kaizen: horizonte, mão, por do sol

Como a filosofia KAIZEN pode melhorar o seu negócio?

Até os anos 70, a maior influência do oriente na indústria e nos negócios ocidentais se restringia aos círculos de controle de qualidade.

Até os anos 70, a maior influência do oriente na indústria e nos negócios ocidentais se restringia aos círculos de controle de qualidade.

Porém, os produtos japoneses alcançaram tamanha qualidade a uma preço baixo que a concorrência com o mercado externo tornou-se mais viável.

Consequentemente, o ocidente passou a estudar os métodos industriais e administrativos aplicados pelas terras do sol nascente para aumentar a produtividade a um custo menor.

Dentre estes métodos, está o Kaizen, que se popularizou no Ocidente com o significado de melhoria gradual e contínua nas organizações.

E se estes termos unidos remetem a gastos exorbitantes na administração tradicional, no Kaizen, tudo isto é feito com o menor custo possível.

Ficou curioso? Quer entender como o Kaizen funciona e como começar a aplicá-lo já em seu empreendimento? Acompanhe!

O que significa Kaizen?

A palavra japonesa para “mudança para melhor” é uma filosofia de melhoria gradual e contínua em todos os âmbitos da vida, sejam eles pessoais, familiares, profissionais ou sociais.

Uma das frases mais repetidas pela filosofia é “hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje”.

Baseada nos hábitos socioculturais do oriente, que pregam também o comprometimento e a lealdade, o Kaizen consiste em uma maneira de fazer a gestão orientada para a maximização da rentabilidade e da produtividade, provocando também a redução de custos.

O conceito teve origem no meio industrial, logo após a Segunda Guerra Mundial, quando a economia do Japão estava devastada e em sérias dificuldades.

As condições de trabalho dos operários japoneses eram pouco favoráveis, também devido às duras leis trabalhistas impostas pelos americanos entre 1945 e 1952.

Por isso, sindicatos de diversas categorias lutaram incessantemente por melhores remunerações e condições de trabalho para os trabalhadores.

Com o fim da ocupação norte-americana, o governo japonês realizou uma série de estudos em administração e gestão para reestruturar a economia e a qualidade dos processos industriais.

A combinação de teorias administrativas do engenheiro e autor francês Jules Henri Fayol e as ideias de melhoria em processos do estatístico e professor norte-americano William Edwars Deming, bem como os valores da cultura japonesa, deu então origem ao Kaizen.

Masaaki Imai é frequentemente citado como o pai desta filosofia por ter trazido seus métodos para o ocidente, tendo ele fundado o Kaizen Institute.

Ele foi o primeiro a escrever sobre os princípios de liderança da Toyota, hoje reunidos no pensamento lean, que também repensa os desperdícios nas empresas.

Em uma organização, o Kaizen trabalha em dois sentidos: reduzir custos e aumentar a produtividade.

Para isso, segundo o professor Masaaki, o trabalho coletivo ter maior consideração em relação ao individual, e o ser humano deve ser visto como o bem mais valioso de uma organização.

Por isso, ele deve ser incentivado a atender às próprias necessidades e direcionar seu trabalho para as metas compartilhadas da empresa.

Afinal, de acordo com o Kaizen, satisfação e responsabilidade são valores coletivos.

O que é necessário para implantar o Kaizen na organização?

Como explicamos anteriormente, o intuito do Kaizen é que todos os dias seja registrado algum tipo de melhoria, seja ela quantitativa ou qualitativa, no menor espaço de tempo possível e com um custo mínimo para implantação.

Isto não significa perseguir um prazo impossível! Na verdade, a implantação do Kaizen necessita do desenvolvimento de uma atitude de superação e constante desejo de melhorar.

Estas mudanças são desenvolvidas passo-a-passo, ou seja, por etapas.

Basicamente, a Filosofia Kaizen passa por nove pontos:

  • Rapidez;
  • Trabalho em equipe;
  • Foco estratégico;
  • Resultados imediatos;
  • Aprender fazendo;
  • Redução de desperdício;
  • Quebra de paradigma;
  • Novo meio de administrar;
  • Criatividade.

Alguns “mandamentos” são essenciais para colocar estes pontos nas ações cotidianas da sua empresa. Veja quais são as ações elencadas por Massaki Imai para o seu negócio:

Elimine o desperdício:

Já pensou em quantos recursos você perde ao gastar mais papel, energia ou água do que deveria em seus processos diários?

Ou no quanto poderia economizar ao planejar as compras do mês de maneira mais cuidadosa?

Observe atentamente as atividades de sua equipe e engage seus funcionários na luta cotidiana contra o desperdício.

Softwares de ERP e gestão de estoque podem ajudá-lo na tarefa.

Envolva todos os colaboradores:

desde gestores até os funcionários de chão de fábrica devem estar engajados em aperfeiçoamento pessoal e profissional.

A auto-estima do trabalhador agradece!

Você não precisa de grandes investimentos:

O Kaizen é baseado em uma série de atitudes e ferramentas baratas.

De acordo com a sua filosofia, é possível obter um aumento de produtividade sem a necessidades de consultores e tecnologias caros.

O Kaizen pode ser aplicado em qualquer lugar, e não somente em empresas de cultura baseada em valores orientais.

