contrato de confidencialidade

Por que o seu negócio deveria ter um Contrato de Confidencialidade? Confira

O contrato de confidencialidade ou non disclosure agreement é um contrato muito utilizado por empresas que desejem manter suas informações mais importantes protegidas.

O contrato de confidencialidade ou non disclosure agreement é um contrato muito utilizado por empresas que desejem manter suas informações mais importantes protegidas.

Como para o funcionamento de um negócio normalmente é preciso envolver muitas pessoas, o ideal é controlar as informações que saem do negócio.

Com uma elaboração adequada, esse contrato ajuda a proteger o negócio de diversos problemas que podem resultar em prejuízos.

Porém, deve ser feito da maneira correta para ter validade e gerar proteção. Sendo assim, veja a seguir por que o seu negócio deve utilizar esse contrato e como fazer uma elaboração adequada.

Para que serve um contrato de confidencialidade

Um contrato de confidencialidade serve, basicamente, para proteger uma informação que é considerada crucial pelo negócio de chegar às mãos das pessoas erradas — especialmente a concorrência.

Mediante a presença de cláusulas específicas e do acordo firmado entre as partes, o contrato serve para impedir que a outra pessoa revele informações cruciais do negócio tanto para benefício próprio quanto para benefícios de terceiros.

É um contrato que pode ser fechado tanto com funcionários e colaboradores, terceirizados  ou não, como também com fornecedores e parceiros de negócios.

Caso a outra parte descumpra esse contrato poderá ser processada, pagar multas e outras questões relacionadas.

Por que ter um destes na empresa

O principal motivo para ter um contrato de confidencialidade é garantir a proteção de informações sensíveis da empresa. Amparado pelo contrato, as pessoas se sentem menos estimuladas a compartilhar dados e informações internos do negócio.

Sendo assim, os benefícios desse tipo de contrato incluem:

Evita a perda de vantagem competitiva

A vantagem competitiva de um negócio normalmente está nos detalhes. O uso diferenciado de uma mesma tecnologia, o desenho de processos ou mesmo a aplicação de técnicas totalmente novas são exemplos dessas vantagens.

Se esse conhecimento vem a público, a concorrência pode utilizá-lo a favor de seus produtos, fazendo com que o seu negócio perca vantagem competitiva. Com o contrato de confidencialidade há menos chances de informações como essas vazar, favorecendo a competitividade.

Diminui as chances de problemas à imagem do negócio

Dependendo do teor da informação que é compartilhada publicamente a empresa pode se ver com a imagem abalada.

Ainda que ela aja de maneira responsável em todas as esferas, a forma como certas informações são divulgadas e como são recebidas pelo público pode gerar danos à reputação.

Um funcionário insatisfeito que fale sobre um atrito pontual com um chefe, por exemplo, pode fazer com que a empresa ganhe a reputação de má empregadora. Com o contrato de confidencialidade, é mais fácil evitar esse tipo de situação.

Mais controle sobre as informações que se tornam públicas

Com um contrato de confidencialidade valendo para todos os envolvidos no negócio, a empresa passa a ter maior controle sobre o que é dito sobre ela, como é dito e quais são os impactos no mercado de maneira geral.

Em um mercado altamente competitivo, controlar a comunicação a respeito da empresa pode fazer a diferença para conseguir melhores resultados de vendas.

Como criar um contrato de confidencialidade

Para obter todos esses benefícios o contrato precisa ser elaborado da maneira adequada. Para que isso seja possível é preciso prestar atenção às seguintes cláusulas:

Extensão da confidencialidade

Dependendo do tipo de informação a ser compartilhada, ela pode ser mais ou menos hierarquizada.

Em geral, informações altamente estratégicas são compartilhadas apenas com níveis mais altos, como gerência e direção.

Nesse caso, os acordos de confidencialidade devem incluir apenas esses profissionais.

Porém, quando a informação a ser guardada diz respeito a processos mais gerais é fundamental incluir todas as pessoas que tenham contato com ela, incluindo profissionais contratados, terceirizados ou prestadores de serviço.

Descrição da informação confidencial

O acordo também deve estabelecer qual é a informação a ser mantida em segredo. É importante que essa informação seja muito detalhada no contrato para evitar brechas que gerem prejuízos ao negócio.

Caso se trate de um processo produtivo ou do uso de tecnologia, por exemplo, é necessário explicar todos os pontos que não podem ser comentados com terceiros e quais são os pontos vedados de saírem do negócio.

Porém, o objetivo não deve ser o de descrever as informações em si, mas, sim, o grupo ao qual elas pertencem.

Caso o negócio use uma plataforma SaaS para captar clientes, por exemplo, não é preciso descrever o funcionamento da plataforma, mas, sim, estabelecer que informações sobre sua utilização e configurações não podem ser compartilhadas.

