16 áreas em que boas ferramentas de gestão facilitarão sua vida

16 áreas em que boas ferramentas de gestão facilitarão sua vida

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ferramentas de gestão

Quem acompanha nosso conteúdo sabe o quanto somos fãs do uso da tecnologia para facilitar a vida do empreendedor.

Muito mais do que ficar sofrendo com tarefas repetitivas, o seu tempo precisa ser focado no que realmente importa: crescer o seu negócio.

Por isso, separamos algumas áreas específicas em que boas ferramentas de gestão podem fazer a diferença!

Vale a pena ressaltar que existe um tipo específico de sistema chamado ERP (Enterprise Resource Planning) que geralmente junta todas essas áreas , mas caso você não precise de um sistema tão completo, ter ferramentas de gestão especializadas pode ajudar bastante.

Plano de Ideias

O plano de ideais é o pontapé para o surgimento de sua empresa ou a expansão dela.

Às vezes, as pessoas têm uma ideia bem desenvolvida, mas não sabem até que ponto ela é viável.

Outros desejam ampliar suas atividades e o plano de ideias, mais uma vez, é essencial para o negócio.

O Sebrae oferece uma ferramenta gratuita chamada Plano de Negócios, que cumpre essa finalidade.

Abertura do negócio

Caso ainda não tenha aberto oficialmente seu negócio, é bom contar com uma ferramenta que ofereça recursos para avaliações e organização de insights.

Insight, é aquela lampadazinha que aparece de repente sobre as cabeças dos personagens nas histórias em quadrinhos, a “iluminação”, a “revelação” que você precisava para desenvolver seu plano de ideias e abrir as portas de seu negócio.

Recomendamos a ferramenta chamada Funil de Ideias, que ajuda a desenvolver ideias para o negócio e escolher uma que seja mais viável.

A abordagem feita pela ferramenta envolve 2 partes:

  • Vivência do empreendedor: origem, família, grau de formação, experiência e outras coisas;
  • Observação do mercado: tendências do momento, identificação de falhas e problemas que são enfrentados por determinadas empresas, viabilidade da inovação ou da permanência (nem sempre convém investir em mudanças radicais, pois muitas vezes seguir o modelo existente sai bem mais vantajoso).

Gestão de tarefas

Um ponto extremamente importante para auxiliar o empreendedor no dia a dia é ter uma boa noção da sua produtividade.

Quando você trabalha com projetos entre equipes, uma ferramenta bacana de produtividade vai mostrar quais os projetos em andamento, quais membros da equipe estão envolvidos em cada tipo de atividade e uma análise sobre o que falta para finalizar aquele projeto.

Nessa área, recomendamos bastante o aplicativo Runrun.it.

Gestão de conhecimento

Em qualquer empresa, independente do setor ou do tamanho, uma boa gestão da informação é sempre algo complicado.

Seja no dono ou em algumas pessoas específicas, o conhecimento normalmente fica restrito, o que causa uma grande dependência dessas pessoas.

O que acontece quando essa pessoa sai de férias ou não está na empresa no dia em que aquele conhecimento é necessário?

É importante ressaltar que, mais do que nas outras áreas, a ferramenta não é suficiente para uma boa gestão do conhecimento.

É essencial que as pessoas ganhem o costume de documentar os processos necessários no dia a dia.

Algumas empresas trabalham de forma muito eficiente por meio da organização dos arquivos pelo Google Docs, o que pode funcionar muito bem. Porém, nós usamos e gostamos muito do Evernote.

Controle de finanças

Apesar de toda a flexibilidade do Excel, nós somos grandes defensores do uso de ferramentas especializadas para a gestão financeira.

Fora emissão de cobranças e notas fiscais, um bom sistema de controle financeiro é fácil de sincronizar com o seu banco, sem a necessidade de inserir todas as movimentações na mão, o que aumenta muito a chance de erros.

Para a parte de gestão financeira, nós usamos e recomendamos o ContaAzul.

Gestão de vendas

Convenhamos, as vendas são a parte mais essencial da sua empresa. De nada adianta o melhor controle financeiro do mundo se não houver receitas entrando.

Nessa área, é complicado indicar ferramentas específicas, já que os processos de vendas podem variar muito de empresa para empresa.

Por exemplo, um escritório de contabilidade tem um controle de clientes muito diferente de um restaurante.

Porém, existem no mercado diversas opções de CRM (Customer Relationship Management, termo inglês para gestão do relacionamento com o cliente) que valem a pena ser avaliadas. Outra possibilidade são os já citados ERPs, que geralmente englobam essa função.

