Como gerenciar e-mails

Divulgou seu e-mail? Então responda

Dicas de como interagir melhor com seus clientes através do e-mail

O texto de hoje foi escrito por Mariana Antunes no blog Space Bits

A Internet é um lugar sem regras e freios? Nananinanão.

Por incrível que pareça, grande parte das pessoas que disponibilizam seu e-mail – incluindo pessoas físicas e até empresas bem estabelecidas – ainda não aprenderam o jeito de como utilizar essa ferramenta para ganhar e conquistar clientes. Quantas vezes você já passou e-mails para empresas com orçamento de algum produto/serviço e nenhuma respondeu? Infelizmente seu caso não é exceção.

Veja algumas dicas de como utilizar o e-mail e ter um diferencial no seu atendimento:

Como gerenciar e-mails

Não é fácil lidar com tantos e-mails, mas é essencial para gerar negócios

1) Divulgou seu e-mail no site? Estabeleça um limite para responder.

Nem sempre estamos 24 horas ligados no computador. Então, ao disponibilizar o email coloque em um local perto ou na resposta do formulário de contato que alguém da empresa entrará em contato em 24 ou 48 horas por exemplo. Assim, o usuário já sabe que tem esse tempo limite para aguardar sua resposta.

2) Abra sua caixa de e-mail todos os dias

Isso é uma tarefa básica para quem disponibiliza e-mail para contatos profissionais. Crie marcadores, para mensagens urgentes por exemplo. Organize-se de forma a não esquecer de responder nenhum email enviado. Responda todos dentro do possível.

3) Crie mensagens padrões

Muitas mensagens podem ser respondidas com o mesmo texto. Crie esses textos para não perder muito tempo. Personalize as mensagens com o nome do cliente ou alguns detalhes para também não criar algo muito automatizado demais.

4) Não envie correntes e power point fofinhos

E-mails profissionais são para fins de trabalho e manutenção da sua rede de relacionamentos. Não envie correntes e power points bonitinhos, nem todos os seus contatos podem gostar desse tipo de arquivo. Você acaba criando uma imagem informal demais, além de ser inconveniente.

5) Leia o e-mail com atenção e responda as perguntas

Além de demorar, responder email pela metade é uma das práticas mais usuais. Leia com atenção para não receber mais de um e-mail com o mesmo assunto. Pense em atendimento de telemarketing, aquele que te passa para vários ramais diferentes mas nunca consegue resolver o seu problema. É a mesma coisa.

6) Disponibilize só o telefone se você não conseguir fazer nenhum dos itens acima

Se você não gosta, não abre, não lê os e-mails, então exclua essa forma de contato. Pouco a pouco, potenciais clientes podem ter uma visão negativa de sua empresa, pela falta de resposta.

Além de como o e-mail pode ser uma ótima ferramenta de marketing, você pode aprender a montar toda sua estratégia online no livro gratuito da Empreendemia sobre Marketing Digital para empreendedores “6 Passos para vender mais pela Internet”.
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Obs.: Créditos da imagem de muitas mensagens Shutterstock