calculando o spedmarketing tem origem inglesa, e é derivada de market, que significa mercado.

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O que é o SPED e como ele impacta a sua empresa

Veja exatamente o que você precisa saber sobre o SPED e o EFD Contribuições para aplicar na sua empresa. Não deixe de conferir!

Por mais que foque na atividade principal do seu negócio, todo empresário precisa cuidar de algumas formalidades, especialmente a contabilidade.

Se existe um assunto quente no mundo atual da contabilidade, este assunto é o SPED e suas variações: SPED Contábil, SPED Fiscal, EFD Contribuições, NFe e por aí vai.

Uma coisa bem importante de saber é o que é o SPED e como ele vai impactar a contabilidade da sua empresa. Especialmente o EFD-Contribuições, que afetará muitas empresas agora no curto prazo.

Para tirar essas dúvidas, conversei com o pessoal do nosso escritório de contabilidade, Syhus.

Depois de um bom tempo de conversa, achei legal fazer um compilado das principais dicas e explicações sobre o que é o SPED e como isso muda o dia-a-dia do empreendedor brasileiro.

Com isso, caro empreendedor brasileiro, aqui vão as respostas a algumas perguntas para você se preparar para o SPED:

1- O que é o SPED? De onde veio?

E lá vem história…

É o Sistema Público de Escrituração Digital. Basicamente, os responsáveis por acompanhar processos contábeis falaram “Hum, acho que chega de papel, hein?!”.

Com isso, traçaram um plano para transformar tudo que é escrituração (documentos contábeis que toda empresa tem que entregar) em arquivo digital, indo de camada em camada. Esse processo começou em 2007.

2- Quais são os tipos de SPED e como isso atinge cada tipo de empresa?

SPED Contábil

  • O que é – ele substitui os Livros: Diário e Razão. Ou seja, em vez de fazer 2 livros físicos, se faz 1 arquivo digital.
  • Quem participa – empresas com tributação pelo lucro real.
  • Previsão de adoção para outros tipos de empresa – nenhuma.

SPED Fiscal

  • O que é – empresas que lidam com produtos devem fazer o livro de saídas, entradas,  apuração para IPI e ICMS, para que esses impostos sejam pagos sobre as diferenças dos valores. Com o SPED Fiscal, isso tudo vira digital e ainda há o PVA (Programa Validador e Assinador), que faz uma pré-avaliação para identificar campos mal preenchidos.
  • Quem participa – empresas Contribuintes do ICMS e IPI, exceto aquelas dispensadas (verificar com seu contador, pois varia de estado para estado)
  • Previsão de adoção para outros tipos de empresa – nenhuma.

NFe

  • O que é – a boa, velha e obrigatória nota fiscal de produtos, mas no formato digital.
  • Quem participa – a lei é estadual, então verifique isso em seu estado. Por exemplo, em SP, as principais empresas obrigadas são de atacado, indústria e aquelas que realizem operações interestaduais.

NFSe

  • O que é – a boa e velha nota fiscal de serviços no formato digital.
  • Quem participa – a lei é municipal, então verifique a obrigatoriedade e como sua cidade irá adotar o formato digital.

EFD-Contribuições

  • Quem participa – É aqui que tudo muda, já que empresas tanto de Lucro Real quanto Lucro Presumido devem adotar. A grande questão é que o pessoal de Lucro Presumido teve algumas alterações de última hora e tem pouco tempo pra se acertar.
  • O que é – ele substitui a DACON, declaração que demonstra o cálculo do PIS e COFINS. E, desde muito pouco tempo, ele também serve para demonstrar o valor “Contribuição Previdenciária sobre a Receita”.
  • Por quê? Alguns setores (cheque com sua associação de classe) sofreram uma substituição tributária: em vez de pagarem a contribuição de INSS sobre o salário dos funcionários, empresas desses setores passaram a pagar a “Contribuição Previdenciária sobre a Receita”.
  • Quais são as datas? Para PIS e COFINS a previsão de implementação era julho/2012, porém com essa substituição tributária do INSS, o trabalho com o EFD-Contribuições já começa em maio para o pessoal do lucro presumido.

