contabilidade

O que toda empresa precisa saber sobre contabilidade, fluxo de caixa e cobrança do Contador

Dicas sobre o quê cobrar do seu Contador e como ajudá-lo a partir de um bom registro do fluxo de caixa

Há duas coisas universais que toda e qualquer empresa precisa fazer:

  1. Registrar seus gastos e receitas e cuidar muito bem do fluxo de caixa (para o dinheiro não acabar, ou pelo menos ver quando acabará) – veja como organizá-lo aqui;
  2. Ter um contador para construir declarações e fazer sua ponte com as entidades governamentais que te cobram impostos

Porém, algumas empresas se empolgam com o 2º ponto e deixam também o 1º nas mãos do contador, simplesmente por preguiça de registrar a parte financeira.

A questão é que para cuidar da saúde financeira da empresa e analisar os cenários de curto e longo prazos é preciso de um registro bem feito. Tal precisão só é possível por quem faz parte do dia a dia da empresa.

Neste artigo, o objetivo é explicar o que é responsabilidade do seu contador, para ajudar você, empreendedor, a cobrá-lo. Da mesma forma, também mostrarei como você pode facilitar a vida dele e, de quebra, melhorar sua gestão financeira.

O que é responsabilidade do contador

No Brasil, toda empresa deve ter uma pessoa com um CRC (número do Conselho Regional de Contabilidade) que possa representa-la e fazer a ponte com as instituições governamentais. Normalmente, pequenas empresas contratam escritórios de contabilidade que fazem isso.

O que cada contador faz com a empresa contratante varia com base no acordo feito. Seguem aqui as principais entregas:

  • Relatórios (entregues para a empresa)
    • Balanço patrimonial (anual)
    • DRE (Demonstração de Resultados do Exercício – anual também)
  • Declarações
    • Declaração anual de imposto de renda (Receita)
    • Declaração de serviços prestados (Município)
    • Declaração de notas fiscais de compras e vendas de Produtos (NovaGIA)
    • Declaração de venda a pessoa física (Nota Fiscal Paulista)
    • SPED (Estado – em caso de venda de produtos)
  • Emissão de guias para pagamentos de impostos
    • Cada imposto tem o seu dia certo de vencimento no mês (para ver os impostos que incidem sobre notas fiscais, clique aqui)

Lembrando que a prática de repassar o dinheiro para que o próprio contador faça os pagamentos é totalmente não recomendada. O ideal é que ele envie as guias e a empresa faça os pagamentos.

Toda a burocracia ligada à folha de pagamento (caso você tenha funcionários) também pode ser feita pelo contador. Nesse caso, os principais que ele deverá gerar são:

  • Guias de impostos
    • FGTS
    • DARF para o IRPF
    • GPS (INSS)
    • Guia para pagamento do Sindicato
  • Declarações
    • Sefip (demonstrativo do cálculo de INSS)
    • GFIP (demonstrativo de FGTS)
    • Conectividade Social (para saque de FGTS)
    • RAIS (relação anual de informações sociais, sobre salários, funcionários etc)
    • CAGED (mensal, informando as demissões e admissões feitas mês a mês)

Em que pontos você consegue ajudar o contador

Tudo que o contador precisa entregar (de declarações e guias) depende diretamente do que aconteceu na sua empresa: notas fiscais emitidas (receitas) e os gastos – todos bem classificados e com notas fiscais coletadas.

O primeiro passo é emitir as notas fiscais sobre as vendas feitas, já que os futuros impostos que você pagará dependem diretamente disso.

Em segundo lugar, é preciso fazer um registro do seu fluxo de caixa: tudo que entrou e saiu deve ser detalhadamente registrado e, então, enviado mensalmente para o contador. Veja aqui um passo a passo para organizar o fluxo de caixa da sua empresa.

“Ah, mas eu não tenho tempo de fazer esse processo, por isso é o meu contador quem faz tudo”

Se você envia simplesmente um apanhado de notas, o contador vai conseguir se virar e montar as declarações, balanço, DRE etc. (na base do chute, mas vai), mas aí a análise que você precisa fazer sobre a situação da sua empresa sai MUITO prejudicada.

Assim, o contador é uma figura importante para a empresa, porque somente esse profissional pode ajudar a empresa a realizar algumas questões burocráticas. Agora, vamos ver outras funções de contabilidade fundamentais para as empresas e que necessitam do contador.

De maneira geral, é normal que o empreendedor se sinta confuso ao abrir um negócio. É necessário formalizá-lo, fazer um plano de negócios, contratar colaboradores, planejar e gerir o estoque, adquirir equipamentos, fazer investimentos, entre outras tarefas. Além disso, a cobrança de impostos é algo que preocupa muitos empresários. Mas o contador realmente pode ajudar.

Vamos ver, então, três situações em que a cobrança do contador é indispensável.

Abertura da empresa

Abrir uma empresa é uma atitude complexa e que requer o acompanhamento de perto. Outra questão a ser considerada é que, dependendo do município de instalação do negócio, as regras são diferentes. Somente esse quesito já justifica a importância do contador, porque esse profissional pode identificar as exigências do município e da junta comercial.

