Por que você precisa fazer controle de estoque da sua empresa agora mesmo

Como empreendedor, você sabe que todos os setores de um negócio são importantes para manter a roda girando. No entanto, há algumas áreas que merecem atenção especial para não comprometer a rentabilidade e a produtividade da organização. Uma delas é o controle de estoque.

Quando ignorada, esta área acaba gerando gargalos que impedem o crescimento do negócio — e não é isso que você deseja, certo? Portanto, para continuar expandindo o seu empreendimento, é fundamental aprender como fazer um controle de estoque eficiente.

Pensando nisso, preparamos este passo a passo simples e direto, produzido especialmente para você que tem pouco tempo disponível. Confira!

1. Crie uma política de controle de estoque

O controle de estoque deve ser feito com base em diretrizes conectadas a todos os setores da empresa. O exemplo óbvio é a relação entre vendas e estoque, que andam lado a lado.

Para que essa integração seja possível, é importante que a organização tenha um planejamento do negócio como um todo, estabelecendo projeções e metas. Assim fica mais fácil avaliar custos, lucros, sazonalidade de produtos, validade dos itens e quantidade de insumos.

A partir daí podemos conhecer a periodicidade de reposição de produtos e a rotatividade dos itens. Facilitando posteriormente os cálculos das quantidades de estoque. A política de controle também pode estabelecer os prazos mínimos e máximos de entrega pelos fornecedores, condições de armazenamento, prazos de validade e princípios profissionais a serem seguidos.

As perguntas a seguir são bastante úteis ao montar uma política de estoque:

  • quais são os produtos e insumos a serem estocados?;
  • qual é a validade desses produtos?;
  • qual o volume de venda de cada item?;
  • com base nas vendas, quais são as quantidades necessárias para cada item?;
  • em média, quanto tempo esse estoque dura?;
  • qual é o tempo médio de entrega de cada matéria-prima ou mercadoria?

Com base nas respostas você pode abastecer seu sistema de gestão, começando de fato seu controle de estoque.

2. Mapeie a Curva ABC

A Curva ABC permite que a empresa obtenha informações relevantes, identificando quais são os produtos elaborados mais importantes para o negócio. A representação das letras A, B e C é a seguinte:

  • Classe A: 20% dos itens que correspondem a aproximadamente 80% do total das vendas. São as principais mercadorias em estoque, tendo prioridade alta.
  • Classe B: 30% de insumos que correspondem a 15% das vendas. Esses itens ainda são considerados importantes para o financeiro da empresa.
  • Classe C: 50% dos itens que representam cerca de 5% do valor total das vendas. São menos importantes para o negócio.

Depois de conhecer os produtos mais importantes, os gestores podem verificar a necessidade de compra de determinados insumos, matérias-primas e embalagens — tudo isso de acordo com a verdadeira demanda e com as estratégias comerciais.

Para calcular a Curva ABC, você deve listar todos os itens utilizados e vendidos em um determinado período. Separe-os em categorias divididas por valor unitário, quantidade vendida e valor total de vendas do insumo. Veja o exemplo:

**Item****Valor Unitário (VU)****Quantidade Vendida (QV)****Total de Vendas (VU x QV)**
Produto 1R$ 1,00650R$ 650,00
Produto 2R$ 3,50347R$ 1.214,50
Produto 3R$ 2,70499R$ 1.347,30
**Com os resultados disponíveis, você pode fazer um controle de estoque que priorize os produtos que mais saem, mantendo uma maior quantidade deles.** Ao mesmo tempo, sua empresa pode ter níveis controlados dos itens com menos saída.

3. Defina o estoque mínimo, máximo e de segurança

A etapa anterior, isto é, a Curva ABC também ajuda a estabelecer o estoque máximo, o estoque mínimo e o estoque de segurança de cada item. A partir dos cálculos, você pode se basear nos seguintes conceitos:

  • Estoque mínimo: baseia-se no giro e total de vendas de cada produto. É quantidade necessária para sustentar a produção e a demanda.
  • Estoque máximo: baseia-se na estimativa do melhor cenário de vendas. Ou seja, o prevê o crescimento do negócio somado à sua capacidade de estoque e produção.
  • Estoque de segurança: é um meio termo entre o estoque mínimo e o estoque máximo. Avaliando as variáveis de venda e produção, buscando um equilíbrio.