3 – E se minha empresa não for obrigada, mas eu gostar do formato digital?

Qualquer empresa pode escolher entregar os arquivos no formato digital, mesmo não sendo obrigada. É optativo, exceto para empresas do Simples que gozam de algumas “facilidades”.

Para isso, o mais aconselhável é falar com o seu contador e ver qual o melhor procedimento.

4 – O que eu preciso para me preparar?

Primeiro, combine o processo com o seu contador e tenha certeza de que a adaptação dele está ok com as novas regras.

Segundo, todos esses livros e documentos (no formato não digital) devem ser assinados por um dos sócios como validação dos dados – o que é uma obrigatoriedade da legislação.

Essa obrigação não muda pelo fato de eles serem digitais. Ou seja, para a validação da documentação digital, será obrigatório que o sócio tenha um certificado digital pessoal.

Além disso, vale sempre a pena lembrar que uma boa ferramenta de gestão financeira pode facilitar muito o seu dia-a-dia.

5. Os objetivos do SPED

Segundo a própria receita federal o SPED Fiscal foi criado para ser uma solução a diversidade de documentos e livros fiscais que eram guardados constantemente pelas empresas.

Ele procura promover a integração dos fiscos através da padronização e compartilhamento das informações contábeis e fiscais. Com algumas restrições legais, é possível organizar esse processo e fazer com que todas as empresas sigam as mesmas diretrizes.

Os contribuintes possuem algumas obrigações com diferentes orgãos fiscalizadores competentes. O SPED Fiscal oferece uma alternativa para racionalizar e uniformizar essas obrigações através da transmissão única de todas as informações necessárias.

A ilicitação de algumas empresa é algo bem comum no país e sempre trouxe dores de cabeça para a Secretaria da Fazenda.

Através de regularização e padronização do processo, foi possível acelerar o processo de identificação de irregularidades tributárias.

Com melhor controle dos processos e acesso rápido as informações, é possível cruzar dados mais rapidamente e encontrar falhas no sistema de cobrança e na regularidade das empresas. Tudo isso através de informações eletrônicas.

6. As principais mudanças geradas pelo SPED

Antes do SPED inserir a escrituração digital no dia a dia das empresas, era preciso guardar uma infinidade de livros fiscais e documentos para o Fisco.

Os principais eram:

  • Registros de entrada;
  • Registros de saída;
  • ICMS;
  • IPI;
  • Inventário;
  • CIAP – Livro de controle de créditos do ICMS;
  • Registro de controle de combustíveis.

Não era obrigatória a transmissão desses livros, mas, segundo o Convênio SINIEF 6/89, era preciso guardá-los dentro da empresa, além de conseguir uma autenticação em orgãos delegados pela Secretaria do Estado da Fazenda.

Com a implementação do SPED, as empresas que migraram deixaram e utilizar dois programas fornecidos pelo estado.

O primeiro deles é o Validador Sintegra, que validava arquivos .TXT, e o TED para a transmissão de arquivos para o Sintegra.

Tudo isso foi convertido para apenas um programa, o Validador EFD. Ele faz a validação, envio a até edição dos arquivos, se necessário.

A senha foi outra mudança muito bem vinda, já que agora a autenticação digital é suficiente para o envio dos arquivos.

7. As principais preocupações dos contadores

Nem sempre todas as mudanças são bem vindas de primeira.

Como o SPED digitalizou um processo que, além de não ser obrigatório, era feito manualmente, gerou preocupações em diversos contadores e empresas de contabilidade.

Os blocos definidos pelo Sistema Público de Escrituração Digital criaram parâmetros diferentes para a entrada de informações, o que acarretou em um grau de amarração bem maior desses dados.

