gestão do estoque

Indicadores para gestão de estoque de seu pequeno negócio

Os principais pontos de análise para otimização do estoque do seu pequeno varejo

Os estoques são parte considerável do ativo (parte do capital) de uma empresa.

Por sua definição, estoques são recursos ociosos com valor econômico, e com finalidade de atender às exigências da demanda (cliente).

É comum que o valor de produtos estocados de uma empresa chegue a mais de 40% do capital total da organização. Por isso, é fundamental saber como lidar com esse estoque.

Gestão de estoque: o que pode ser estocado? 

Praticamente todos os recursos físicos que uma empresa utiliza para gerar um produto final que atenda à demanda pode ser estocados.

Normalmente, em um estoque são encontrados matérias primas, materiais auxiliares – como ferramentas, por exemplo – materiais de manutenção, produtos não acabados e produtos finais.

A estocagem desses produtos gera um custo para a empresa. Quanto mais produtos estocados, maior o custo para mantê-los. Custos de infraestrutura, logística, transporte, armazenamento, todos eles decorrem da estocagem de produtos.

Por que estocar os produtos?

Em um cenário ideal, o melhor seria trabalhar sem estoque, tendo a possibilidade de ter mais capital ativo investido no negócio, nas vendas, em marketing e diminuindo o custo final do produto.

Porém muitas vezes não é possível trabalhar dessa maneira.

A falta de estoque influencia diretamente na sua capacidade de atender imediatamente uma demanda. Ou seja, sem estoque você não é capaz de vender à pronta entrega o produto.

Isso pode ser muito prejudicial para a empresa, em questões de visibilidade, perda de vendas e até perda de clientes.

Além disso, a variação de demanda na maioria dos setores comerciais não tem um padrão completamente definido. Esse fato, aliado com as dificuldades de transporte e frete dos fornecedores de materiais, torna ainda mais difícil um trabalho sem estoque.

Com todas essas variáveis abordadas, é possível perceber que não vale a pena, na maioria das vezes trabalhar sem estoque, ou com imensos estoques ociosos.

É preciso encontrar o equilíbrio entre o estoque, os pedidos de materiais para fornecedores e a variação de demanda. Para isso são usados os indicadores.

O que são indicadores?

Indicadores são parâmetros utilizados para simplificar um fenômeno real. Em outras palavras, eles servem para quantificar – colocar em números – um processo. Dessa maneira, fica mais fácil padronizar, implementar melhorias e qualificar os processos.

No caso do estoque, os indicadores são usados para garantir que o estoque esteja otimizando da melhor maneira possível a relação entre vendas de produtos e custos de manutenção da empresa. Com o uso de indicadores é possível fazer uma gestão de estoque eficiente.

Gestão do estoque

A gestão de estoque engloba todas as questões abordadas até agora. Em sua essência, ela busca a utilização do recursos ociosos de maneira a gerar a máxima receita futura possível.

Para que isso seja feito com eficiência, é necessária a utilização de indicadores.

Então vamos analisar alguns indicadores fundamentais para uma gestão de estoques eficiente:

Cobertura de estoque

O primeiro indicador importante para a gestão de estoque é a cobertura do estoque. Ele avaliará o tempo no qual os produtos estocados conseguem atender à demanda.

É extremamente importante conhecer a cobertura do seu estoque, para ter a capacidade de garantir que a empresa não fique sem produtos, e acabe perdendo vendas.

O indicador de cobertura de vendas é calculado pela número de produtos em estoque dividido pela média de vendas. A média de vendas, usada para esse cálculo é dada pelo número de produtos vendidos em um determinado período de dias.

Portanto, se você constatou que um produto tem 300 unidades vendidas em um mês (30 dias), logo é média de vendas desse produto é de 10 unidades por dia. Se esse produto tiver 300 unidades em estoque, a cobertura de estoque da empresa, em relação ao produto em questão, é de 30 dias.

Para que esse indicador seja otimizado, é necessária uma avaliação de alguns outros parâmetros, como, por exemplo, a demanda crítica do produto.

Avaliar, durante um maior período de tempo (1 ano), qual foi a maior demanda pelo produto e buscar entender a relação dessa demanda com fatores externos, como época do ano, cultura local ou eventos especiais, pode ajudar no dimensionamento do estoque.

Com isso, fica possível utilizar o mínimo estoque possível para atender à máxima demanda provável.

Assim, a empresa irá diminuir seus gastos com armazenamento e perda de produtos ociosos e aumentar o lucro.