Meios de troca de informações

Outro ponto necessário é estabelecer como se dá a troca de informações. Com a tecnologia atual é possível utilizar emails e mensageiros instantâneos, mas eles não devem ser os únicos a receber a proibição de divulgação da informação.

O que é muito comum é que a empresa impeça, por qualquer meio, a divulgação de certas informações. Esse tipo de cuidado impede que a informação seja proibida de ser reproduzida online, mas que possa ser feito pessoalmente, por exemplo.

Deveres das partes

Um acordo de confidencialidade também deve incluir quais são os deveres das partes, especialmente aquela que se compromete com a confidencialidade.

Em alguns casos, basta estabelecer que a informação não seja divulgada deliberadamente, mas, em outros, é necessário um esforço maio.

É o caso, por exemplo, de estabelecer como dever a proteção da informação de modo que ela não possa ser acessada por outras pessoas de maneira omissiva.

Se um profissional faz parte de uma plataforma estratégica do negócio, por exemplo, a confidencialidade deve ser nesse sentido mais amplo.

Isso porque sem esse dever, o funcionário pode não falar a informação em si, mas pode facilitar o acesso à informação de quem tem interesse nos dados, por exemplo.

Cláusulas de indenização

A quebra desse tipo de contrato leva ao cumprimento de cláusulas de indenização. Nesse sentido, a cláusula mais comum consiste em indenização devido ao descumprimento do acordo, por si só.

Pode haver um processo na esfera correspondente e a outra parte pode ficar obrigada a pagar um valor pré-fixado.

Outra possibilidade de cláusula consiste em relação aos lucros que foram perdidos devido ao vazamento de informação.

Nesse caso, a empresa será obrigada a comprovar a perda de lucros, que deverá ser coberta pelo funcionário que vazou a informação.

Cuidados que devem ser tomados

Uma vez que esse contrato seja assinado, as informações vão ficar tão protegidas quanto melhor tiver sido a sua elaboração.

Sendo assim, cometer alguns erros pode fazer com que os objetivos não sejam plenamente alcançados. Para evitar situações como essas, os cuidados a serem tomados incluem:

Entenda os impactos do vazamento de informação

Para que esse contrato seja verdadeiramente útil para o negócio é fundamental que, em primeiro lugar, você tenha o cuidado de conhecer exatamente quais são os impactos do vazamento de informação.

Como há diferentes níveis de informações, o indicado é fazer uma análise completa dos impactos do vazamento de informações para redigir um contrato que diminua esses riscos.

Fique de olho na relação de troca de informação

É muito comum que contratos desse tipo sejam elaborados considerando que a outra parte apenas recebe a informação. Porém, não é incomum que haja uma troca de informações confidenciais, gerando um fluxo que deve ser protegido.

Sendo assim, é muito importante ficar de olho em como acontece a relação da troca de informação de modo a proteger todos os detalhes que são importantes para o negócio.

Atente-se aos prazos do contrato

O prazo de confidencialidade é crucial .Isso porque não sendo possível manter a confidencialidade de maneira indefinida, é fundamental garantir que haja um período mínimo em que as informações vão ser protegidas.

No caso de dados financeiros, por exemplo, pode ser o caso de manter a confidencialidade até que eles sejam divulgados ao final do ano.

Já as tecnologias e processos podem ser mantidas confidenciais por meses ou anos, até que haja a troca de processos.

Sobre prazos, inclusive, é importante ter em mente a quarentena.

Esse é um período que deve estar previsto para quando o funcionário deixa a empresa, mas ainda é obrigado a manter a informação protegida.

Sem essa definição, um funcionário pode romper vínculos com a empresa e divulgar informações cruciais, causando prejuízos.

Conte com auxílio jurídico

Depois de elaborar o contrato vale a pena contar com auxílio do departamento jurídico do negócio para garantir uma revisão adequada.

Esse apoio serve principalmente para que o negócio tenha mais garantias de que o contrato serve, efetivamente, para as suas atividades e gera a proteção necessária.

Além disso, essa proteção também é importante para garantir que o contrato seja inteiramente válido, já que não é permitido exercer cláusulas abusivas ou que não possam ser cumpridas, como as indenizatórias.

Conclusão

O contrato de confidencialidade serve, basicamente, para evitar que informações sensíveis da empresa sejam divulgadas sem autorização.

Como isso pode provocar perda de competitividade e prejuízos em diversas esferas, o negócio deve se preocupar com a elaboração adequada desse documento.

Além de definir corretamente as cláusulas é preciso te alguns cuidados, como o uso de prazos corretos e o auxílio jurídico em sua revisão.

Agora que você já entende a importância do seu contrato, aproveite o Gerador de Contrato de Confidencialidade (NDA) para fazer o seu!