contas a pagar

Contas a pagar: Aprenda a se organizar e veja os benefícios da mudança!

Neste post você vai conhecer os benefícios da organização das suas contas a pagar e descobrir por onde começar a fazer a diferença com pequenas mudanças.

Conheça os benefícios da organização das suas contas a pagar e descubra por onde começar

Não importa o ramo em que sua empresa atue, há sempre uma certeza: todo mês, haverão contas a pagar.

As obrigações financeiras de uma empresa são inevitáveis e manter um controle dos custos é um aspecto fundamental que influencia em toda a gestão empresarial.

Gerenciar a empresa sem manter os gastos organizados é uma atitude arriscada e com consequências muito ruins.

Sem um controle, os custos podem passar dos limites ou serem deixados de lado, causando atrasos que geram multas e juros.

Além disso, atrasar contas por falta de recursos é não é bom, mas deixar de pagar por falta de organização é ainda mais distante do ideal.

A organização é uma prática de gestão que faz muita diferença, mas as vezes é encarada como um fardo.

Então, já vamos adiantar: não confunda organização com burocracia.

Existem formas muito simples e rápidas de começar a se organizar que podem trazer muitos benefícios.

Várias dores de cabeça podem ser evitadas a saúde financeira da sua pequena ou micro empresa pode melhorar muito apenas organizando as suas contas a pagar.

Benefícios da organização

Para que você se sinta confiante a começar a organização de suas contas a pagar, separamos 4 benefícios que a organização pode trazer para você e sua empresa:

1. Tempo é dinheiro!

Com certeza você valoriza o seu tempo, não é mesmo? Poder resolver os problemas do dia a dia com mais agilidade é sempre bom.

Desta forma, você consegue investir mais energia no crescimento da sua empresa. Esse é um dos benefícios da organização: otimizar o seu tempo.

Com suas contas organizadas, você não precisa ficar horas procurando onde você deixou aquele boleto ou tentando descobrir quando você precisa pagar uma fatura.

Você terá tudo à mão, podendo verificar as informações facilmente.

Mantendo a organização, você melhora o aproveitamento do seu tempo e pode se dedicar mais à outras atividades.

2. Priorizar é poupar

Além de poupar tempo, pagar as contas em dia pode ser financeiramente mais econômico.

Muitos fornecedores ou parceiros oferecem descontos no valor da fatura se o pagamento foi feito com antecedência.

Com esta informação em mãos, é possível planejar quais pagamentos serão prioritários para aproveitar as melhores condições.

3. Contas sempre em dia

Possuir um controle das contas a pagar é uma ótima forma de evitar esquecimentos e atrasos.

Com a gestão correta de suas obrigações financeiras, fica mais fácil verificar e conferir datas e valores, facilitando a programação dos pagamentos e diminuindo as chances de deixar passar alguma coisa.

4. O verdadeiro dono do negócio

Muitos empreendedores se consideram donos de seus próprios negócios mas, na verdade, não sabem nem ao menos os custos de base para a sua empresa funcionar de forma prática e lucrativa.

Deixar a organização de lado pode fazer você perder as rédias de seu negócio. Detalhar e conhecer bem seus custos é um dos fatores que contribuem para uma gestão eficiente.

Organizando suas contas: por onde começar?

Agora que você já sabe os benefícios de manter as suas contas organizadas, vamos para a parte prática.

Preparamos um passo a passo com algumas sugestões práticas para iniciar a organização das suas contas.

Objetivo aqui é ajudar você a colocar suas faturas em ordem e aprofundar o conhecimento do seu negócio.

1. Faça uma lista de todas as contas

Para começar, é importante fazer o registro de cada um dos débitos recorrentes.

Muitas micro e pequenas empresas pecam por não conhecerem bem todos os seus custos.

Isso impacta na formulação de preços, na programação de pagamentos e no planejamento a longo prazo.

2. Registre as informações de cada conta

Com a lista de contas habituais em mãos, é preciso especificar as peculiaridades de cada uma delas.

É importante ter em mente que cada uma de suas contas possuem características diferentes.

Algumas informações são primordiais para que você possa otimizar ao máximo a gestão de seus gastos.

Por isso, para poder organizar as suas contas, é preciso responder à algumas perguntas sobre elas.

Algumas sugestões de perguntas são:

  • Ao que se refere a fatura? Descreva o destino da fatura. Exemplo: aluguel do escritório.
  • Qual é o valor? Registre o valor mensal fixo deste custo. Se o valor for variável, estabeleça uma previsão deste gasto e registre.
  • Qual é a data de vencimento? Aqui é um ponto importante! Como já conversamos no início do texto, pagar as contas em dia ou com antecedência pode te ajudar a poupar.Além disso, registrar a data de vencimento é essencial para não deixar atrasar.
  • Qual é a forma de pagamento? Especifique se o pagamento deve ser à vista, a prazo, no boleto, etc.
  • Esta fatura tem opções de melhores condições? Verifique com o fornecedor se é possível conseguir descontos no pagamento à vista ou adiantado e registre.