Ponto de pedido

Um outro indicador que funciona em conjunto com a cobertura de estoque é o ponto de pedido ele mostra à empresa quando deve ser feito um novo pedido ao fornecedor, para que não ocorra uma falta de produtos.

O seu cálculo é dado pela multiplicação de três indicadores: consumo médio diário, estoque de segurança e tempo de reposição.

O consumo médio diário é dado pelo número de unidades de um produto vendidas em um dia.

O seu cálculo pode ser efetuado da mesma forma que a média de vendas: número de produtos vendidos em um determinado período, pelo tempo, em dias, do período.

O estoque de segurança é um indicador que analisa a incerteza sobre a demanda.

Se o produto ainda não tem dados muitos consistentes para avaliar a demanda média (consumo médio), ou esse demanda sofre muitas alterações com o passar do tempo, é necessário trabalhar com uma dose extra de estoque, que seja capaz de suprir essa possível variação repentina.

Por isso, é comum que o estoque de segurança seja aplicado em porcentagens, com relação ao estoque total. Então um fator de segurança de 1.2 significa que existirá um estoque de segurança de 20%.

O tempo de reposição avalia quanto tempo é gasto para que um produto chegue ao estoque e esteja disponível para venda. Para essa avaliação, estão envolvidas diversas variáveis.

O tempo de compensação do fornecedor, tempo de transporte do produto – que é influenciado pela distância entre fornecedor e empresa – tempo de cadastramento do produto na empresa, tempo de produção do produto final (se existir), tudo isso influencia no tempo de reposição.

O ponto de pedido, então consegue avaliar todas essas variáveis de maneira simples.

Supondo que o consumo médio diário de um produto seja de 10 unidades, mas, por incertezas sobre a demanda será utilizado um estoque de segurança de 1.2 e o tempo de reposição do produto é de 7 dias, então temos um ponto de pedido de 84 unidades.

Isso significa que, sempre que o estoque desse determinado produto atingir 84 unidades, é necessário que seja iniciado o processo de compra junto ao fornecedor.

Dessa forma, existe não só a garantia de que o produto não irá acabar, mas também que de ele não sobrará nas prateleiras.

Taxa de retorno

Estocar produtos não é uma tarefa simples. Muitas vezes todos os demais indicadores podem estar ajustados, em perfeita sintonia, mas a estocagem não está sendo feita da maneira correta.

Isso faz com que produtos com defeito, quebrados ou vencidos cheguem ao consumidor, o que é péssimo para a empresa.

Para que isso seja evitado, é possível aplicar um indicador que permita à empresa perceber a anomalia e solucionar mais rapidamente o problema.

Esse indicador é chamado de taxa de retorno de um produto. Ela consiste no número de produtos vendidos que voltam ao estoque devido a problemas.

Para o cálculo da taxa de retorno, é feita a divisão do número de produtos retornados pelo número de produtos vendidos, e em seguida, para obter o valor percentual, multiplica-se por 100. Então, se foram vendidos 300 produtos no mês, e 6 desses produtos retornaram, a taxa de retorno do produto é de 2%.

O ideal é que a taxa de retorno esteja o próximo de zero. Para isso, é preciso constantemente avaliar as condições de estoque e garantir que o fornecedor esteja cumprindo o seu papel, entregando o produtos de qualidade.

Com isso, é possível otimizar anida mais a sua gestão de estoque.

Existem outros indicadores que podem ser úteis para a gestão de estoque da empresa.

O essencial é avaliar quais deles são os mais importantes para que obtenha-se sucesso no gerenciamento. Trabalhar com uma grande quantidade de indicadores nem sempre é bom.

Isso pode tornar as análises muito complexas, com muita informação, e atrapalhar a organização. Defina os indicadores essenciais, implante-os, e colha os dados.

O mais importante é entender que os indicadores são apenas um auxílio, uma forma de visualizar com maior facilidade o que acontece na empresa.

Eles servem de base para que sejam efetuadas as mudanças e investimentos necessários, afim de trazer maior qualidade para o estoque da empresa.

Portanto, continua sendo fundamental, junto à leitura dos indicadores, a sensibilidade de investir de maneira correta, sempre pensando no melhor custo-benefício, para que a gestão do seu estoque estimule o melhor cenário de vendas possível.

Com esses dois fatores aliados, sem dúvidas você conseguirá suprir à demanda de mercado com qualidade, e se colocar como uma referência na sua área.

Gostou das dicas para melhorar a gestão de estoque da sua empresa? Quer qualificar outras áreas através dos indicadores?

Veja também como melhorar o setor de vendas através de indicadores!