processos financeiros

Os 3 processos financeiros que precisam rodar perfeitamente

Empreender também tem sua parte básica: processos financeiros. Veja como fazer essa parte deve funcionar

Empreender tem muito a ver com inovação, com atitude, em conseguir enxergar a demanda do cliente, em entregar um ótimo produto/serviço e por aí vai.

Mas empreender também tem muito a ver com administração e é exatamente por isso que todo empreendedor também precisa de um empresário.

Seja um sócio ou mesmo “um lado empresário”, toda empresa precisa de uma área de suporte para garantir uma estrutura mínima de funcionamento.

O coração dessa estrutura com certeza é a gestão financeira.

Como fazer seus processos financeiros da melhor forma

Por isso, levantamos aqui dicas sobre os 3 principais processos financeiros que toda empresa deve garantir que funcione MUITO bem:

1- Faturamento

Primeiro, vamos falar um pouco sobre conceito de faturamento e sua importância para a empresa.

Conceito e importância do planejamento tributário

O faturamento é nada mais, nada menos que o total de todas as faturas que são emitidas por determinada entidade comercial.

É o total das vendas realizadas por sua empresa em determinado período. É através do faturamento que o fisco calcula o valor dos impostos a serem cobrados, considerando primeiramente o tipo de atividade que sua empresa desenvolve.

Nesse sentindo, o planejamento tributário é fundamental para evitar que você pague mais tributos do que deveria.

Diferenças entre faturamento e lucro

Você costuma confundir faturamento com lucro? Se ainda faz isso, saiba que não são a mesma coisa. No entanto, por outro lado, ainda existem muitos empreendedores que cometem esse equívoco – portanto, não precisa se sentir envergonhado.

O faturamento, como já foi dito, consiste no total da receita arrecadada com as vendas dentro de um período específico (que pode ser 1 mês, 1 semana, 1 ano).

O lucro, por sua vez, corresponde ao valor da receita que você verdadeiramente ganha com seu negócio, depois de tirar as despesas.

Simplificadamente, podemos definir a fórmula do lucro como:

Lucro = Receitas – Despesas

Quando você recebe uma margem de lucro pequena demais, ou seja, o faturamento é destinado, em sua maior parte, a cobrir despesas da empresa, isso não é um bom sinal.

É preciso trabalhar estratégias para reverter essa situação, caso contrário você acumulará prejuízos e acabará por fechar as portas de sua casa comercial.

O prejuízo acontece quando as despesas são maiores do que o faturamento e você precisa investir dinheiro próprio para manter o negócio funcionando ou tem que recorrer a empréstimos (o que pode ser ainda pior).

Vendas envolvem  processos

Sem vendas, não há faturamento.

Por isso, entenda as vendas como processos fundamentais para sua empresa e dedique-se a melhorá-los.

O segredo está em organizar-se melhor de modo a realizar acompanhamento integral da geração de prospects e leads, todo o ciclo de vendas, desde a etapa inicial até a última.

Através do funil de vendas, é possível fazer um acompanhamento minucioso, envolvendo todas as etapas como:

  • Prospecção;
  • Qualificação;
  • Apresentação;
  • Maturação;
  • Negociação;
  • Fechamento;
  • Pós-venda.

A importância do atendimento

Um fator primordial na hora de vender é o atendimento. Ele representa um diferencial importante. Quanto melhor o atendimento, melhores serão as chances de conseguir vender.

Para melhorar o atendimento, vale a pena aplicar a Regra Áurea ensinada nos evangelhos: “Faça aos outros o que gostaria que eles fizessem a você”.

No caso do comércio, essa regra pode ser interpretada como: “Atenda as pessoas da mesma forma que gostaria que elas atendessem você”.

Para bom atendimento, uma equipe capacitada contribui bastante. Além disso, é possível investir em promoções, descontos, bônus, diferentes ofertas – para gerar ofertas atrativas, use sua criatividade.

Lembre que fidelizar clientes é mais barato que prospectar. Agrade sempre os clientes mais frequentes, que fazem compras maiores, que são pontuais no pagamento.

As redes sociais são um importante canal de comunicação entre você e o consumidor. Use-as com eficiência.

Elas permitem uma integração mais estreita com o cliente: de forma rápida, simples e produtiva, elas permitem passar informações, tirar dúvidas, dar e receber feedbacks, trocar ideias e opiniões.

