Dicas para montar orçamento

O guia definitivo para montar o orçamento mensal da sua empresa

Um excelente passo-a-passo para que você possa manter o controle das suas despesas em dia

O ser humano é um bicho engraçado. Adora dizer que gosta de surpresas, mas só as boas surpresas. As ruins, ele chama de problemas. Ninguém fala “Ah, hoje tive uma surpresa com o meu carro, ele quebrou no meio do trânsito”.

Por mais que a vida realmente fique mais divertida por causa das suas inúmeras possibilidades, convenhamos que os problemas são mais comuns que as surpresas positivas, principalmente na área financeira.

Ganhar na loteria, achar dinheiro na rua ou receber uma herança perdida de um parente distante são coisas tão improváveis que não valem a pena ser consideradas. Por outro lado, quando falamos sobre despesas, sempre surge algum imprevisto que torna nosso dia-a-dia mais emocionante.

Porém, antes que me acusem de cornetagem do apocalipse, preciso deixar claro que sou um grande entusiasta da vida. Apesar dela não ser um mar de rosas, ela dá infinitas possibilidades para que você crie o seu próprio destino.

Na minha visão, uma postura positiva é excelente, principalmente quando agimos para transformar esses sonhos em realidade. Quanto mais controle temos sobre nossas ações, maior a chance do resultado ser positivo, especialmente quando falamos sobre dinheiro.

E é justamente aí que entra a importância de um bom planejamento financeiro, em que um orçamento bem feito é a base para toda a estrutura de geração de riqueza.

Dicas para montar orçamento

Controlar ou ser controlado, uma escolha que você faz todos os dias

Parece óbvio, mas não é: A diferença entre despesas fixas e variáveis
Apesar disso teoricamente ser óbvio, na prática, esse assunto não é tão simples.

Por exemplo, o custo com funcionários é fixo. Porém, quanto mais a empresa cresce, mais funcionários serão necessários. Então isso não deveria ser variável?

Analisando por outro lado, a conta de luz em um mês pode vir R$144,95 e R$294,55 em outro (mais que o dobro). Por isso, ela deveria ser um custo variável, certo? Não necessariamente.

Agora vamos ver o porquê.

Em termos matemáticos, o custo variável é definido como um custo que varia de forma diretamente proporcional ao número de vendas. Se você não fizer nenhuma venda, não haverá esse custo. Se você fizer uma venda, custará X. Se fizer 2 vendas, custará 2x. E por aí vai.

No caso dos funcionários ou da conta de luz, os custos existirão mesmo que você não faça nenhuma venda. Além disso, se você fizer duas vendas, o custo não será exatamente o dobro do que se tivesse feito uma venda só. Por isso, esses devem ser considerados como custos fixos.

Para uma empresa de serviços, normalmente os custos variáveis são apenas os impostos que incidem sobre a venda. Em empresas de produtos, a matéria-prima pode ser considerada um custo variável, mas se o custo com matéria-prima for mais ou menos parecido todos os meses, independente das vendas, recomendo considerar como fixo e incluir no orçamento, fazendo revisões em meses atípicos.

Ou seja, tudo que for razoavelmente previsível vale a pena ser considerado como custo fixo e deve entrar no planejamento mensal.

Uma coisa importante de deixar bem clara é que essa divisão não faz tanta diferença contábil. Na prática, ela possui um objetivo gerencial, já que uma boa análise dos custos fixos é essencial para a construção de um bom orçamento.

O salário do sócio pode variar mês a mês, mas recomendamos que seja fixo
Um erro muito comum que muitos empreendedores cometem é pagar seus salários de forma aleatória. Se o mês foi fraco, pindaíba por 30 dias. Se o mês foi bom, uma rodada de chopp pra galeraaaaa!!!

Mais uma vez, contabilmente o empreendedor pode distribuir seus lucros de forma razoavelmente livre. Porém, na questão gerencial esse “método de pagamento” pode ser um belo tiro no pé. Se em um mês o salário do empreendedor pode ser R$100 ou R$10 mil reais, não existe planejamento financeiro que aguente.

