As 6 melhores ferramentas online para aumentar sua produtividade

As 6 melhores ferramentas online para aumentar sua produtividade

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caixa de ferramentas online para aumentar sua produtividade

Existem inúmeras boas opções de ferramentas no mercado para te deixar mais focado e produtivo.

Mas, antes de entrarmos diretamente nesse assunto, é necessário pontuar o conceito de produtividade e algumas formas simples de ser mais organizado.

Vamos lá!

O QUE É PRODUTIVIDADE?

Hoje em dia, em empresas de todos os tamanhos e segmentos, a palavra produtividade sempre está presente no dia a dia, pois é algo que impacta diretamente nos resultados do negócio.

Mesmo que você seja um profissional autônomo, ser produtivo é essencial para o seu sucesso. Aposto que, ao se candidatar a uma vaga de emprego, você já se deparou com a frase “ser produtivo” na descrição do cargo e se assustou, pensando se conseguiria se adaptar àquela exigência, não é?

Sempre cobrada e requisitada, essa habilidade não é fácil de ser adquirida e pode gerar ansiedade.

Primeiro, não se assuste. Esse tipo de receio não é privilégio seu. Você não está sozinho no mundo, pois é praticamente impossível tentar fazer tudo em um dia só. Simplesmente não há horas suficientes e as distrações são enormes.

Ao contrário do que se pensa, a produtividade não está ligada à capacidade de ser multitarefa, ou seja, de se fazer várias coisas ao mesmo tempo (inclusive uma pesquisa já mostrou que isso é um mito) e sim ao simples ato de conseguir organizar as ações de um determinado período de tempo.

A grande verdade é que ser produtivo significa fazer muitas coisas em um curto período de tempo. Muitas vezes, isso não é fácil e exige muita disciplina e foco, mas não é impossível. Existem maneiras pra fazer isso acontecer.

A primeira delas envolve algumas práticas simples que vão facilitar muito a sua vida.

COMO SE ORGANIZAR?

“Eu nunca fui uma pessoa organizada, sempre me perco no meio das minhas tarefas e, no fim do dia, o tempo parece que escorregou pelos dedos e não fiz metade do que tinha para fazer.”

Se identificou com essa frase?

Calma. O primeiro passo é se livrar de hábitos simples e que às vezes passam despercebidos por serem tão automáticos, mas que minam sua capacidade de ser produtivo.

Algumas atitudes simples vão poder ajudar bastante nessa jornada a caminho de uma vida mais prática e organizada:

1. ACORDE CEDO

“Deus ajuda a quem cedo madruga.” Pessoas que acordam cedo tendem a ser mais proativas e, consequentemente, mais produtivas. Experimente durante um tempo e você vai perceber que, nesse tempo antes de ir trabalhar, seu cérebro sai do estado de relaxamento que o sono causa e vai aos poucos se ajustando à realidade daquele dia.

Várias pessoas de sucesso possuem o hábito de acordar 2 ou 3 horas antes de sair de casa para trabalhar.

Conheça 5 coisas que pessoas bem sucedidas fazem antes das 8 da manhã

2. EVITE DISTRAÇÕES

Atividades rotineiras acabam tomando muito tempo e, quando você vê, seu dia já acabou. Tente seguir essa lista durante uma semana e veja como isso melhora:

EMAILS

Se você deixar seu email aberto para checar e responder cada mensagem assim que ela chega, vai ficar o dia inteiro fazendo isso. Separe 2 momentos no dia (entre 15 e 20 minutos), de preferência pela manhã e à tarde para resolver todos de uma vez e poder focar o restante do expediente em outras tarefas.

REDES SOCIAIS

O mesmo vale para as redes sociais. Elas se atualizam a todo instante. Então, se você deixá-las abertas o tempo todo no notebook ou smartphone, provavelmente não conseguirá terminar o que tem pra fazer. 2 horas por dia são suficientes para checar e responder todas as suas atualizações.

3. PLANEJE NO DOMINGO

Que tal separar 30 minutos no domingo para planejar não só o dia seguinte, mas toda a sua semana? Fazendo isso você evita ter que chegar no emprego na segunda de manhã e só depois começar a pensar nas suas tarefas.

Paul J. Meyer, autor do livro “Os Cinco pilares da liderança – Como aproximar o líder de sua equipe” diz que “Produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de comprometimento com a excelência, planejamento inteligente e esforço focado.”

4. O FIM DO DIA

A dica anterior também vale para os dias da semana. Nem sempre o que você planejou no domingo vai acontecer. As coisas mudam. 30 minutos antes de ir embora, compare seu planejamento com as tarefas que ficaram pendentes e planeje o dia seguinte.