Faça uma gestão visual:

É preciso que todos tenham acesso transparente aos processos, procedimentos e valores, de forma a compartilhar os problemas e desperdícios com toda a equipe.

Desta forma, todos ficam envolvidos na busca por soluções.

Dirija a atenção para o local onde se cria valor, seja ele o ambiente de trabalho ou o chão de fábrica.

O Kaizen deve ser orientado para os processos.

Dê prioridade às melhorias das pessoas:

Uma melhoria significativa exige uma nova mentalidade e novos estilos de trabalho por parte das pessoas.

Por meio de orientação pessoal para valores como sabedoria, moral e autodisciplina, é possível alcançar também melhorias significativas para a qualidade do trabalho de todos.

Aprenda fazendo:

Cada mudança no processo pode ser prototipada e testada, de forma a ser implantada com maior segurança e receptividade por parte da equipe.

Como aplicar o Kaizen no seu empreendimento?

Agora que você já sabe como funciona esta filosofia, aprenda como aplicá-la no seu negócio.

Kaizen para a administração do negócio

Para administrar um negócio com os princípios do Kaizen, lidamos com as mais diversas questões.

O gerente deve dedicar pelo menos 50% de seu tempo a aprimoramentos, agindo desde a melhorias no uso do papel até o compartilhamento de informações.

Estas práticas devem ser transformadas em um padrão, fazendo com que todos do time o sigam. Para isso, a disciplina e treinamentos são essenciais.

Revisem o padrão constantemente para que a sua aplicação e assimilação se tornem mais fáceis.

Kaizen para o grupo

Não podemos falar em melhoria contínua sem que destaquemos a importância e as funções da equipe.

O processo de melhoria contínua está fortemente associado ao espírito de equipe, o que implica no envolvimento de todos os membros do seu time no aperfeiçoamento dos processos e mudanças de hábitos.

Grupos de Kaizen devem envolver pessoas das mais diversas áreas da empresa, de forma a aprender a utilizar as técnicas nas soluções dos problemas.

Para facilitar, cada grupo deve ter um líder, que assume o papel de atualizar os demais participantes sobre o andamento dos processos e transformar estas informações em ações.

Geralmente, os grupos de Kaizen realizam um estudo sobre todos os problemas a serem solucionados.

Em seguida, define-se se as soluções são fáceis e se haverá necessidade de ferramentas, como o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act, ou Planejar-Desenvolver-Checar-Agir, Alavancar e Ajustar) e o 5W2H.

Kaizen para as pessoas

A ideia aqui é estimular seus colaboradores a demonstrarem mais empenho ao realizar suas tarefas.

Por isso, o Kaizen trabalha com o sistema de sugestões. C

om dinamismo, é importante que haja avaliação de desempenho para funcionários dos mais diversos âmbitos.

De acordo com a Associação Japonesa de Relações Humanas, os principais temas nos sistemas de sugestões para empresas são:

  • economia de energia;
  • materiais e recursos;
  • melhorias no trabalho;
  • melhorias no ambiente;
  • aprimoramento de máquinas e processos;
  • dispositivos e ferramentas;
  • qualidade do produto;
  • ideias de novos produtos;
  • relações com o consumidor;

Segundo Imai Masaaki, o maior erro das empresas e de profissionais de qualidade é depender demais da tecnologia, de ferramentas sofisticadas, aplicações computacionais ou mesmo de mapa complexos para perceber ou fazer algo pelo aperfeiçoamento do próprio trabalho e de toda a organização.

No Kaizen, a simplicidade é um conceito-chave para melhorias de empresas e colaboradores.

O foco em resultados de curto prazo, por outro lado, dificulta a implantação do Kaizen.

Afinal, mudanças contínuas exigem tempo para prototipagem, implantação e adaptação dos funcionários, que precisam participar ativamente.

Portanto, é preciso conceder tempo para que todos possam desenvolver análises críticas e formular sugestões também.

Hoje, o Kaizen é implementado nas empresas com a ajuda do BPM (Business Process Management, em tradução livre, Gerenciamento de Processos de Negócio).

Alguns softwares ajudam a definição, a modelagem, a simulação, execução, monitoramento e aperfeiçoamento de processos de negócio, como o Intalio.

O oriente tem muito a nos ensinar sobre organização e produtividade. Além de terem inventado a metodologia dos 5S, os japoneses também foram responsáveis pelo Kaizen, uma das ferramentas mais importantes para a gestão estratégica de negócios.

Fundamentado em características de aperfeiçoamento contínuo e mudanças intensivas nas organizações, o Kaizen busca o envolvimento de toda a equipe, elimina desperdícios e exige simplicidade na melhoria dos processos, que devem ser transparentes.

O Kaizen pode ser aplicado nos processos industriais como um todo, incluindo as pessoas, questões administrativas e de todo o grupo, garantindo uma gestão mais sustentável e harmônica nas empresas.

Se você gostou deste artigo e está em busca de mais ferramentas para a gestão estratégica e competitiva de seus negócios, leia também este artigo especial sobre a contratação de funcionários e desenvolvimento de habilidades nas empresas! Afinal, para sair do lugar de verdade, é preciso desenvolver o espírito de equipe!