No entanto, esse profissional também pode ajudar a definir como a sociedade será constituída, qual será o tipo jurídico da organização, como será formado o capital social, fazer o planejamento financeiro e determinar onde o negócio estará localizado. É claro que essas questões devem ser delimitadas pelo próprio empreendedor, mas a presença do profissional de Contabilidade é indispensável, porque ele poderá indicar o melhor caminho a seguir.

Por exemplo, você sabia que existem duas formas de contabilidade? Esse é o tipo de informação que o contador pode repassar. Assim, a empresa pode ter uma contabilidade societária ou fiscal. A societária tem a função de analisar atos práticos e outros registros, fornecendo o suporte necessário para a demonstração contábil necessária para a prestação de contas da empresa. Já a contabilidade fiscal é relativa às obrigações fiscais, pagamento e apuração de impostos, atividades do negócio etc.

Ou seja, quem deverá definir o formato jurídico da empresa é o contador, que vai informar também quais licenças e orientações são necessárias e qual regime tributário deve ser adotado.

Operação da empresa

Durante a operação da empresa, a cobrança do contador também é necessária. Esse profissional tem a responsabilidade de efetuar os balanços por mês e por ano da empresa e verificar se a legislação foi modificada, ajustando a organização conforme a necessidade.

Por exemplo, se a incidência de tributos foi modificada, cabe ao contador informar o proprietário do negócio e fazer os ajustes relativos a essa mudança da lei.

Assim, o profissional de contabilidade é responsável por fazer o controle da gestão, a prestação de contas, a organização financeira, as demonstrações contábeis ano a ano e os balancetes do mês.

Encerramento da empresa

O profissional de contabilidade também é necessário no momento em que a empresa é encerrada. Assim como qualquer outra operação, o processo de fechamento requer atenção a prazos e exigências. Assim, o empresário e o contador precisam verificar o inventário e o pagamento dos credores e levantar todos os recebimentos que ainda acontecerão.

Outra questão a ser verificada no processo de encerramento da empresa é o compartilhamento dos bens. Após realizar todos o procedimento de liquidação, é preciso fazer o distrato comercial e entregar declarações fiscais e documentos de baixa na Junta Comercial do município. Todos esses documentos podem ser melhor explicados pelo contador.

Gestão financeira

Assim, você pôde entender que o contador é fundamental na sua empresa. No entanto, existem algumas atividades que somente o empreendedor pode realizar. Veja algumas delas:

Analisar os grupos de clientes

A empresa precisa ter seus grupos de clientes e é necessário analisá-los para obter os melhores resultados. Essa avaliação é importante porque permite que você, enquanto empreendedor, expanda a sua rede de contatos e receba feedbacks e conselhos de grupos de colegas. Também é possível encontrar novas oportunidades, trocando informações e compartilhando experiências. Além disso, é necessário lembrar de que ter uma rede de contatos é uma forma de agregar valor ao negócio.

Atrair novos clientes

Você precisa sempre pensar “fora da caixinha”, tendo proposta inovadoras e que atendam a um público específico, que não é atendido atualmente pelas empresas atuais. Dessa forma, é possível abranger novos grupos de consumidores e entrar em segmentos de mercado diferenciados.

Ter credibilidade perante os consumidores

O processo de ganhar credibilidade passa por uma série de questões. Mas é fundamental apostar nessas ações, porque a credibilidade vai trazer um bom retorno em médio ou longo prazos. Assim, os pontos necessários para ganhar credibilidade são:

  • ser didático, explicando ao consumidor exatamente o que é sua empresa e de que forma vai atender às necessidades do público-alvo;
  • mostrar credibilidade e segurança, seja por meio de certificações, seja por meio de depoimentos de clientes;
  • apresentar exemplos de pessoas que se beneficiaram com os serviços da sua empresa;
  • treinar os colaboradores, porque uma equipe bem treinada vai atender melhor os clientes e conhecerá mais profundamente os produtos e serviços oferecidos;
  • investir em marketing, divulgando a sua empresa e mostrando que ela pode ser uma boa alternativa para o consumidor, que está cansado das empresas já existentes.

Fluxo de caixa

É importante ressaltar também a importância do fluxo de caixa. Apesar de ser uma das responsabilidades do contador, cabe ao empresário organizar as informações. Assim, é preciso fazer um monitoramento e uma classificação das despesas e das receitas, analisando as áreas em que está havendo mais gastos supérfluos e nas quais é possível economizar dinheiro.

É importante reforçar que o fluxo de caixa pode ser composto por diversos elementos, mas deve sempre abranger o saldo, os valores recebidos e os valores pagos em determinado período de tempo. Por isso, quando o resultado for negativo, isso significa que a empresa está tendo prejuízos e precisa economizar dinheiro. O prejuízo também é sinal de que é necessário investir em novas formas de arrecadação de receitas, a fim de que o saldo seja sempre positivo.

Além disso, a análise do fluxo de caixa permite que você faça uma estimativa de novas vendas, previsão de custos mensais, períodos de sazonalidade etc. Ou seja, a partir do histórico dos dados, o empreendedor consegue se preparar para os meses seguintes, mantendo um valor mínimo em caixa para evitar pagar multas ou juros devido ao pagamento de taxas, impostos e faturas atrasados.