5. PRIORIZE

O cérebro humano não consegue focar profundamente em muitas coisas de uma só vez. Divida suas atividades diárias em urgente, essencial e coisas que podem ser postergadas. Às vezes você vai perder muito tempo com coisas que podem ser resolvidas depois, enquanto as mais urgentes vão só se acumulando e formando uma imensa bola de neve.

Peter Drucker, considerado o pai da Administração moderna, disse: “Nada é menos produtivo do que tornar eficiente algo que nem deveria ser feito.”

FERRAMENTAS ONLINE PARA AUMENTAR SUA PRODUTIVIDADE

Parabéns! Agora que você já tem as técnicas necessárias para se organizar, vamos conhecer as ferramentas digitais de produtividade para se tornar cada vez mais prático, organizado, produtivo e feliz!

Existem inúmeras boas opções no mercado, mas vamos te deixar aqui com uma lista de 6 que se destacam entre elas.

1. FREEDOM

Com esse aplicativo, é possível bloquear sites que detonam a produtividade, como redes sociais, por exemplo.

2. GOOGLE CALENDAR

Organize tudo o que você tem pra fazer (até seu almoço e lanche da tarde) em um só lugar. Dá para sincronizar com todos os aplicativos do Google e ainda criar um widget na página inicial do seu smartphone.

3. POCKET

Você está trabalhando e viu na internet algum artigo que gostou, mas, se fechar a janela, talvez não o ache mais? Salve todos para ler depois.

4. ZAPIER

Completamente personalizável, o Zapier vai te ajudar a cumprir pequenas tarefas do dia a dia que juntas ocupam muito do seu tempo.

5. GTASK

G Task é um aplicativo para os smartphones e tablets, sincronizando as informações da conta Google (principalmente o Calendário) para criar notas automáticas das suas tarefas.

6. FOCUS BOOSTER

Esse aplicativo segue a técnica de Pomodoro, que divide as muitas tarefas do seu dia em pequenos ciclos de 25 minutos em que não pode haver distrações. O programa marca um tempo para cada tarefa. Assim dá pra saber se seus objetivos estão dentro do cronograma ou se algum está atrasado.

Aproveitando a número 6, talvez a TÉCNICA DE POMODORO seja uma grande aliada nessa luta cotidiana para fazer tudo acontecer em poucas horas de trabalho. Vamos explicar o que é e como funciona:

POMODORO: 25 Minutos que vão mudar a sua vida

A TÉCNICA DE POMODORO (em Italiano: Tomate) exige um bocado de disciplina pessoal e é aplicável à maioria dos negócios. Ela foi desenvolvida do ano de 1992 por Francesco Cirillo, que tinha muitos problemas para se concentrar. Ele decidiu comprovar se poderia estudar durante 10 minutos sem se distrair com nada. Marcou então esse tempo no seu timer em forma de tomate (Daí o nome da técnica) e deu muito certo.

Após várias outras experimentações, ele desenvolveu uma maneira de forcar profundamente em uma tarefa durante um determinado período de tempo.

QUAIS AS VANTAGENS?

– Como você tem que anotar tudo o que for fazer, isso vai ajudar na visualização do seu dia como um todo e separar suas tarefas em ordem de prioridade.

– Ter um prazo definido para o término da tarefa cria um stress positivo e ajuda a focar mais na execução.

– Cria intervalos entre as tarefas, fazendo com que você não enrole, resolva outras coisas nesse tempo livre e volte descansado para a próxima.

– Ao definir uma lista de tudo o que tem a fazer, você libera a sua mente para focar no assunto em questão.

COMO FAZER?

1 – Faça uma lista de todas as tarefas que precisam ser realizadas naquele dia.

2 – Trabalhe em uma tarefa por vez, sem descanso, por 25 minutos, completamente focado.

3 – Faça isso durante 4 Pomodoros (ou 4 ciclos de 25 minutos) dando intervalos de 5 minutos entre um e outro.

4 – Após esse período, dê uma pausa maior.

IMPORTANTE: Após o término de cada ciclo de 25 minutos (Pomodoro), marque a tarefa anotada como concluída antes de partir para a próxima. Se, no meio de cada ciclo, você se sentir tentado a quebrar a regra e fazer outra coisa,indo ao banheiro ou parando para tomar água, anote essa vontade no papel e só a realize depois de terminado o ciclo.

Ufa, acho que deu pra entender um pouco mais sobre o que significa ser produtivo e aprender um pouco sobre técnicas de organização. Espero ter ajudado. Agora feche esse texto, baixe as ferramentas e comece hoje mesmo a aplicá-las na sua rotina de trabalho.

Continue lendo os artigos do nosso blog. Boa sorte e sucesso!