4. Classifique suas necessidades por tipos de estoque

Um único negócio conta com diferentes tipos de estoque. Esses tipos dependem das etapas da produção. Aqui entra tudo o que a sua organização usa para desenvolver produtos, prestar serviços e manter o negócio de pé.

Os quatro principais tipos de estoque são:

  • Insumos e matérias-primas: incluem todos os componentes necessários para a produção;
  • Produtos em andamento: são os itens não acabados que ainda estão no processo de produção;
  • Produtos finalizados: são os itens que estão prontos para serem vendidos imediatamente;
  • **Embalagens: **são as caixas e outros compartimentos nos quais os produtos serão armazenados e transportados para venda.

**No controle de estoque, os tipos influenciam as quantidades que devem ser mantidas. **E nada impede que você crie sua própria categorização de estoque. É possível classificar de acordo com valor (baixo, médio e alto), por exemplo, ou de qualquer outra forma que faça sentido para o seu negócio.

5. Verifique quanto deve armazenar

Nem todas as empresas têm condições de manter grandes quantidades de insumos e mercadorias. Afinal, existem vários fatores que pesam contra a armazenagem de grandes quantidades, como: prazos de validade, alto custo dos itens, custo de oportunidade (dinheiro parado), falta de infraestrutura, etc.

Portanto, o objetivo é sempre manter o controle do estoque em um nível equilibrado — nem pouco a ponto de sabotar as vendas, nem muito a ponto de prejudicar o fluxo de caixa. Contudo, há casos em que vale a pena fazer compras maiores.

A seguir listamos os principais pontos que você deve levar em consideração para definir a quantidade de estoque dos materiais, divididos por tipo de estoque.

Estoque de insumos e matérias-primas

Este é o estoque mais complexo, devendo levar em conta pontos como:

  • Confiabilidade dos fornecedores: quando os fornecedores entregam sempre no prazo, não é preciso comprar quantidades tão grandes;
  • Previsão de demanda: quanto melhor é a previsão de demanda da empresa, menor é a necessidade de manter altos estoques;
  • Estabilidade dos preços: para valores estáveis indica-se compras menores. Já se o preço dos materiais varia demais, vale a pena comprar em grandes quantidades quando o valor estiver baixo;
  • Possíveis descontos: em diversos casos é possível ganhar descontos por compras em grandes quantidades. Nesse caso pode valer a pena compra mais, desde que a empresa se certifique de que o fluxo de caixa não será prejudicado.

Estoque de produtos não acabados

Muitos empresários se perguntam: por que eu manteria um estoque de produtos não acabados? No entanto, toda empresa está sujeita a eventuais problemas com fornecedores. Por isso, é válido conservar pelo menos um pequeno estoque desses produtos.

Estoque de produtos finalizados

A manutenção de um estoque de produtos finalizados é indicada quando:

  • A demanda já é conhecida pela empresa;
  • Um grande pedido está sendo completado;
  • O desenvolvimento dos produtos é por lotes.

6. Faça um inventário de estoque

**O inventário consiste em calcular o valor total de produtos disponíveis no estoque. **Esse cálculo é feito após o cadastro, a contagem e a categorização de todos os itens.

Com o inventário em mãos, fica muito mais fácil fazer um controle de estoque eficiente. Quando o gestor sabe exatamente qual é o capital que está investido em insumos e mercadorias armazenadas, ele pode planejar ações estratégicas para otimizar o giro de estoque. Dessa forma os produtos e o dinheiro da empresa não ficam parados por muito tempo.

7. Use fórmulas e cálculos

As principais fórmulas e indicadores que você pode utilizar são:

Acuracidade do Inventário

Mede a diferença entre o estoque físico (real) e a informação que está no seu sistema. O ideal é chegar o mais próximo de 100%. Seu cálculo é:

AI = Quantidade física do item / Quantidade de itens no sistema X 100

Cobertura de estoque

Determina quantos dias a empresa conseguirá atuar com o estoque atual. Não é necessário ter valores muito altos para esse indicador. Seu cálculo é:

Cobertura = Estoque / Média de vendas

Estoque médio (EM)

É a quantidade média de um ou mais itens presentes no estoque dentro de um determinado período de tempo. Seu cálculo é:

EM = LE / 2 + ES

Sendo:

EM = estoque médio do item

LE = lote de encomenda do item

ES = estoque de segurança do item

8. Conheça os métodos para controle de estoque

O controle faz parte da gestão empresarial e, por isso, conta com algumas metodologias que podem auxiliar os administradores. Confira agora os métodos mais utilizados para este fim.