Assim, é por meio do fluxo de caixa que o empresário conhecerá a real situação do seu negócio, compreendendo como funciona a movimentação diária de todos os recursos financeiros relativos à organização.

Análise e planejamento financeiro: o poder de decisão de quem registra suas informações

Aqui é muito simples: quem não tem informações não consegue tomar decisões.

Como saber onde cortar custos se você não sabe para onde o dinheiro está indo ou mesmo se esses investimentos trazem um retorno satisfatório?

Ao fazer um controle básico do fluxo de caixa da sua empresa, classificando os gastos e receitas, você pode analisar as áreas onde você está gastando mais dinheiro ou com quais clientes você gasta ou ganha mais.

Com isso, você verá também que será muito válido fazer um planejamento para o curto prazo do seu fluxo de caixa: estimar o que entrará de novas vendas, quais são seus custos mensais básicos etc. Assim, você poderá se preparar muito melhor para o futuro e evitar o pagamento de multas ou juros por causa do valor negativo na conta.

Um ponto específico que facilita muito o dia a dia é ter um bom software de gestão, algo que economizará muito tempo e dor de cabeça.

Nessa área, recomendamos o ContaAzul, que além de organizar muito bem as movimentações, também tem um sistema bem bacana de integração com nota fiscal eletrônica e emissão de boletos. Para melhorar, leitores do Saia do Lugar possuem 50% de desconto nos 6 primeiros meses, só usar o código: Empreendemia.

Veja mais informações sobre o ContaAzul aqui.

Aliando essas ações do empreendedor às responsabilidades do profissional de contabilidade, você consegue obter o melhor resultado e retorno possíveis. Assim, faça um fluxo de caixa eficiente, tenha um contador para ajudar em todas as questões burocráticas e utilize um software de gestão, como já indicado, para atingir seu desempenho máximo. Agora que você já sabe tudo sobre contabilidade, fluxo de caixa e cobrança do contador, aproveite e conheça os maiores desafios e oportunidades dos jovens empreendedores.

Abraços,
Luiz Piovesana (por contadores que facilitam a vida de empreendedores e vice-versa)

P.S.: caso sua empresa esteja no Simples Nacional, veja aqui 8 dicas para fiscalizar seu contador.

  • Não sabia que o contador entregava também a DRE, Luiz. Muito bom saber disso…

  • Tatiane Aparecida Floriano

    Não concordei com muita coisa não, em primeiro lugar quem conhece melhor os relatórios e dia a dia de uma empresa melhor do que aquele que organiza toda a documentação dela, o contador tanto notas fiscais de venda quanto de compra, o que recebe em bonificação o que devolve em bonificação as contas que a empresa paga se lucro real meu amigo o contador exerce a maior da importâncias dentro da entidade.
    Se a empresa trabalhar em conjunto com a contabilidade o fluxo de caixa sairá naturalmente, o empresario precisa fazer dois relatórios então, pra que? se a contabilidade tem por obrigação gerar o relatório de fluxo de caixa, pra que o empresario vai se preocupar em fazer isso novamente, cabe a ele fazer uma boa analise desse documento para fazer a sua tomada de decisão, e outro pode e deve pedir a ajuda de quem fez esse documento para poder fazer uma analise mais correta. Concordo que com um apanhado de notas o contador não faz milagre por isso digo a empresa deve colaborar, de que forma ? Simples se for comprar alguma coisa pegue nota fiscal se for pagar pegue recibo ou seja faça como manda a lei, a final como você disse no texto quem faz o calculo dos impostos são os contadores e para esse calculo ficar correto e conseguir traçar uma meta correta ele precisa de todas as a informação. Fazendo uma boa analise das demonstrações você tira muitas informações vantajosas e se utilizar a ajuda de um profissional de grande valor que só posso chamar de O CONTADOR você consegue uma analise mais substancial, e pode montar outros relatórios em cima destes para por fim traçar metas . Essa historia de que não precisa de contador para gerir uma empresa é coisa altamente ultrapassada, vamos nos atualizar minha gente esse pensamento não leva a nada.

  • BRUNO

    A realidade é que o dono da empresa é o mais interessado, o contador só existe para fins burocráticos, entao TATIANE APARECIDA FLORIANO, não é a empresa de qualquer um e sim a sua empresa, ou seja, nada deve ser deixado na mão do contador e de ninguém, não é a empresa do vizinho.

    • Caro Bruno,

      É por causa de pensamento retrógrados como este seu é que temos uma taxa altíssima de empresas que quebram em 5 anos!!!

      Em tempos de governança corporativa, transparência, controles internos, etc, não reconhecer e saber usar o conhecimento de um contador é determinante para o seu fracasso!

      Pense Nisso!

  • lomawawesomex

    Recently I was REALLY low on cash and debts were eating me from all sides! That was UNTIL I decided to make money.. on the internet. I went to surveymoneymaker dot net, and started filling in surveys for cash, and surely I’ve been far more able to pay my bills! I’m so glad, I did this!!! – s5lt