como emitir nota fiscal

Saiba como emitir a sua nota fiscal!

Um dos documentos que demonstram que uma empresa está regularizada é a nota fiscal.

Um dos documentos que demonstram que uma empresa está regularizada é a nota fiscal.

Utilizada sempre que é realizada uma operação de compra e venda, esse registro de transações deve ser adotado por empresas de qualquer porte, inclusive por microempreendedores individuais (MEI).

Mas existem particularidades e, por isso, é importante saber como emitir nota fiscal.

Assim, apesar de esse procedimento parecer bastante simples, ao precisar emitir uma nota pela primeira vez, o empreendedor se depara com uma série de situações que precisam ser consideradas – e ele nem sempre sabe o que fazer.

Por exemplo: você sabe fazer a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) ou sabe que pode emitir nota avulsa? Nesse post, vamos explicar tudo o que você precisa conhecer sobre esse assunto.

O que é nota fiscal e para que ela serve

Esse documento fiscal tem dois objetivos principais:

  • realizar o registro de transferência de propriedade sobre determinada atividade comercial ou bem, sendo que a operação foi feita entre duas empresas ou entre empresa e pessoa física;
  • registrar movimentações financeiras, a fim de fazer o recolhimento de impostos e evitar a sonegação fiscal.

No entanto, a nota fiscal pode ser utilizada em outros contextos, como nos casos de transporte de bens, regularização de doações, prestação de serviços, empréstimos de bens etc.

Para os consumidores, esse documento garante os seus direitos, comprovando a compra e auxiliando se for necessário fazer reclamações a respeito do produto ou serviço nos órgãos de defesa do consumidor.

Além disso, é importante saber que existem diferentes tipos de nota fiscal. Há a nota fiscal de venda a consumidor, utilizada ao fazer a venda direta de produtos ao consumidor final.

Também existe a nota fiscal de prestação de serviços, adotada quando uma empresa presta serviços a outra.

Outra possibilidade é a nota fiscal avulsa, emitida quando são vendidos ou revendidos vários produtos e serviços, além de circulação de itens e despachos.

A importância de emitir nota fiscal

A emissão de nota fiscal é obrigatória e o empreendedor que não o fizer incorre em crime de sonegação.

Isso porque é esse documento que garante o recolhimento de todos os tributos.

No entanto, existem outros elementos que mostram a importância da emissão desse documento.

Contabilidade

A contabilidade da empresa só estará 100% em dia se todos os documentos fiscais estiverem devidamente armazenados.

Economia de papel

Atualmente, as empresas estão preferindo emitir a NF-e.

Essa também está sendo uma obrigatoriedade em diversos municípios do país.

E uma das vantagens dessa ação é a economia de papel, que vem ao encontro do conceito de sustentabilidade.

Controle fiscal

Qualquer tipo de nota fiscal, mas especialmente a eletrônica ajuda no controle fiscal.

Ao fazer a emissão das notas, a Secretaria Municipal da Fazenda ou a Secretaria de Estado da Fazenda é informada a respeito da transação e recolhe os impostos necessários.

Acompanhamento de dados empresariais

Não importa o tamanho da empresa, é importante conhecer a saúde financeira da empresa.

Portanto, é necessário fazer o acompanhamento dos dados empresariais, reduzindo a possibilidade de erros e falhas e auxiliando a tomar decisões assertivas.

Como emitir nota fiscal

O processo de emissão desse documento fiscal depende do segmento em que a sua empresa atua.

Se for um negócio inserido nos setores industrial e comercial, a nota fiscal deve ser emitida diretamente com a Secretaria de Estado da Fazenda.

Nesse caso, a solicitação de emissão do documento é feita diretamente na Secretaria. Na maioria dos estados, isso pode ser feito diretamente pela internet.

Já empresas que fazem a prestação de serviços devem emitir a nota fiscal por meio da Secretaria Municipal da Fazenda.

É importante lembrar de que alguns municípios estão exigindo que sejam emitidas somente NF-e.

No entanto, o prestador de serviços pode pedir autorização na Prefeitura para imprimir os documentos fiscais diretamente em uma gráfica.

Assim, a impressão é facilitada, sendo feita diretamente na gráfica.

Como funciona a nota fiscal para e-commerce

O formato de nota fiscal que está se tornando cada vez mais comum é a NF-e.

A emissão desse documento só pode ser realizada depois de a empresa estar totalmente regularizada na Prefeitura, na Junta Comercial e perante o estado em que está localizada, conforme o caso.

Depois de ter toda a documentação pronta e os alvarás deferidos, o empreendedor pode solicitar a autorização para emitir a NF-e.

Esse processo requer a certificação digital, que pode ser conseguida em uma instituição certificadora.