A inserção de novos procedimentos aumentou o grau de exigência para a validação de arquivos dentro do SPED. Isso acarretou muitas mudanças internas para os escritórios de contabilidade, já que foi preciso adaptar as ações que já eram realizadas, de acordo com o que precisou ser alterado.

Os novos parâmetros apresentaram algumas dificuldades para os contadores, já que os softwares mais utilizados nos escritórios não tem integração com o Sistema ERP de seus clientes.

8. Os principais erros na hora de preencher o SPED

A fama de país burocrático se extende aos programas que precisam ser usados para prestar contas.

O SPED Fiscal precisa ser preenchido com todo o cuidado para evitar erros na hora de submeter os arquivos. O próprio site do SPED lista alguns deles, confira:

  • Campos obrigatórios não informados
  • O contador cadastrado não é responsável pelo período da apuração
  • Regime de apuração de PIS/Cofins não ajustado nas configurações da empresa
  • Apuração do IRPJ não ajustado nas configurações da empresa
  • O código do banco central no cadastro de países não foi informado
  • O código do IBGE nos parâmetros da cidade não foi informado
  • CST possui equívocos
  • Número da nota que consta no campo “chave de acesso” está diferente do informado no campo “número da nota de entrada”
  • Nota de entrada com informações inválidas na situação tributária
  • A combinação CFOP CST informada é inválida
  • O segmento não foi informado
  • Campo data nas notas de serviço não foi informado
  • CFOP informado incorretamente
  • Documento inicial informado incorretamente
  • Documento final informado incorretamente
  • Data de movimento informado corretamente
  • PIS e COFINS não configurados nos afretamentos
  • A alíquota configurada não consta da tabela de alíquotas permitidas pela receita federal
  • Situação tributária de PIS e COFINS estão diferentes
  • CST informada para pessoa física
  • As apurações não foram geradas no validador
  • As apurações do menu Escrituração PIS/COFINS não foram geradas no validador
  • Informada a situação tributária 08 e não informado a natureza da receita
  • Natureza da base de cálculo de crédito não informada no item da nota de entrada
  • O código do NCM do item da nota de entrada esta diferente do informado no cadastro de produtos
  • O código do NCM do item da nota de saída esta diferente do informado no cadastro de produtos.

9. Como entregar o SPED Fiscal

O primeiro passo para entregar o SPED é acessar o site da Receita Federal para realizar o download. São fornecidas versões para Windows e Linux.

Após o download e instalação do programa, é preciso inserir o arquivo a ser entrega. Esse arquivo digital será validado pelo Programa Validador e Assinador (PVA) que é fornecido pelo próprio SPED.

Depois da validação é preciso que o arquivo seja assinado com uma certificação digital de categoria A1 ou A3, emitido por uma das entidades credenciadas.

Após a certificação o arquivo pode ser enviado diretamente pelo programa.

10. Acessando o e-CAC

Para o contribuinte, a forma de acessar os dados dentro do SPED é través do e-CAC ( Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte ). Lá, você consegue ver quais membros do SPED acessaram sua escrituração digital contábil, utilizando o certificado digital da empresa de seu representante legal, ou procurado.

Para fazer o download da escrituração, é só acessar o site da Receita Federal , onde se encontra o instalador ReceitanetBX, que é o programa que permite o download da Escrituração Contábil Digital – ECD, e/ou da EFD – Escrituração Fiscal Digital feita pelo próprio contribuinte e enviada ao SPED Fiscal.

A consulta constante é importante para garantir a regularidade dos documentos com a Secretaria da Fazenda e Receita Federal.

Abraços,

Luiz Piovesana

  • Alexandre

    Parabéns pela iniciativa, assunto abordado com propriedade.

  • Elaine Leite

    Muito bom…..consegui entender sem esforço.
    Parabéns…..

  • Moisés Uchôa

    Muito bom o artigo , entendi perfeitamente. Parabéns.

  • Geraldo Andrade

    Ótimo artigo, todo mundo tinha que ler para não fazer no automático. parabéns!