Para lidar com essa situação, nossa dica é: estabeleça um valor fixo de salário e estabeleça datas fixas para uma revisão do planejamento financeiro.

No momento da revisão, você avalia como está a situação atual e faz uma estimativa do fluxo de caixa para os próximos meses. Se a situação atual for tão boa que consegue bancar os próximos meses mesmo em uma situação pessimista, não há mal algum em distribuir um pouco desses lucros entre os sócios (veja como fazer isso no artigo O que o empreendedor precisa saber sobre pró-labore e distribuição de lucros).

Em geral as empresas fazem essa distribuição de forma anual, mas nada impede que isso aconteça semestralmente ou até trimestralmente. Aí você fica livre para fazer da maneira que quiser, desde que de maneira planejada.

Investimentos também podem ser considerados despesas fixas
Na área de finanças pessoais, existe o mandamento “Pague a si mesmo primeiro”. Em termos gerais, esse mandamento fala que precisamos considerar os investimentos como um custo fixo dentro do seu orçamento, já que se deixarmos para só investir o que sobrar, provavelmente iremos perder o controle.

Ou seja, da mesma forma que você separa uma grana todo mês para o aluguel, também é necessário definir antecipadamente o quando fará parte do seu investimento e ter a disciplina para fazer isso todo mês.

Para se aprofundar no tema, recomendo muito o artigo: Pague a si mesmo primeiro.

Apesar de não ser exatamente a mesma coisa, o princípio é o mesmo para os investimentos da empresa. A principal diferença é que enquanto a pessoa física investe em outras instituições, uma empresa pode investir nela mesma.

Por exemplo, mesmo que uma empresa não tenha uma conta poupança, ela pode investir um orçamento mensal em publicidade, que será útil para a construção da marca e gerará valor no longo prazo.

Da mesma forma que a pessoa física, é extremamente recomendado que esse tipo de investimento seja feito de forma planejada ao invés de simplesmente “pegar o que sobra” no final do mês.

Outro ponto importante que pode ser considerado como investimento é juntar uma grana para pagar algumas coisas em menos parcelas, consequentemente, economizando com os juros.

Um exemplo claro disso é um serviço de seguros.

Na Porto Seguro, nossa recomendação na área, você possui a possibilidade de pagar em 12 parcelas (sincronizando certinho com o orçamento mensal). Essa opção gera um pouquinho de juros, mas em compensação te dá parcelas menores, que facilitam a situação de cada mês.

Por outro lado, se seu capital de giro tiver um pouco mais tranquilo e você tiver investido em criar uma reserva, é possível fazer o pagamento em 6 vezes sem juros, o que gera uma economia direta. Se for viável, é também uma ótima opção.

Lembrando que um bom seguro é um excelente investimento na sua paz de espírito (reveja o artigo Como diferenciar precaução de cornetagem do apocalipse), confira mais sobre as coberturas da Porto Seguro aqui.

Conclusão: Pelo menos nas finanças, quanto mais previsível, melhor
Uma coisa que você deve ter percebido foi minha tendência é considerar tudo como custo fixo, para facilitar o orçamento. Lógico que na prática muitos imprevistos acontecerão, porém quanto mais preparados estivermos, menor será o impacto quando eles acontecerem.

Principalmente na área financeira, precaução é essencial. Se você planejar um valor fixo e ele for menor, excelente! Se for maior, a reserva que você criou com o investimento fixo servirá exatamente para esse momento.

Ou seja, quando falamos de dinheiro, quanto mais previsível, melhor.

Abraços,
Millor Machado (sempre de olho no meu orçamento mensal)

Obs.: Esse artigo foi patrocinado pela Porto Seguro. Isso significa que os recomendamos como referência, mas não há influência em nossa linha editorial nem nossa opinião.

Confira como trabalhamos com artigos patrocinados no post Conteúdo útil para empreendedores em primeiro lugar.