Você pode encontrar todas as entidades autorizadas no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

A autorização de emissão deve ser conseguida na Secretaria de Estado da Fazenda ou na Secretaria Municipal da Fazenda.

Assim, será possível instalar no seu computador o sistema para emitir as notas, o que facilitará todo o processo.

Em relação aos sistemas, é importante destacar que existem diversos softwares que fazem a emissão de NF-e.

Mas sempre é bom verificar se o município ou o estado tem alguma indicação para evitar incompatibilidades.

Como funciona a nota fiscal para o MEI

As principais particularidades em relação à emissão de documentos fiscais são relativas ao MEI.

A primeira questão é que o MEI somente é obrigado a emitir notas fiscais se vender produtos ou prestar serviços para pessoas jurídicas, ou seja, outras empresas.

Quando a venda ou a prestação de serviço ocorrer para uma pessoa física (consumidor final), o MEI está dispensado dessa obrigação.

Além disso, existem quatro tipos de notas fiscais que podem ser emitidas.

  • Nota fiscal avulsa 

 A emissão da nota fiscal avulsa é simples, mas nem sempre é permitido.

Primeiramente, o MEI precisa se certificar de que a Prefeitura (no caso de prestação de serviços) ou a Secretaria de Estado da Fazenda (para indústria ou comércio) possuem esse procedimento.

Pode ser cobrada uma taxa para emissão desse tipo de nota, além da alíquota cobrada a título de imposto.

  • Nota fiscal avulsa eletrônica 

Funciona da mesma forma que a nota fiscal avulsa, mas é emitida eletronicamente.

Esse processo somente pode ser realizado em alguns estados brasileiros.

  • NF-e 

O MEI não é obrigado a emitir NF-e e só trabalha com esse tipo de nota se quiser (ou se o contratante exigir).

No entanto, se optar pela NF-e, terá que seguir as mesmas diretrizes de empresas que não se enquadram como MEI.

  • Nota fiscal de venda ao consumidor 

É utilizada para a venda de produtos.

Basta pedir a Autorização de Impressão de Nota Fiscal na Secretaria de Estado da Fazenda ou na Secretaria Municipal da Fazenda e imprimir o bloco em uma gráfica, conforme as regras estabelecidas.

Assim, a emissão de nota fiscal para o MEI é bastante simples.

Basta pedir a autorização na Prefeitura ou na Secretaria de Estado da Fazenda.

É importante ressaltar que todos os documentos fiscais devem ser devidamente armazenados e anexados ao Relatório Mensal de Receitas Brutas, que servirá para fazer a declaração anual.

Mas o que acontece se o MEI optar por emitir a NF-e? Nesse caso, como afirmamos, ele deve seguir as mesmas exigências feitas a outras empresas. Veja a seguir o passo a passo.

Obtenção do certificado digital

O certificado digital é o que confere validade jurídica à nota fiscal e, portanto, é obrigatório.

O MEI deve obter um certificado digital diretamente com uma entidade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira (ICP).

Credenciamento na Secretaria da Fazenda

Tanto para prestadores de serviços (município) quanto para atividades do comércio e da indústria (estado), o MEI precisa fazer a solicitação para emitir a NF-e.

Esse processo muda conforme o município ou o estado. Por isso, é recomendado sanar suas dúvidas diretamente na Prefeitura ou Secretaria de Estado da Fazenda.

Outra questão importante é que existe, em alguns casos, a possibilidade de emitir notas fiscais durante um tempo como teste.

Essa é a modalidade de credenciamento conhecida como “em homologação”. Assim, as notas não são oficialmente enviadas ou contabilizadas.

Depois de o status mudar para “em produção”, os documentos fiscais estão sendo efetivamente emitidos e o possível cancelamento pode exigir o pagamento de multa.

Essas modalidades de credenciamento também dependem do estado ou do município.

Adoção de um software emissor de NF-e

O MEI precisará ter um software para emitir as NF-e.

Em alguns casos, o estado ou o município pode recomendar o melhor software ou ainda fornecer o download gratuito do sistema.

No entanto, é importante conhecer a realidade da sua região para saber o que deve fazer.

Depois de seguir essas três etapas, pronto! O MEI já está apto a emitir NF-e sempre que necessário e estará regular perante os fiscos municipal, estadual e federal.

Nesse sentido, é importante lembrar de que o MEI não sofre a incidência de diversos impostos, como o Imposto de Renda, por exemplo.

Agora, você já sabe como emitir nota fiscal, em seus mais variados tipos, e entendeu que esse processo, apesar de conter várias etapas, é importante para a regularização do seu negócio e para evitar transtornos posteriores, já que os tributos são devidamente recolhidos.

Mas se você quer saber mais sobre a tributação, aproveite e leia o post Os impostos que incidem sobre notas fiscais e deixe seu comentário para compartilhar sua experiência!