Além do CRM, uma opção para os varejistas que querem acompanhar as vendas é o Aplicativo Cielo, já disponível no sistema operacional para todos os comerciantes, lojistas e profissionais credenciados à Cielo.

Mesmo se você não estiver diante de um computador, o aplicativo dá acesso simplificado a funcionalidades essenciais para o dia a dia do seu negócio: consulta às informações de vendas e pagamentos, contratação do serviço de Antecipação de Vendas em um clique, resposta às suas principais dúvidas e acesso a telefones úteis, além de consulta e troca de pontos do programa de fidelidade da companhia.

Esse controle, integrado a um bom sistema online de controle financeiro, pode oferecer uma grande tranquilidade na gestão, mesmo quando você não estiver fisicamente no escritório.

Geração de leads

Leads são todas aquelas pessoas que, de alguma forma, se interessam pelo seu produto e estão dispostas a conhecê-lo melhor.

Uma informação fundamental do lead é o seu e-mail, através do qual a empresa poderá contatá-lo para tirar suas dúvidas ou enviar um feedback.

Para que existam leads, é preciso um conteúdo atrativo e bem direcionado, de forma que o tráfego de seu site ou blog seja beneficiado com visitantes curiosos e desejosos de maiores informações.

Nesse sentido, aconselhamos o RD Station, um software de automação para marketing digital, o qual serve para gerenciar o conteúdo e controlar o tráfego do site de sua empresa.

Criação de sites

Já que falamos em sites, nada melhor que criar um site para aumentar a divulgação de seu negócio.

Com um site, você poderá postar conteúdos diversificados e estabelecer um canal de contato maior com o público.

O site envolve um processo de criação mais complexo que o blog. Por isso, indicamos o Wix, plataforma online que torna o processo de criação de sites muito simples e rápido, com uma oferta de templates muito variados e interessantes.

O usuário precisará, basicamente, escolher entre o design e a forma como os conteúdos ficarão posicionados.

Acompanhamento de sites

Tudo bem: você criou o site, deu vida à sua página comercial – agora, é preciso acompanhar seu desenvolvimento.

O site é como um filho que você gera e deve acompanhar o crescimento.

O acompanhamento do site vai permitir que você identifique como está a “saúde” dele, se ele precisa de algum “remédio”, de alguma estratégia para corrigir falhas e erros e garantir assim que ele continue se desenvolvendo.

O Google Analytics permite o monitoramento de detalhes, fazendo a verificação do número de visitantes diários, controlando as estatísticas e outras operações que vão ajudar você a fazer um acompanhamento regular e eficiente. O cadastro é grátis.

Gestão das redes sociais

A internet move o mundo, não é mesmo? Por isso, é fundamental acompanhá-la para mover-se no ritmo dela.

As redes sociais estão, hoje, entre os canais de interação mais usados e eficientes.

Claro que, para o empreendedor, isso é ainda mais importante, uma vez que ele pode conquistar clientes, gerar leads, vender, passar informações sobre seu produto e muitas outras coisas através do Facebook, Twitter, Linkedim, Instagram, Google e outras redes.

Nesse sentido, recomendamos o Hootsuite, que permite que você gerencie diversas redes sociais simultaneamente e outras paginas da web, como blogs e sites.

O melhor é que o Hootsuíte também está disponível na versão gratuita.

Otimização de pagamentos

Claro que uma ferramenta que facilite os pagamentos é uma boa alternativa, pois favorece tanto a empresa quanto o cliente.

Otimizar as formas de pagamento inclui oferecer o máximo de possibilidades de o cliente pagar, reduzindo as chances de que ele desista da compra por causa disso.

A plataforma Pagar.me é uma excelente recomendação como ferramenta para melhorar os pagamentos de sua empresa.

Ela permite recebimentos online e é indicada por diversos especialistas como a melhor plataforma para os que estão iniciando seu negócio, já que ela cobra por cada venda realizada, não existindo compromisso com nenhuma mensalidade.

Controle de informações

As informações são fundamentais para qualquer tipo de negócio. A empresa depende delas para existir.

E, com o advento da internet e de toda a tecnologia, o volume certamente está bem maior, fluindo com maior rapidez.

Gerenciar todo essa gama de informações não é um trabalho simples, mas é necessário.

Mindmeister é nossa indicação. Essa ferramenta permite criar apresentações, montar listas e mapas mentais para estruturar diferentes informações.

Gerenciamento de riscos

Todo processo está sujeito a falhas e elas podem colocar tudo a perder. Ou seja, é preciso prevenir-se, antecipando-se aos erros e evitando-os dentro da maior margem permitida possível.

