Aumento de produtividade

3 processos que podem economizar MUITO o seu tempo

Pontos importantes do dia-a-dia que podem ser automatizados para economizar muito o seu tempo no dia-a-dia da empresa

Empreendedores e todas as pessoas com cargos gerenciais sabem que um de seus bens mais valiosos é o seu tempo, é com ele que fazemos a diferença e criamos valor.

Exatamente por isso que procedimentos e automatizações são tão vitais: elas ajudam a garantir que gastemos menos tempo com tarefas recorrentes, sobrando assim mais tempo para as tarefas mais relevantes que fazem seu negócio progredir.

Aumento de produtividade

Literalmente, tempo é dinheiro

Dentre as principais tarefas recorrentes, escolhemos as 3 mais relevantes para detalhar melhor e te ajudar a economizar um valioso tempo:

1- E-mails: filtragem e respostas repetidas

Pessoas que têm muitas responsabilidades recebem um alto volume de e-mails. O tempo de filtrá-los por assunto, urgência, importância pode ser bastante alto.

Para facilitar esse trabalho, diversas ferramentas de e-mail, como o Gmail do Google, possuem filtros automáticos, que você mesmo configura para classificar as mensagens com etiquetas ou já dentro das determinadas pastas.

Há ainda um outro ponto em que e-mails podem nos fazer gastar tempo inutilmente: responder e-mails com conteúdos repetidos. Por exemplo, no Empreendemia temos alguns e-mails padrão para quem pergunta sobre como recuperar senha ou para quem perdeu o download de algum ebook.

Ter respostas prontas e já engatilhadas dentro da sua ferramenta de e-mail vão adiantar boa parte do trabalho, só requisitando que você personalize poucos pontos a mais. No Gmail, por exemplo, essa ferramenta é chamada de “Canned Responses”.

2- Qualificação de potenciais clientes

Empresas que têm um pipeline (funil) de vendas razoavelmente organizado, precisam gerar um número bastante alto de contatos de potenciais novos clientes, já que apenas uma parte deles se tornarão clientes de fato.

Como você também precisa fazer com que os seus vendedores (ou você) invistam tempo naqueles contatos com maior potencial, é preciso classificá-los. Por exemplo, se você tiver ações de marketing de conteúdo, você pode elevar o potencial daqueles que fizeram downloads de determinados materiais; ou se você gera os contatos a partir de formulários, é possível determinar seus potenciais a partir de determinadas respostas.

Um bom sistema para fazer isso é o RD Station, uma ferramenta que agrupa e-mail marketing, construtor de landing pages e um sistema de tageamento de leads e classificação deles no pipeline.

3- Cobrança de clientes recorrentes

Empresas com contratos recorrentes com seus clientes sabem que esse é um processo que, além de poder desgastar a relação (colocando em risco a continuidade do negócio), também consome bastante tempo.

Lembrar o cliente sobre a data de pagamento, conferir se deu tudo certo ou mesmo cobra-lo caso haja falha no pagamento são tarefas que não precisam mais ser feitas por alguém, já que hoje existem ferramentas para isso.

Existem serviços de automação de cobrança que podem facilitar bastante a vida. Vale a pena dar uma pesquisada.

Conclusão

Estes são 3 processos que fazem parte da coluna vertebral de qualquer empresa: comunicação, esforços de vendas e cobrança – exatamente por isso conseguir otimizá-los trará não só economia de tempo, como também uma estrutura mais confiável para sua empresa.

Abraços,
Luiz Piovesana

P.S.: Créditos da imagem Shutterstock

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