Enquanto você registra esses detalhes, poderão surgir novas perguntas. Anote tudo o que achar necessário e relevante.

Nesta etapa é importante coletar o máximo de informações, que você poderá resumir e filtrar posteriormente.

3. Monte uma planilha simples

Existem diversos programas e aplicativos de gestão financeira que podem ajudar muito a gerenciar seus gastos.

Mas como estamos falando em aprender a se organizar, nossa sugestão é que você mesmo coloque a mão na massa e monte a sua própria planilha.

Quando você constrói a sua primeira planilha de controle por conta própria, você consegue entender a função de cada informação.

É possível perceber o que está faltando ou o que está em excesso. O aprendizado que este exercício pode trazer é essencial para que você adquira cada vez mais conhecimento sobre seu negócio.

Para montar a sua planilha, você pode criar colunas utilizando como base as perguntas que você do Passo 2.

Preencha a planilha com os dados de cada conta e verifique se há mais algum detalhe importante que seja necessário inserir.

Com o tempo, você pode implementar novos campos ou funções em sua planilha para facilitar o uso e manter todas as informações em um só lugar.

O importante neste momento é se aprofundar ao máximo para conhecer bem seus custos e procurar soluções práticas e inteligentes para lidar com cada um deles.

4. Programe os pagamentos

Com todas as informações sobre seus gastos em mãos, você já pode organizar a programação dos pagamentos.

Defina quais serão prioritários para o bom funcionamento da empresa e destaque aqueles que oferecem descontos para pagamento adiantado.

A partir disso, marque as datas em que cada um deve ser pago.

Para organizar a programação dos pagamentos, procure utilizar as ferramentas que você se sente mais à vontade.

Caso você já se identifique com ferramentas online, você pode utilizar um calendário eletrônico, é uma ótima ferramenta para esta função.

É possível marcar a data de vencimento do débito e programar para receber um lembrete sempre que o vencimento estiver chegando.

Se você não costuma se acertar com aplicativos digitais, um bom calendário de parede pode resolver.

Procure um modelo com espaços grandes para listar os débitos referentes às datas e sinalize quando forem quitados ou estejam em atraso.

Independente da ferramenta que você opte por utilizar, o importante é não deixar nada para trás.

5. Gerencie e atualize sua planilha

Agora que sua planilha está completa, é hora de gerenciá-la. Procure mante-la sempre atualizada.

Afinal, de nada vale uma planilha desatualizada.

Em muitos momentos, você vai precisar fazer uma consulta rápida e se os dados não forem recentes, você pode tomar uma decisão ruim sobre o seu negócio.

Uma ideia prática é utilizar um sistema de cores para sinalizar a situação atual (status) das contas.

Por exemplo: verde para contas pagas, amarelo para contas a vencer e vermelho para contas em atraso.

Desta forma, fica fácil identificar as pendências e pensar em soluções rápidas.

Lembre-se: Você está se organizando para facilitar a sua vida e evitar a perda de tempo. Toda ação que possa agilizar seus processo é bem-vinda.

Últimas Dicas!

Para fechar, confira agora as dicas finais que vão fazer a diferença na hora de organizar as suas contas a pagar:

Saiba o tamanho do seu bolso

Ter noção do quanto se pode gastar é essencial para planejar os custos e mantê-los sempre em dia.

Não se comprometa com dívidas maiores do que o seu bolso. A lógica é simples, mas pode ser deixada de lado na prática, se não houver cuidado.

Bom pagador = bom parceiro

Manter os pagamentos de um fornecedor em dia é o primeiro passo para manter uma boa relação comercial.

Se o seu fornecedor sabe que pode confiar no seu pagamento sem atrasos, é muito mais fácil de negociar parcerias e melhores condições à longo prazo.

Procure sempre valorizar suas relações comerciais.

Complicou? Renegocie!

Uma atitude negativa é deixar a dívida chegar ao seu limite para então pensar em formas de resolvê-la.

Contudo, caso não tenha sido possível evitar essa situação, sempre é possível tentar renegociar. Proponha novos prazos e condições de pagamento.

No começo, organizar as contas a pagar pode parecer uma tarefa burocrática e complicada. Mas durante o processo de organização, você vai perceber que isso pode ser simples e os benefícios são muitos.

Com o tempo, esta prática se torna um hábito e você já não vai mais conseguir imaginar como seria a sua gestão de custos sem manter a organização.

Quer saber mais sobre gestão de custos? Confira este artigo e descubra como fazer uma boa gestão!