Quando se reduzem as chances de falhas, otimiza-se a gestão e todos os seus processos.

O PFMEA (Process Failure Mode and Effective Analysis) não só reconhece, como avalia as possíveis falhas em um processo e as consequências resultantes.

Além de identificar as falhas, o PFMEA também identifica as melhores soluções para diminuir a probabilidade dos erros acontecerem ou mesmo reduzi-las a zero.

Para cada fase do processo, a ferramenta identifica e classifica quais falhas poderão ocorrer, elencando aquelas que apresentam o maior número de prioridade de risco (RPN).

Dessa forma, o empreendedor evita prejuízos financeiros, aplicando com mais segurança seu capital e seu tempo também.

O PFMEA mantém um registro de todas as falhas que foram identificadas e de todas as ações que foram tomadas, ou seja, trata-se de um banco de dados muito valioso para sua empresa.

Gestão dos relacionamentos com os clientes

O Gerenciamento do Relacionamento com o Cliente, ou CRM, como é conhecido de forma simplificada, ajuda o empreendedor a aperfeiçoar sua forma de relacionar-se com a clientela.

Afinal de contas, para que servem bons produtos se não existir comprador para eles? Certamente, não é essa a intenção de nenhum dono de empresa.

Ele investe em bons produtos pensando em vendê-los e é aí que entra a importância de saber relacionar com o público consumidor e gerenciar esse relacionamento.

Já ouviu falar no Plug CRM Online? Ele é uma plataforma que oferece funil de vendas, relatórios e 15 dias gratuitos de teste.

Mais de três mil pessoas já integram a plataforma, incluindo empresas de diversos tipos (startups, viagens e turismo, arquitetura, veículos de mídia, engenharia, editoras e muitas outras).

Definição de metas

Outro ponto a considerar são as metas que sua empresa precisa definir para alcançar os objetivos.

Para exemplificar, pense na novela que está passando na televisão ultimamente, “Terra Prometida”.

Josué é um líder, um empreendedor que pretende conquistar uma região especifica: Canaã, que seu povo chama de Terra Prometida.

Esse é seu objetivo. Porém, existem outras cidades que estão no caminho de Canaã e, por isso, ele também precisa conquistá-las para ter acesso à terra que deseja.

Essas cidades são as metas. Elas conduzem ao objetivo.

Assim acontece em qualquer empresa. Definir metas é uma estratégia de conquista para o líder empreendedor que pretende crescer e chegar ao seu destino.

Recomendamos a ferramenta Definição de Metas para Pequenas e Médias Empresas, importante para a elaboração de um planejamento estratégico principalmente no início do ano, momento mais aconselhado para definir metas e objetivos específicos.

Análise geral

Em todos os momentos, é aconselhável fazer uma análise geral da empresa e nada melhor que uma ferramenta dinâmica que possibilite isso, passando informações precisas de forma simples e prática.

A ferramenta que indicamos para essa análise é a Análise SWOT.

Apesar de muito útil e eficiente, ela ainda não é muito usada pelos donos de empresas pequenas.

Para definir a Análise SWOT, basta destrinchar seu nome, que é na verdade uma sigla de suas funcionalidades. Ela vai ajudá-lo a identificar dentro de sua empresa:

  • Pontos fortes (Strenghts);
  • Pontos fracos (Weaknesses);
  • Oportunidades (Opportunities);
  • Ameaças (Threats).

Precisa dizer mais?

Em quais áreas de sua empresa, você percebe a maior necessidade de ferramentas de gestão?

Já usa algumas das ferramentas citadas ao longo do texto? Quais?

Está com boas ideias de negócio, mas sente dúvidas sobre qual usar? Leia o post: Tenho várias ideias de negócio, qual devo levar adiante?

  • Gustavo Lopes Figueiredo

    Prezado, boa tarde.

    Excelente artigos com boas dicas para melhorar a vida do empreendedor!

    Na área de finança, além de da facilidade de sincronização com o banco, NFe, boleto, um bom software de gestão financeira lhe gera dados e relatórios de maneira fácil para você entender o que aconteceu/acontecendo e que ações tomar para mudar o rumo. Lembrando que uma empresa vive de resultados e não de vendas.

    Eu participo de uma start-up que está desenvolvendo um Programa Financeiro Empresarial o inFinance (http://www.infinance.com.br/) e gostaria de convidá-lo a experimentar nosso software que irá ajudá-lo a profissionalizar o controle e facilitará o extrato de relatórios de resultados.

    Seu feedback seria muito importante para nosso desenvolvimento.

    Conto com seu apoio.