Os blogs também são recursos de integração muito úteis, sendo que o segredo está na postagem de conteúdos atualizados e interessantes e nas newsletters, enviadas por e-mail para manter uma continuidade no relacionamento da empresa com o cliente.

Emissão de nota fiscal e cobrança para clientes

Venda feita, “sim” recebido do cliente e detalhes e prazos já acertados – agora é hora de não criar NENHUM obstáculo a mais. Para isso, o seu processo envolvendo cobrança e nota fiscal precisa estar tinindo.

Para quem tem um comércio, esse processo é mais básico: ofereça os meios de pagamento preferidos por seus clientes e emita a nota na hora.

Para quem oferece serviços que o bicho pode pegar. Primeiro, a forma de pagamento precisa estar combinada com o cliente – ele prefere transferência bancária ou boleto, qual o prazo combinado? Segundo, quais os dados para emissão de nota fiscal?

Veja que os dois pontos dependem diretamente de um contato com o cliente, por isso a melhor forma de resolver essa parte é fazer com que esses pontos estejam já no final do processo de venda e que o vendedor responsável já capte as informações.

Esse processo bem organizado te ajudará a não ter dores de cabeça desnecessárias com o cliente e, ao mesmo tempo, gerir melhor as receitas e o capital de giro.

2 – Contratação e pagamento de fornecedores

Todas as empresas dependem de outras empresas para funcionar, seja o fornecedor de matéria-prima, o provedor de internet ou o contador.

Antes de efetuar as vendas, a empresa precisa investir nas compras, seja na de produtos prontos, seja na de matérias-primas. Esses produtos podem ser usados na revenda ou ser usados na prestação de serviços.

O objetivo das compras é obter, simultaneamente, qualidade, quantidade, preço e prazo de entrega.

Escolha do melhor fornecedor

Nem sempre é um processo fácil escolher o fornecedor ideal. Mas existem alguns critérios que poderão ser usados para finalizar a escolha:

  • Preços que sejam competitivos, mas que permitam que a empresa fornecedora tenha bons lucros;
  • Boas opções de pagamento;
  • Tecnologia que garanta a produção de mercadorias com boa qualidade;
  • Capacidade de suprir as necessidades dos clientes, produzindo as mercadorias em quantidade suficiente;
  • Bom atendimento e prestação eficiente de serviços.

Esse último critério envolve, além do atendimento satisfatório, serviços eficientes, como frequência, pontualidade e rapidez nas entregas, ciclo de fornecimento mais curto (desde o recebimento do pedido até a entrega final), uso de recursos tecnológicos e digitais que otimizem a comunicação entre o fornecedor e as empresas clientes e assim por diante.

A flexibilidade do fornecedor é um ponto importante, seja no que se refere ao pagamento, seja na política de devolução/troca, seja no suporte pós-venda (manutenção técnica e outras coisas), seja nos horários de atendimento e entrega, seja nos custos do transporte de entrega (frete) e assim por diante.

Criar um relacionamento de confiança com seu fornecedor vai ajudar muito na hora das negociações.

Se esse relacionamento não é possível, talvez seja melhor procurar outro fornecedor, já que os processos de fornecimento vão muito além do simples ato mecânico de receber pagamento e entregar mercadorias.

Tipos de fornecedores

Tenha em mente que você poderá ter vários fornecedores. Sua empresa poderá ter fornecedores exclusivos para determinados produtos ou matérias-primas (single sourcing). Poderá, por outro lado, ter diferentes fornecedores para um mesmo produto ou matéria-prima (multiple sourcing).

Outra forma de funcionamento de sua rede de fornecedores diz respeito ao modo como eles fornecem mercadorias para o seu negócio:

  • Diretamente: você compra os produtos diretamente deles (são fornecedores de primeiro nível);
  • Indiretamente: os fornecedores fornecem para os seus fornecedores (são fornecedores de segundo e terceiro níveis).

Muitas empresas trabalham com uma base maior de fornecedores indiretos e uma base mais reduzida de fornecedores diretos. Outra opção para você é trabalhar com fornecedores internacionais (global sourcing).

Transação bem efetuada com seu fornecedor

O principal ponto na hora de fechar contrato com um fornecedor é acertar as condições de entrega e pagamento.

