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Como fazer um Briefing? Entenda a importância de documentar as informações

As informações fornecidas por seus clientes são as coisas mais importantes que devem ser armazenadas durante a construção do sucesso do seu negócio. Esse processo é conhecido como briefing.

As informações fornecidas por seus clientes são as coisas mais importantes que devem ser armazenadas durante a construção do sucesso do seu negócio. Esse processo é conhecido como briefing.

Este documento vai garantir que cada detalhe da vida do seu cliente seja levado em consideração antes e durante a prestação de algum serviço. Se você quer aprender como usar o briefing da maneira correta, continue lendo este artigo!

Briefing é um termo muito usado no mundo da comunicação e é um dos principais documentos ligados diretamente ao planejamento. Além das agências, este documento pode ser usado em negócios B2B e ser útil para os futuros processos.

Antes de aprender como estruturar um, vamos entender o que é e para que ele serve.

O que é Briefing afinal?

Este documento é muito semelhante a um resumo de informações relevantes de um cliente. Normalmente é ligado a empresas de comunicação ou a serviços de marketing – incluindo os serviços administrativos .

Geralmente essas informações são obtidas em reuniões com os clientes antes de começar de fato o projeto, já que o briefing é a estrutura do planejamento.

É um documento de muita responsabilidade e, por isso, ele deve ser bem completo e bem estruturado para que o estudo do cliente seja completamente entendido por toda a equipe e assim obter um trabalho que atenda de fato às necessidades dele.

Além de ser uma forma de armazenamento de informações, o briefing é importante para alinhar a comunicação de toda a equipe criativa e garantir que todos estejam na “mesma página” em relação aos detalhes que dizem respeito ao cliente.

Ainda não se convenceu da importância de um briefing? Veja a seguir porque adotar o hábito de documentar as informações na sua empresa.

Por que fazer o briefing do seu cliente?

Por mais simples que pareça, o briefing é um documento fundamental durante o processo de criação para o seu cliente – seja para desenvolvimento de um logo, de uma estratégia, ou qualquer que seja o tipo de serviço.

Ele significa estudar a fundo o cliente e o mercado no qual ele está inserido e, além do mais, é o que vai garantir que tudo esteja saindo conforme a expectativa do seu cliente.

Documentar este “bate-papo” inicial é interessante para que você esteja resguardado de qualquer problema futuro por motivos de divergência do que foi pré-acordado inicialmente.

Resumindo: o Briefing é uma forma de segurança tanto para você quanto para o seu cliente.

Agora que você já sabe como esta documentação pode interferir no seu negócio, continue lendo este artigo e veja como estruturar um bom Briefing.

Estruturação e Processos de um Briefing Brilhante!

Se você quer aprender como estruturar um documento com todas as informações necessárias para executar um trabalho impecável, aí vão as nossas dicas:

Comece pelos dados cadastrais

Esses dados serão a base do seu briefing. Comece pelo nome da empresa, números de funcionários, o site – ou/e o blog -, endereço, telefone, responsável pela empresa ou pelo projeto, enfim, tudo que diz respeito à estrutura da empresa contratante.

É neste momento que você fará um breve resumo da história da empresa. Caso o seu serviço seja ligado a estratégia de fazer um storytelling, por exemplo, é interessante acrescentar o maior número de detalhes possíveis.

Informe sobre o produto/serviço

Entender sobre o produto ou serviço que o seu cliente oferta é fundamental para entender a razão pela qual o seu cliente montou um negócio.

Descreva todas as características do produto. Desde a embalagem até ao sabor – por exemplo, caso seja do ramo alimentício. Aqui é importante entender que toda informação do produto pode fazer a diferença na hora da criação.

Descubra TUDO sobre o mercado alvo!

Pesquise, pesquise e pesquise! Busque todas as informações que envolvem os consumidores daquele determinado tipo de produto ou serviço que o seu cliente oferece.

Afinal, o briefing é usado pelas áreas que tem como objetivo fazer com que o cliente venda mais. É neste momento que você analisa o público-alvo.