PEPS

É a sigla para Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair. Neste método, quando a mercadoria é vendida, utiliza-se o custo do lote mais antigo até que as quantidades desse estoque sejam esgotadas. Em seguida, parte-se para o segundo lote mais antigo e assim por diante.

UEPS

Último a Entrar, Primeiro a Sair. A lógica é contrária ao PEPS. Nesse caso o custo é calculado como se os itens mais recentes a entrarem no estoque fossem as primeiras unidades vendidas.

Custo Médio

Também conhecido como método da média ponderada ou média móvel. O Custo Médio se baseia na aplicação dos custos médios em vez dos custos efetivos. Essa metodologia é aceita pelo Fisco, sendo amplamente utilizada pelas empresas.

9. Conte com o auxílio de ferramentas

Existem diversas ferramentas que podem facilitar o controle de estoque. Veja abaixo os pontos positivos e negativos dos principais recursos utilizados na gestão dos insumos e mercadorias:

**Ferramenta****Prós****Contras**
CadernoInvestimento praticamente zeroToma muito tempo do gestor, além de oferecer mais riscos de erros
Planilha eletrônica (ex.: Excel ou Google Planilhas)Investimento zero; Traz mais agilidade e confiabilidade do que o cadernoÉ preciso ter conhecimentos de gestão para montar uma planilha de acordo com as necessidades do negócio
Sistema automatizado de gestão de estoqueEconomia de tempo; Atualização do estoque online; Integração com outros departamentos; Oferece relatórios para análises e tomadas de decisõesExige um investimento elevado; A curva de aprendizado é um pouco maior; Precisa de manutenções periódicas
## 10. Evite os erros mais comuns no controle de estoque

O estoque é, de certa forma, o coração de uma empresa. Está no centro de tudo e impulsiona — ou trava — todas as operações. Um estoque organizado proporciona mais fluidez e rentabilidade, enquanto um controle de estoque mal feito gera gargalos e perdas financeiras.

Veja os três principais erros a evitar no seu controle de estoque:

Não pensar no longo prazo

Quando o gestor ignora o planejamento de longo prazo, o estoque é geralmente a primeira área da empresa a sofrer as consequências. Dois problemas graves podem ter origem na falta de planejamento: a falta de produtos ou o excesso deles.

A falta de produtos é um grande favor para os concorrentes, já que um cliente que possui uma necessidade não espera muito tempo para comprar. Já o excesso faz as mercadorias encalharem no estoque e ultrapassarem os prazos de validade, gerando prejuízos.

Utilizar informações incompletas

Na correria do cotidiano, é tentador tentar simplificar dados ou até mesmo utilizar números aproximados. Entretanto, essa é uma prática extremamente arriscada.

Ao deixar de lado informações importantes sobre quantidades, validades e itens, a empresa prejudica seu próprio controle de estoque. Com isso, a emissão de notas fiscais também sofre, assim como a comunicação entre os departamentos.

Falta de automação e integração

Em diversas organizações, o sistema de gestão de estoque ainda não é integrado aos demais setores. Contudo, é crucial lembrar que o estoque é uma área que influencia diretamente todas as outras, principalmente o financeiro e as vendas.

**Quando falta automação e integração, fica extremamente complexo tomar decisões estratégicas. **Somado a isso, a empresa fica sujeita a possíveis prejuízos, retrabalho e erros na coleta de dados.

11. Aplique um controle de qualidade

O controle de qualidade é de muita importância para a segurança dos consumidores, garantindo o padrão dos produtos comercializados. Ao assumir o compromisso de realizar um controle eficiente, a empresa deve incorporar ações de rastreamento de lotes.

Quando esse ponto está presente, é possível localizar um produto em qualquer posição na cadeia produtiva. Dessa maneira fica mais fácil identificar mercadorias com irregularidades. Ao verificar o lote de origem você também consegue conferir se outros produtos apresentam o mesmo defeito.

Outro ponto importante é o descarte. Afinal, os produtos que não passam no controle de qualidade devem ser eliminados rápida e facilmente. Isso diminui os riscos de que algum item defeituoso chega ao consumidor final.

Com os passos mostrados aqui, você já tem um guia para colocar em dia o seu controle de estoque. As etapas não necessariamente precisam ser seguidas em ordem, já que tudo vai depender do contexto da sua empresa e de quais medidas você enxerga como válidas. De qualquer maneira, é fundamental colocar o conteúdo em prática, pois assim será possível colher os resultados o quanto antes.

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