agência especializada em prestar esse tipo de serviço.

Mais experientes no segmento, as empresas sabem como atrair os melhores candidatos para as vagas. Também possuem métodos mais eficientes de seleção, como o cruzamento das necessidades do cargo com os conhecimentos, habilidades, experiências e capacitação dos candidatos, o que permite realizar as melhores escolhas de contratações.

Além dos custos e despesas que a empresa economizará em manter o departamento, poderá contar com profissionais sempre treinados e atualizados com relação às leis trabalhistas e um bom gerenciamento dos benefícios e outros direitos dos colaboradores.

Marketing

Um trabalho de marketing efetivo determina como a reputação da marca e da empresa são percebidas no mercado. Nesse caso, os profissionais de uma empresa de marketing terceirizada podem fornecer visões e uma perspectiva externa que uma equipe de marketing interna não poderia entregar por fazer parte dela.

No marketing digital, o outsourcing ganha ainda mais relevância, uma vez que precisará de um time de profissionais especializados em vários segmentos. A escrita de textos para blogs, criação e design de sites, branding (desenvolvimento da marca), comunicação com a imprensa, e-mail marketing, marketing de redes sociais, otimização de mecanismos de pesquisa (SEO – Search Engine Optimization) são alguns deles. As ferramentas e metodologias mais adequadas podem ser  feitas por outras empresas.

Logística

Manter um galpão próprio para armazenar as mercadorias e ter uma frota inteira sob responsabilidade da empresa pode ser um desperdício, além de ser difícil para gerenciar. Tanto a estocagem quanto a entrega dos produtos pode ser terceirizada. Isso pouparia tempo e dinheiro à empresa e, de quebra, teria serviços mais eficientes como entregas mais pontuais e menor índice de perdas, roubos, danos e envios errados.

Prós e contras do outsourcing

O outsourcing tem muitas vantagens, mas é preciso ficar atento aos desafios pela frente. Veja agora os principais prós e contras da estratégia:

Prós

  • permite maior concentração às atividades-fim: para muitas empresas, a principal motivação para a terceirização é o fato de que os gestores e colaboradores terão mais tempo para focar nas atividades geradoras de receita;
  • abre caminho para o desenvolvimento sustentável: em muitos casos, quando as oportunidades de crescimento aparecem, os recursos para expansão das operações estão muito limitados. Isso não acontece quando somente as atividades mais importantes são mantidas na empresa;
  • aumenta a eficiência dos processos: a terceirização permite acesso a profissionais talentosos, capacitados e com grandes níveis de experiência. Dessa forma, há uma boa troca de know how enquanto as prestadoras de serviços oferecem abordagens mais inovadoras;
  • melhora a produtividade e reduz custos: prestadores de serviços terceirizados costumam ser especializados e atualizados, o que os qualifica para executar o trabalho em menos tempo e com menos recursos. Os custos com contratação e treinamento de colaboradores podem ser eliminados, assim como os impostos e benefícios envolvidos no processo.

Contras

  • os serviços ainda precisam ser monitorados: não é só porque as funções de um setor foram entregues a outra empresa que elas podem ser abandonadas. O gerenciamento deve continuar e, dessa vez, ainda mais de perto. Já que  os serviços serão desempenhadas  por outra companhia. A intenção é acompanhar se as cláusulas do contrato estão sendo cumpridas e as funções executadas conforme combinado;
  • a empresa pode ser fragmentada: se terceirizar muitas funções, cada uma para um prestador de serviços diferente, a empresa pode se dividir muito, tornando o gerenciamento difícil;
  • a segurança pode estar em risco: a adoção de outsourcing envolverá o acesso por pessoas desconhecidas a dados confidenciais, segredos de negócios e outras informações sigilosas, o que demanda altos níveis de confiabilidade e monitoramento constante;
  • pode haver impacto negativo na comunidade: quando a terceirização resulta na perda de um grande número de empregos e fechamento de vagas, a comunidade local pode ficar insatisfeita e criar uma imagem ruim para o negócio.

**É bom lembrar que o outsourcing, apesar de parecer uma boa solução estratégica, deve ser analisado com cuidado para não prejudicar o negócio. **Talvez, nem todos os serviços listados aqui precisam ser terceirizados ou a empresa pode começar com alguns menos importantes e ir terceirizando os outros aos poucos.

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