partes realizando a assinatura de contrato

Como fazer a assinatura de contrato sem traumas!

Caso as partes não tenham cuidado durante a assinatura de contrato, pode gerar um grande transtorno. Mas como evitar o desgaste? Aprenda aqui!

Um dos momentos mais celebrados em uma negociação é a assinatura de contrato. Após essa ação, fica estabelecida as responsabilidades entre as partes envolvidas em uma negociação. No entanto, caso as partes envolvidas não tenham o devido cuidado durante a análise desse documento, a assinatura de contrato pode ser um problema, ao invés de uma solução.

Como evitar esse transtorno? Você descobrirá neste artigo. Vamos lá?

Assinatura de contrato: cuidados da empresa

De vez em quando lemos nos jornais e assistimos na tevê às entrevistas de advogados especialistas no direito do consumidor. Normalmente vinculados a órgãos de proteção ao cliente, os advogados alertam sobre os riscos de venda indevida. Ou seja, quando o vendedor vende algo que a empresa não fornece.

Vamos a um exemplo? Suponhamos que um vendedor entrou em contato oferecendo-lhe um pacote de tevê por assinatura, internet e telefone por um preço muito abaixo do praticado pela concorrência. Independentemente do que está escrito no contrato, a empresa terá que honrar com esse compromisso, caso o cliente consiga comprovar que a oferta foi realizada — por meio de um protocolo de venda, por exemplo.

O primeiro passo para ter sucesso na assinatura de um contrato está no fato desse documento estar de acordo com o que foi vendido. Para alcançar isso é importante ter um time de vendas ético e profissional. Acredite, economizar no treinamento desses profissionais custa muito caro à imagem da empresa, podendo fazer com que o negócio gaste muito mais com advogados para lidar com eventuais processos.

Cuidado com fraudes

Estabeleça em sua empresa uma política de checagem de informação com relação aos dados fornecidos pelo cliente. Desse modo será possível evitar que a empresa seja vítima de fraudes contratuais. Um dos casos mais comuns desse tipo de crime ocorre quando uma pessoa utiliza documentos de terceiros — caracterizando falsidade ideológico —.

Normalmente a companhia só perceberá que foi vítima de um crime quando entra em contato para realizar cobranças. Por isso, cheque todos os documentos e referências que constarão no contrato.

Assinatura de contrato: cuidados do cliente

Para evitar que a insatisfação do cliente é importante que o empreendimento siga algumas orientações na hora de conceber um contrato, entre elas:

Linguagem clara

Você já ouviu o termo “juridiquês”? Ele se refere a uma linguagem rebuscada, usada por juízes e promotores. O uso de termos técnicos em excesso confunde o cliente, fazendo com que ele se sinta insegura durante a assinatura de contrato.

Por isso, redija esse documento com uma linguagem objetiva e clara. Utilize termos jurídicos apenas quando necessário.

Política de rescisão

Contratos podem ser quebrados por ambas as partes. Isso deve ficar claro no documento. Em que situações sua empresa poderá deixar de atender ao cliente? Seja realista e estabeleça esses cenários para evitar problemas com a justiça.

A dica nesse caso é consultar a legislação vigente para o segmento econômico no qual sua empresa atua. Do mesmo modo esclareça quando o freguês poderá desistir de fazer negócios com a sua empresa, sem nenhum ônus.

Isso nos leva ao próximo tópico

Direitos e deveres

Seu cliente está adquirindo o quê? Em troca de quê? Essas duas perguntas devem ser respondidas de forma clara durante a assinatura de contrato. Afinal, essa troca comercial é o que motivou toda a negociação que antecedeu a assinatura do documento.

Esse momento deve ser usado para estipular com clareza valores, prazos de entrega, políticas de troca etc.

Canais de comunicação

Em caso de perguntas, quem o cliente deverá procurar? Sua empresa assumiu um compromisso em sanar dúvidas relacionadas ao serviço objeto do contrato? O cliente achou que sim, sua empresa disse que não.

Para evitar esse tipo de problema acrescente um parágrafo sobre a existência de canais de comunicação — ou de atendimento — para que ele entre em contato com a empresa.

Divulgue telefones oficiais, emails e endereços comerciais.

Elaboração de contratos também é um processo de trabalho

Como qualquer outra atividade desenvolvida pela empresa, a elaboração, execução e armazenamentos de documentos contratuais deve buscar eficiência.

Enviar colaboradores para a casa do cliente para assinatura de contratos pode parecer uma gentiliza e um diferencial de sua empresa, mas verifique o custo dessa ação, assim como o retorno que esse investimento traz à companhia.

Do mesmo modo, um número elevado de processos motivados por informações incorretas vinculadas nos contratos ou pelo time de vendas, pode arruinar a imagem da sua empresa, fazendo com que ela tenha gastos com indenizações e grande dano à sua imagem, que comprometerá a execução de novos negócios.

Ademais, o contrato é um documento que protege a empresa. Nem sempre o cliente tem razão em suas exigências, e, nesses casos, um documento bem escrito é o suficiente para evitar que o negócio tenha que se desgastar em debate desnecessário.

É muito importante que os colaboradores que desempenhem papel de atendimento pós-venda possuam um conhecimento, ainda que básico, sobre o que está no contrato que o cliente assinou. Afinal, em caso de queixas serão esses funcionários os primeiros a terem que lembrar o cliente das cláusulas do documento.

A tecnologia também pode facilitar muito a assinatura de contratos. Softwares como o Adobe Reader já permitem assinaturas digitais. O uso da webcam já é usado por muitas companhias para comprovar a identidade daquele que assinou o documento. Existem muitas empresas especializadas em modernizar a assinatura de contratos. Verifique a viabilidade da sua empresa terceirizar esse serviço.

Tem um ditado popular que pode ilustrar bem esse artigo: “o combinado não sai caro”. Ou seja, quando todos os traços de uma negociação estão claros, quando nenhuma das partes possui dúvidas, quando ambos os lados conhecem suas obrigações, o ônus de uma assinatura de contrato, que normalmente se apresenta em forma de reclamações deixa de existir.

Como vimos neste artigo parte fundamental desse processo está nas mãos do time de vendas. Será que seus vendedores poderiam render mais se somassem forças com o time de Marketing? Essa modalidade de trabalho vem ganhando a atenção de empresários, pois já está comprovada sua eficácia. Para saber mais sobre esse tema leia este artigo!