Por isso, a pessoa que está fazendo essa compra pela empresa precisa estar ciente do quanto ela pode gastar, do prazo e do meio de pagamento disponíveis. Claro, sem esquecer de passar as informações para a nota fiscal ser devidamente emitida.

Além disso, é preciso garantir que essas informações cheguem até a pessoa responsável pelo financeiro, facilitando o pagamento sem atrasos e evitando multas ou paralisações de fornecimento.

3 – Controle do fluxo de caixa

No fim, os dois processos anteriores (faturamento e contratação e pagamento de fornecedores) serão as principais fontes de informação para o seu controle do fluxo de caixa.

Conhecendo bem como e quando o dinheiro entra e sai, o fluxo de caixa já estará MUITO bem encaminhado.

O fluxo de caixa é uma ferramenta decisiva para a gestão financeira de qualquer negócio. Independente do porte de sua empresa, mesmo que você seja um MEI, gerencie corretamente o fluxo de caixa.

O objetivo desse controle é mantê-lo, sempre que possível, positivo, ou seja, com o devido equilíbrio entre entrada e saída de dinheiro. Dessa forma, você terá capital disponível nos momentos de emergência e também para fazer investimentos promissores.

Registro de todas as movimentações

Quanto mais rigoroso o controle que você mantiver sobre o caixa da empresa, mais chances terá de identificar desperdícios e oportunidades.

Mantenha o registro de todas as movimentações, tanto de saída quando de entrada do dinheiro e defina suas origens e destinos.

Se houve receita, especifique de onde veio o dinheiro; se houve despesa, esteja ciente para que o dinheiro foi usado. Procure manter essa avaliação e registro diariamente.

Gerenciamento de estoque

O estoque é, na maioria das vezes, um capital imobilizado, isto é, não rende juros, nem produz renda. Por isso, é importante gerenciá-lo corretamente, evitando que ele se torne um empecilho para você ganhar mais.

O modelo de gerenciamento de estoque chamado just in time se propõe exatamente a isto, a manter o estoque bem suprido, sem incorrer em excessos ou perdas, favorecendo para que o gestor aproveite seu capital em outros investimentos.

Avalie o quanto vale seu estoque no momento. Avalie também o limite mínimo e máximo de cada produto e oriente suas compras conforme esses limites.

Dessa maneira, saberá quando deve comprar determinada mercadoria para não correr o risco de faltar o produto para o cliente ou o insumo para a confecção do produto.

Também terá controle sobre o máximo de quantidade que esse produto pode alcançar na estocagem, evitando o acúmulo de itens que, além de afetarem as finanças, atrapalham a organização do estoque.

Excessos ou faltas no estoque sempre representam ônus no caixa de sua empresa. Procure manter o equilíbrio entre a entrada e saída de produtos do estoque da mesma forma que mantém controle sobre a entrada e saída de dinheiro do caixa.

Balanço entre as contas a receber e as contas a pagar

Um cuidado especial que se deve ter é em relação às contas a receber e a pagar. Lembre que, quando você financia clientes, ou seja, quando você vende a prazo, não entra dinheiro no caixa e esse “detalhe” é fundamental para o gerenciamento adequado do fluxo de caixa.

É preciso projetar esses valores para o futuro, contando sempre com a possibilidade de inadimplência. Enquanto as contas a receber não forem definitivamente recebidas, você não pode contar com elas.

É necessária uma categorização especial para elas e uma divisão entre aquelas que foram parceladas e as que serão recebidas integralmente em uma data especifica.

Da mesma forma, as contas a pagar não representam retirada imediata de dinheiro. Também, precisam ser projetas e categorizadas separadamente.

Sincronização

Porém, há um ponto crucial que muitas vezes empreendedores esquecem: a sincronização do seu controle com o extrato bancário (e com a fatura do cartão de crédito empresarial).

O Banco do Brasil criou o melhor internet banking para empresas do mercado, o Gerenciador Financeiro, no qual você encontra a solução para o gerenciamento do seu fluxo financeiro de forma amigável e segura.

Na opção Fluxo de Caixa desse ambiente, o empresário pode projetar e visualizar a situação de caixa para qualquer data, obtendo assim informações que auxiliam na tomada de decisões. Saiba mais clicando aqui.

Para mais informações sobre gestão financeira, leia o post: “Dicas para não deixar o dinheiro vazar na sua empresa!”