pessoas trabalhando com uma alta produtividade

Aprenda como transformar uma equipe em uma máquina de produtividade

Saber como motivar e incentivar sua equipe é primordial. Então, entenda como transformar uma time em uma máquina de produtividade.

O começo de qualquer empresa é aquela luta onde somos faxineiros, presidentes, vendedores, secretários e tudo mais que for necessário. Por mais que existam sócios, ser polivalente é uma das características de bons empreendedores.

Com o tempo a empresa começa a crescer, as demandas de trabalho aumentam e você vê que só conseguirá continuar crescendo se tiver mais pessoas te ajudando, sejam novos sócios, funcionários ou prestadores de serviços.

Apesar do evidente aumento de mão de obra disponível para gerar o rico dinheirinho para sua empresa, ter mais pessoas envolvidas na operação gera novas demandas, tanto administrativas, quanto de gerenciamento e liderança.

Além disso, a conta tem que fechar. Não adianta se afobar, contratar muita gente e tomar prejuízo.

E, o ponto mais importante: você precisa garantir a produtividade dessa rede de funcionários, sócios e fornecedores para a conta fechar no final, sua empresa crescer e gerar mais lucro.

Seguem as dicas abaixo para te ajudar a formar, gerir e liderar sua equipe com o máximo de produtividade:

Delegar ou terceirizar?

O primeiro ponto a decidir é se você vai ter uma nova pessoa ou se contratará uma empresa especializada para fazer o trabalho.

No caso de optar pela terceirização, lembre-se que é ilegal terceirizar a atividade chave que está descrita em sua razão social ou mesmo criar uma relação de subordinação hierárquica direta.

Na prática não há fórmula pronta para essa decisão, mas o que normalmente fazemos na Empreendemia é avaliar:

  • Quão essencial é essa atividade considerando nosso negócio principal? Hoje terceirizamos contabilidade, advocacia, compra de anúncios e assessoria de imprensa. Porém, criamos internamente toda a parte de conteúdo e software.
  • Qual o custo envolvido? Contratar funcionários sempre deve ser uma decisão muito bem pensada, já que contratações geram vínculos duradouros e normalmente caros.
  • Qual a facilidade de gerenciar? Gerenciar um funcionário é normalmente mais fácil e rápido do que lidar com uma empresa terceira que, claro, não está 100% do tempo disponível – ou seja, esse tempo gasto deve ser também colocado na conta durante a tomada de decisão.

Como a gestão interna é algo mais complexo (cujos princípios também se aplicam a gerir terceiros), a partir daqui esse será nosso foco. Afinal, não escolhemos o título deste artigo à toa. 😉

Recrutamento

Uma boa seleção de funcionários causa grande diferença na produtividade da equipe e, claro, na retenção das pessoas na empresa.

É normal procurarmos a melhor pessoa possível para a função, olhando aspectos técnicos, formação etc. Isso não está errado. O erro acontece quando não avaliamos a parte pessoal, desde ver se os Valores pessoais batem com os da empresa, até se esse candidato se encaixa com as pessoas com quem trabalhará.

A criação de um bom ambiente depende de uma boa relação entre as pessoas lá presentes. Tecnicamente, alguém sempre pode ser treinado e capacitado – porém, alinhamento (com a empresa/equipe) é algo praticamente impossível de ser trabalhado.

Por isso, o ideal é primeiro analisar a interação entre os candidatos e o restante da equipe, para depois avaliar a capacidade técnica.

9 mulheres não fazem um bebê em 1 mês

Assim como exemplificado nesse subtítulo, algumas coisas simplesmente não podem ser aceleradas com o aumento da equipe.

Por mais que caiba no orçamento, muitas vezes empreendedores montam equipes infladas com expectativas de resultados rápidos que acabam não aparecendo. Para evitar isso, procure analisar tamanhos ideais de equipes (que variam bastante dependendo do projeto) e levar em conta que quanto mais pessoas uma equipe tem, maior o esforço relacionado à comunicação e supervisão no dia a dia.

Responsabilidades e processos bem definidos

Passar responsabilidades claras para seus funcionários é uma forma, primeiro, de deixar claro o que é esperado de cada um, ajudando a avaliar sua produtividade. Em segundo lugar, é necessário garantir a relevância dessas responsabilidades, já que ter um propósito dentro da empresa é um fator extremamente motivante, fazendo com que essa pessoa sinta-se dona dessa pequena parte da empresa e tente superar expectativas.

Para as tarefas do dia a dia, ter processos bem organizados é uma questão primária. Sem essa informação bem estruturada, organizada e acessível, grandes perdas de produtividade podem acontecer.

Quem não conhece não lidera

Até chegarem à sua empresa, pessoas tiveram origens, criações, educações e vivências diferentes entre si. Por isso, tratar todos da equipe da mesma maneira é um erro comum de muitos líderes e que pode atrapalhar bastante o alinhamento da equipe.

Uns gostam de ganhar um desafio e se virar sozinhos até entregar o resultado; outros gostam de um acompanhamento mais próximo e de objetivos mais mastigados.

Qualquer que seja o perfil, conhecer cada pessoa de sua equipe te ajudará a definir as melhores maneiras de se relacionar com ela. Abordagens personalizadas te darão abertura para trazer o máximo de produtividade que cada pessoa é capaz.

Liderar e supervisionar são atividades que consomem tempo

O empreendedor, no papel de líder, é o responsável por garantir que o trabalho de toda a equipe contribua de uma maneira integrada para o planejamento da empresa.

Acredite: esse trabalho não é pequeno e nem simples, já que o empreendedor precisa se disponibilizar para esclarecer pontos e oferecer ajuda. Além disso, o fato de planejamentos serem mutáveis faz com que esse trabalho de alinhamento entre todas as ações seja contínuo e ocupe boa parte do tempo dele.

Use ferramentas simples para gestão

Existem ferramentas específicas para te auxiliar em tarefas administrativas. O ideal é procurar aquelas que sejam simples e façam o essencial.

De um modo geral, as principais áreas de gestão são:

  • Organização pessoal: uma lista de tarefas do que deve ser feito no seu dia a dia, assim você se programa e evita gastar tempo fazendo coisas além do programado.
  • Gestão de clientes: controlar seus clientes, agendar tarefas de clientes, agendar envio de propostas, atendimentos etc.
  • Gestão financeira: controlar fluxo de caixa, agendar pagamentos, emissão de nota fiscal e boletos.

É possível encontrar ferramentas gratuitas e pagas. Sempre pesquise e veja 2 coisas: preço e funcionalidades essenciais para você.

Não adianta ter uma ferramenta gratuita, mas que não faça o essencial, e muito menos uma ferramenta cara e super complexa que seja muito difícil de usar e não otimize seu tempo.

O mais importante é encontrar a ferramenta que melhor se encaixa no seu negócio.

Avaliação contínua

Para finalizar, lembramos que através do papel de supervisor, o empresário tem acesso completo aos trabalhos de seus funcionários e faz o possível para que eles contribuam diretamente com o planejado.

Aproveitando esse conhecimento sobre o trabalho de seus liderados, sessões frequentes (mensais, por exemplo) de avaliação individual com cada membro de sua equipe são bastante válidas.

Feedbacks honestos e construtivos sobre cada pessoa podem causar mudanças incríveis que com certeza elevam a produtividade não só da pessoa, mas da empresa como um todo.

Também vale a pena lembrar que uma ferramenta de gestão pode auxiliar demais a colaboração entre a equipe, de forma muito mais eficiente do que o Excel ou outras ferramentas mais simples.

Abraços,
Luiz Piovesana (por equipes eficientes que criam negócios espetaculares)