Estude o Target do seu cliente

Estudar o perfil de compra do seu target é fundamental e totalmente necessário para ter um briefing completo!

Entenda o processo de compra dos consumidores do seu cliente, ou seja – diferencie o poder de compra e o poder de influência em cada um dos momentos.

Informe onde será o canal de distribuição (Em caso de venda de produtos)

Se o seu cliente vende algum tipo de produto, converse com ele sobre pontos de distribuição deste produto.

Por exemplo, se o seu cliente vende uma linha profissional de produtos de beleza, saiba em quais salões de beleza ou lojas especializadas estes produtos serão vendidos. Isso também influencia no processo de criação.

Fale sobre a políticas de preço

Converse com o seu cliente sobre a estratégia de preço para os clientes dele. Este é um dado que influencia na segmentação e no público-alvo.

Fique de olho nos concorrentes!

Os concorrentes tem muito o que acrescentarem à análise de um mercado e por isso analisá-los faz parte de uma boa estrutura de briefing.

Se inspirar nas boas práticas do seu concorrente é conhecido como Benchmarketing, e é uma estratégia interessante para aqueles que estão começando e querem construir a própria identidade, mas sem deixar de lado o que é essencial em um mercado de um determinado segmento.

Faça uma pesquisa de mercado

Este talvez seja o ponto mais importante do seu documento. É nessa parte que você vai constatar de fato todos os dados que foram levantados em relação ao target, a praça e o preço.

Existem dois tipos de pesquisa de mercado:

  • Qualitativa: Ela te dará maior abertura de respostas e maior possibilidade de análise das variações do público-alvo do seu cliente;
  • Quantitativa: Ela te ajudará em relação a conclusão geral do público-alvo. Ela permite um maior número de amostras e uma menor variação de respostas;

Descubra quais são as metas e os objetivos do seu cliente

Durante as reuniões com o seu cliente tente entender claramente o que é que ele espera com o seu serviço.

Não se engane que apenas os objetivos serão suficientes. Converse também sobre a forma como o processo acontecerá para alcançar os objetivos e para isso estipule algumas metas para alguns períodos de tempo.

Em qual mídia vincular (Em caso de campanha publicitária)

Depois de saber onde você deve chegar, como chegar e quem alcançar, chegou a hora de saber onde vincular a sua campanha.

Estipule a verba necessária para a realização desta etapa, o período de divulgação e nunca se esqueça do objetivo principal.

Em caso de merchandising…

Caso o seu cliente queira realizar uma ação promocional, é neste momento que você identifica os detalhes desta ação, incluindo o ponto de venda em questão, a data, a temática e período de duração.

Fique atento ao prazo de entrega do seu serviço!

Coloque todos os prazos de entregas de cada etapa e o prazo da entrega final do seu serviço. Lembre-se que o Briefing é um documento e por isso tudo que consta nele é, de certa forma, um compromisso.

Informe a verba disponível para a realização do serviço

De nada adianta traçar um plano com um custo que é dobro do que o seu cliente pode gastar. E por isso colocar a verba que você tem para trabalhar é necessário.

Assim, você mantém o time todo alinhado e dentro das possibilidades.

Podemos concluir que…

Um briefing bem feito significa que o seu trabalho fluirá muito mais rápido e fácil e com menor chance de erros.

Este documento é uma forma de manter o time de criação e estratégico alinhados para garantir a satisfação do cliente.

É importante lembrar que apesar do Briefing ser usado na maioria das vezes por áreas que envolvem a comunicação, ele não é exclusivamente para isso.

Quem sabe você não seja uma boa ideia fazer um briefing da sua própria empresa e garantir que todos os funcionários estejam cientes das possibilidades e oportunidades de crescimento? Assim, vocês poderão construir juntos um plano de comunicação para o seu negócio.

Gostou deste artigo? Que tal aprender sobre as oportunidades de inovação no seu negócio? Leia o nosso Guia sobre o assunto.